Witaj w Proplanum!

Jako Administrator Organizacji pełnisz najwyższą rolę w systemie Proplanum. Masz uprawnienia do tworzenia struktury firmy oraz zespołu pracowników. Możesz konfigurować ustawienia dotyczące wszystkich narzędzi, zarządzać operacjami oraz zespołem. Jesteś wsparciem dla wszystkich użytkowników i odpowiadasz za ustawienia systemowe, licencje oraz rozliczenia. Zapraszamy do zapoznania się z krótkim poradnikiem i przygotowanymi artykułami, które będą pomocne w trakcie korzystania z systemu.

Rozpocznij korzystanie z Proplanum

Jesteś nowym użytkownikiem i chcesz stworzyć swoją organizację w systemie? Przygotowaliśmy dedykowane artykuły dla Administratorów Organizacji, które pomogą Ci przejść przez pierwsze kroki konfiguracji konta firmowego i ułatwią korzystanie z systemu. Aby dowiedzieć się więcej o Proplanum, zapoznaj się z naszym artykułem Czym jest system Proplanum?

Poniższe artykuły przeprowadzą Cię przez pierwsze kroki korzystania z systemu:

Pobierz Proplanum - możesz korzystać z Proplanum zarówno za pomocą przeglądarki internetowej, jak i aplikacji mobilnej.

Rada: Przygotowaliśmy Przewodnik przełożonego po aplikacji mobilnej. Zapoznaj się z nim, a ułatwi Ci pierwsze kroki w korzystaniu z systemu.

Rejestracja i logowanie
Konfigurowanie konta firmowego - skonfiguruj dane i ustawienia firmy oraz swojego profilu.

Konfigurowanie konta firmowego

Ważne: Poprawna konfiguracja na początku jest kluczowa, ponieważ jej elementy staną się domyślnymi ustawieniami, które można później modyfikować według potrzeb.

1. Ustawienia firmy

Ustawienia te mają wpływ na cały twój zespół oraz wszystkie lokalizacje firmy. Wprowadzone informacje będą służyły jako baza dla całego systemu, umożliwiając efektywne zarządzanie zadaniami, planowaniem i komunikacją w organizacji. Kliknij w dane ustawienie, aby przejść do artykułu ze szczegółowymi instrukcjami sposobu konfiguracji.

Ustawienia ogólne - ustaw dane podstawowe swojej firmy, takie jak nazwa, adres, dane kontaktowe, osoby do kontaktu oraz dane do faktur VAT.
Skonfiguruj globalne ustawienia organizacji, takie jak dzień rozpoczęcia tygodnia pracy, format czasu, kraj, walutę, strefę czasową i format daty.
Stanowiska i tagi - stwórz stanowiska oraz tagi, które będą używane w Twojej firmie.
Wnioski - stwórz i skonfiguruj rodzaje wniosków (np. urlopy, zwolnienia lekarskie), które będą obowiązywały w organizacji, które potem przydzielisz swoim pracownikom. Wskazówki, jak przypisać rodzaje wniosków swoim pracownikom znajdziesz tutaj.
Święta - określ, jakie dni świąteczne będą obowiązywały w Twojej firmie.
Kodeks pracy - określ przepisy kodeksu pracy, które mają obowiązywać w Twojej firmie, co będzie miało znaczenie podczas tworzenia grafików pracy. Wybierz także sposób wysyłania komunikatów dotyczących kodeksu pracy.

2. Tworzenie lokalizacji firmy

Po skończonej konfiguracji ustawień firmy możesz przejść dalej. Kolejnym krokiem będzie stworzenie lokalizacji, jeśli są one w Twojej organizacji. Informacje jak to zrobić znajdziesz tutaj.

Pamiętaj: W Proplanum "Lokalizacje" mogą odnosić się do różnych struktur w zależności od specyfiki Twojej firmy. Oto kilka przykładów, jak możesz interpretować lokalizacje:
Różne placówki - na przykład, kilka sklepów w różnych miastach.
Różne działy - na przykład, w sklepie wielkopowierzchniowym podzielonym na działy.
Różne linie produkcyjne - na przykład, w fabryce z wieloma liniami produkcyjnymi.
To, jak zdecydujesz się zinterpretować lokalizacje, zależy od struktury i potrzeb Twojej firmy.

Artykuł Tworzenie i zarządzanie lokalizacjami zawiera wskazówki jak szybko dodawać nowe lokalizacje. W dalszej części tego poradnika znajdziesz informacje o możliwościach zarządzania lokalizacjami w Twojej firmie.

3. Tworzenie zespołu

Jeśli nie potrzebujesz tworzyć oddzielnych lokalizacji, możesz przejść bezpośrednio do kolejnego etapu, jakim jest tworzenie zespołu.

Ważne: Dobrze określona struktura organizacyjna firmy to centrum dowodzenia Twoją załogą. Artykuł "Określenie struktury organizacyjnej firmy" został przygotowany, aby pomóc kadrze zarządzającej stworzyć zespół w Proplanum.

Aby ułatwić Administratorom Organizacji tworzenie zespołu, uprawnienia do dodawania nowych członków mają również Menedżerowie Lokalizacji oraz Doradcy - zapraszamy do zapoznania się z artykułem Dodawanie członków zespołu
Jeśli chcesz szybko dodać dużą grupę osób, możesz skorzystać z opcji importu pracowników. Ta funkcja jest również dostępna dla doradców. Stworzyliśmy oddzielny artykuł pt. Import pracowników do systemu , który przeprowadzi Cię przez poszczególne kroki tej metody.

Każdemu użytkownikowi systemu należy nadać odpowiednią rolę w systemie - więcej informacji na ten temat znajdziesz w artykule Poziomy dostępów użytkowników w Proplanum,
W dalszej części tego przewodnika znajdziesz informacje o konfiguracji ustawień i możliwościach zarządzania pracownikami.

Po skonfigurowaniu ustawień profilu, zapoznaj się z narzędziami do planowania i zarządzania czasem pracy. W dalszej części artykułu znajdziesz wskazówki oraz propozycje szczegółowych artykułów na temat dostępnych narzędzi.

Narzędzia w Proplanum

Jako Administrator Organizacji masz do dyspozycji narzędzia, które ułatwią kontrolę i zarządzanie czasem pracy i kadrą oraz usprawnią komunikację wewnątrzfirmową:

Pulpit - centralny widok na kluczowe obszary zarządzania zespołem.
Grafik - podgląd i planowanie pracy we wszystkich lokalizacjach.
System RCP - monitorowanie i zarządzanie zarejestrowanym czasem pracy pracowników oraz generowanie eksportów.
Wnioski - dostęp do wszystkich wniosków pracowników, ich limitów i statusów.
Zadania - wgląd i zarządzanie zadaniami zespołu.
Zespół - dostęp do listy i edycji danych członków zespołu przypisanych do lokalizacji oraz dodawanie nowych.
Lokalizacje - wgląd w listę i edycję wszystkich lokalizacji.
Licencje - wgląd informacje rozliczeniowe i faktury, dostęp do płatności i zarządzanie planem.

Rada: Po zalogowaniu do konta pojawi się samouczek, który przeprowadzi Cię przez system i poszczególne narzędzia, ułatwiając poznanie jego funkcji.

Przegląd pulpitu

Pulpit daje centralny widok na kluczowe wskaźniki operacyjne w różnych lokalizacjach. Możesz dostosować wyświetlaną lokalizację, wybierając ją z rozwijanego menu po prawej stronie. Monitoruj wykonanie zadań przez Twój zespół oraz otrzymuj najnowsze aktualizacje na temat obecności personelu w czasie rzeczywistym oraz składanych wnioskach.

Grafik Pracy

Moduł ten daje ci pełną kontrolę nad planowaniem i zarządzaniem grafikiem pracy całego swojego zespołu. Dzięki temu narzędziu możesz efektywnie planować zmiany, mieć wgląd we wnioski oraz monitorować dostępność pracowników. Masz możliwość planowania, modyfikacji oraz publikacji grafiku pracy, zarządzania nieprzypisanymi zmianami i śledzenia wszystkiego na bieżąco we wszystkich przypisanych lokalizacjach. Możesz zarówno planować, jak również kontrolować planowane harmonogramy pracy przez Menedżerów Lokalizacji i Kierowników w całej swojej firmie.

Aby poznać narzędzie Grafik zapoznaj się z artykułem Pierwsze kroki w narzędziu Grafik
Planuj pracę za pomocą różnych metod, o których przeczytasz w poniższych artykułach:
Podstawowa zmiana w grafiku – tworzenie i zarządzanie
Kopiowanie grafiku
O automatycznych opcjach generowania grafików pracy stworzyliśmy oddzielną sekcję w kategorii Planowanie grafiku. Poznaj jakie możliwości planowania harmonogramów znajdziesz w Proplanum.
O publikacji zmian w grafiku przeczytasz tutaj.

Ewidencja Czasu Pracy

W zakładce System RCP możesz dokładnie monitorować czas pracy swoich pracowników. Zarządzaj godzinami pracy, kontroluj nieobecności i nadgodziny, a także śledź związane z nimi koszty. Artykuł Ewidencja - pierwsze kroki stworzony został, aby przeprowadzić Cię przez pierwsze kroki korzystania z narzędzia.

W zakładce Eksporty łatwo wygenerujesz i pobierzesz zestawienia oraz eksporty danych czasu pracy. Ułatwiają one proces rozliczeń w programach kadrowo-księgowych oraz głębszą analizę danych. Zapraszamy do przeczytania artykułu Eksporty.

Jako Administrator Organizacji jesteś odpowiedzialny za zarządzanie kadrą pracowniczą, w tym ewidencję czasu pracy. Możesz konfigurować ustawienia preferencji RCP w poszczególnych lokalizacjach, aby dostosować je do potrzeb firmy.

Pamiętaj: Użytkownicy z rolą Menedżera Lokalizacji lub Doradcy mogą również konfigurować ustawienia RCP w lokalizacjach. Możesz zlecić tym użytkownikom dokonanie odpowiednich ustawień.

Wybierz sposób rejestracji czasu pracy swoich pracowników – więcej informacji znajdziesz w artykule Rodzaje rejestrowania czasu pracy . Zdecyduj również, czy chcesz, aby pracownicy potwierdzali swoją lokalizację GPS przy rejestracji RCP - informacje znajdziesz w System RCP a lokalizacja GPS.
Ustal ustawienia systemu RCP – szczegółowe informacje na ten temat znajdziesz w dedykowanych artykułach dotyczących konfiguracji ustawień:

Ustalenie tolerancji godzin pracy
Konfigurowanie rodzajów przerw
Ustawienia nadgodzin
Alerty czasu pracy

Zarządzanie Wnioskami

Ta sekcja umożliwia efektywne zarządzanie wnioskami pracowników, w tym wnioskami urlopowymi, delegacjami i dyspozycyjnością. Możesz przeglądać, filtrować, zatwierdzać lub odrzucać wnioski, a także dodawać nowe. Zapoznaj się z artykułem Kto może złożyć wniosek urlopowy?, aby poznać uprawnienia użytkowników w tym narzędziu.
O zarządzaniu wnioskami i ich akceptacji przeczytasz tutaj.

Kalendarz to Twoje okno na świat dostępności zespołu. Zbiorowy widok pokazuje kto, kiedy i jak długo jest dostępny, a także umożliwia przegląd dostępności indywidualnych pracowników. Więcej na temat składanej dyspozycyjności przez pracowników znajdziesz tutaj.

Manager Zadań

Te narzędzie umożliwia efektywne planowanie i organizowanie pracy. Możesz tworzyć, przypisywać i monitorować zadania oraz zarządzać szczegółami każdego zadania. W artykule Co to są zadania? znajdziesz szczegółowe informacje o narzędziu.

Twórz nowe zadania, przypisuj je pojedynczym osobom lub grupom, decyduj o zadaniach jednorazowych lub cyklicznych – wszystko w jednym miejscu. Ułatwia to organizację i zapewnia jasny podział obowiązków.
O rodzajach i tworzeniu zadań przeczytasz tutaj. Zapoznaj się także z artykułem Zmiana statusu zadań.

Zespół pracowników

Podczas korzystania z systemu, w sekcji "Zespół" znajdziesz wszystkie informacje o statusie, stanowisku i roli pracowników są tu dostępne. Ta sekcja umożliwia efektywne zarządzanie kadrą. Co znajdziesz w tym narzędziu i co możesz zrobić?

Dodawaj nowych członków zespołu - jeśli w trakcie korzystania z systemu chcesz dodać nowych użytkowników zapoznaj się z artykułem Dodawanie członków zespołu lub Import pracowników do systemu.

Przeglądaj i zarządzaj informacjami o pracownikach: zapoznaj się z dedykowanymi artykułami: Poziomy dostępów użytkowników w Proplanum, Archiwizowanie i przywracanie członków zespołu,

Personalizuj ustawienia pracowników - przygotowaliśmy artykuły o konfiguracji ustawień:
Ustawienia danych personalnych pracownika
Ustawienia o grafiku pracy i RCP pracownika
Ustawienie regularnych godzin pracy członka zespołu
Konfigurowanie szczegółów zatrudnienia członka zespołu
Ustawienia stawek i wynagrodzeń

Zarządzanie Lokalizacjami

Ta sekcja umożliwia efektywne tworzenie i zarządzanie lokalizacjami firmy. Możesz przeglądać istniejące lokalizacje, tworzyć nowe, konfigurować ich ustawienia oraz przypisywać pracowników. W szybki sposób możesz utworzyć nową lokalizację, wybrać aktywne w niej stanowiska i przypisać pierwszych pracowników. Artykuł Tworzenie i zarządzanie lokalizacjami zawiera wskazówki jak możesz to zrobić.

Po wybraniu konkretnej lokalizacji dostaniesz dostęp do jej ustawień – od planowania harmonogramów po systemy rejestrowania czasu pracy. Wszystko uporządkowane i wyjaśnione, aby zarządzanie było proste i intuicyjne. Wskazówki o konfigurowaniu ustawień znajdziesz w kategorii Lokalizacje lub w poszczególnych artykułach:
Ustawienia danych podstawowych lokalizacji
Zarządzanie stanowiskami i tagami w lokalizacjach
Ustawienia ogólne lokalizacji
Ustawienia planowania w lokalizacji
Ustawienia godzin pracy w lokalizacji

Licencje

Ta sekcja daje podgląd i zarządzanie licencjami i rozliczeniami w Proplanum. Znajdziesz tu informacje o aktualnych warunkach licencji, historii transakcji, szczegółach planów oraz płatnościach - zapoznaj się z dedykowanym artykułem Gdzie znaleźć informacje rozliczeniowe. O formach płatności i rozliczeń przeczytasz tutaj.

W tym obszarze dostępna jest także lista faktur z opcją ich pobrania - szczegółowe informacje znajdziesz w artykule Jak uzyskać fakturę w aplikacji
Przygotowaliśmy także artykuł Jak wypełnić dane do FV

Jako Administrator Organizacji możesz zarządzać swoim planem, zmienić go lub zmodyfikować rodzaj rozliczeń. Zapoznaj się z dostępnymi artykułami:
Rodzaje abonamentu - jeśli się zastanawiasz czy wybrać rozliczenia miesięczne czy roczne
Rodzaje pakietów - dowiesz się o dostępnych pakietach w Proplanum.
Zarządzanie planem - jeśli chcesz zmienić lub przedłużyć aktualny plan.
Zmiana liczby licencji - jeśli chcesz zmienić liczbę wykupionych licencji.

Aktualizowane na: 08/08/2024