Die Rolle bestimmt, was eine Person in Proplanum sieht und tun darf — von der Verwaltung der gesamten Organisation bis hin zum bloßen Blick auf den eigenen Dienstplan. Richtig vergebene Rollen bilden die Verantwortungshierarchie ab und regeln, wer planen, Anträge genehmigen oder Teamdaten bearbeiten darf. In diesem Artikel finden Sie die Beschreibung der fünf Rollen und eine Übersicht, wer im Reiter „Team" was tun darf.

Die fünf Rollen in Proplanum

Das System kennt fünf Zugriffslevel. Die Rolle vergeben Sie beim Hinzufügen einer Person und ändern sie später in deren Profil (Feld „Rolle in der Organisation").

Organisationsadministrator

Das höchste Zugriffslevel. Verwaltet die gesamte Organisation: Nutzende, Standorte, Unternehmenseinstellungen, Abrechnung und Lizenzen. Darf alles, was die übrigen Rollen nicht dürfen — unter anderem die Administratorrolle vergeben und Mitarbeitende dauerhaft löschen. In der Regel die Inhaberin oder der Inhaber des Unternehmens. Vollständige Beschreibung: Organisationsadministrator.

Berater

Unterstützt die Organisation über alle Standorte hinweg, meist von der Personal- und Buchhaltungsseite. Sieht Dienstpläne, Arbeitszeitnachweise und Anträge und erstellt Exporte und Berichte. Darf Mitarbeitende hinzufügen und importieren sowie Rollen ändern (außer der Administratorrolle). Vollständige Beschreibung: Berater.

Standortmanager

Verwaltet die zugewiesenen Standorte: Personal, Dienstpläne, Zeiterfassung, Anträge und Ergebnisse. Fügt Mitarbeitende in den eigenen Standorten hinzu und bearbeitet sie, importiert aber keine Daten aus einer Datei und löscht niemanden dauerhaft. Vollständige Beschreibung: Standortmanager.

Manager

Teamleitung oder Schichtleitung. Plant und führt Dienstpläne, Zeiterfassung und Aufgaben in den zugewiesenen Standorten. Verwaltet die Mitarbeiterliste nicht und hat keinen Zugriff auf Finanzstatistiken. Vollständige Beschreibung: Manager.

Mitarbeitende Person

Erledigt die tägliche Arbeit auf der eigenen Position. Sieht den eigenen Dienstplan, erfasst die Arbeitszeit, stellt Anträge und bearbeitet die zugewiesenen Aufgaben. Darf nur die eigenen Grunddaten bearbeiten. Vollständige Beschreibung: Mitarbeitende Person.

Wer im Reiter „Team" was darf

Die Mitarbeiterliste dürfen nur drei Rollen verwalten: Organisationsadministrator, Berater und Standortmanager. Manager und Mitarbeitende Person haben keinen Zugriff auf die Teamverwaltung — eine mitarbeitende Person darf lediglich ihre eigenen Grunddaten korrigieren (Vorname, Nachname, Foto, Telefon, Sprache).

Die meisten Vorgänge stehen allen drei verwaltenden Rollen offen. Zwei Aktionen sind dem Organisationsadministrator und dem Berater vorbehalten — der Standortmanager hat sie nicht:

• Import aus einer Datei (einfach, erweitert, Urlaubslimits) — nur Organisationsadministrator und Berater.
• Dauerhaftes Löschen („Dauerhaft löschen") — nur Organisationsadministrator und Berater.

Die übrigen Vorgänge stehen allen drei Rollen offen (Organisationsadministrator, Berater, Standortmanager):

• Mitarbeitende hinzufügen — einzeln und als Gruppe.
• Archivieren und wiederherstellen.
• Positionen, Tags, Standorte und Anstellungsvorlagen im Bulk zuweisen.
• Status im Bulk ändern (auf Archiviert oder Inaktiv).

Der Standortmanager handelt dabei ausschließlich innerhalb seiner eigenen Standorte.

Welche Rollen sich vergeben lassen

Welche Rollen beim Hinzufügen und Bearbeiten zur Auswahl stehen, hängt von der Rolle der bearbeitenden Person ab — vergeben lässt sich nur eine Rolle auf gleicher oder niedrigerer Ebene:

• Organisationsadministrator — vergibt alle fünf Rollen.
• Berater — vergibt vier Rollen (ohne Organisationsadministrator).
• Standortmanager — vergibt drei Rollen: Mitarbeitende Person, Manager, Standortmanager.

Die Einzelheiten des Rollenwechsels beschreibt Die Rolle (das Zugriffslevel) einer Person ändern.

Die Sperre für das eigene Administratorkonto

Ein Organisationsadministrator kann sich die eigenen Rechte nicht entziehen. Im eigenen Profil lassen sich weder die eigene Rolle ändern noch der Status auf Inaktiv oder Archiviert setzen.

Mehr zur täglichen Arbeit mit dem Modul in Das Modul Team in Proplanum — ein Überblick und in Die Mitarbeiterliste — Spalten, Filter und Sammelaktionen.

Aktualisiert am: 13/08/2026