Verlässt eine Person die Organisation, löschen Sie sie nicht sofort endgültig — zuerst archivieren Sie ihr Konto. Die Archivierung entzieht den Zugang zur App, blendet die Person aus den Listen aus und gibt eine Lizenz frei, doch alle Daten (Schichten, Arbeitszeitnachweise) bleiben erhalten, sodass Sie die Person jederzeit wiederherstellen können. Erst das dauerhafte Löschen entfernt Konto und Daten unwiederbringlich.

Archivieren und wiederherstellen dürfen Organisationsadministrator, Berater und Standortmanager. Das dauerhafte Löschen ist ausschließlich dem Organisationsadministrator und dem Berater vorbehalten.

Eine Person archivieren

Die Archivierung setzt den Status auf „Archiviert". Die Person verliert den Zugang zur Organisation, verschwindet aus den Listen und aus der Planung, und ihr Lizenzplatz wird frei. Der Vorgang ist umkehrbar.

Eine einzelne Person (aus dem Zeilenmenü)

1. Wechseln Sie in den Reiter „Team".
2. Suchen Sie die Person in der Liste und klicken Sie am Ende der Zeile auf das Symbol mit den drei Punkten.
3. Wählen Sie „Archivieren".

4. Bestätigen Sie im Fenster „Mitarbeiter archivieren" mit der Schaltfläche „Archivieren".

Die Person wandert ins Archiv und verschwindet aus der Standardliste.

Mehrere Personen auf einmal

1. Markieren Sie im Reiter „Team" die gewünschten Personen (oder alle, die dem Filter entsprechen).
2. Öffnen Sie in der Leiste der Sammelaktionen das Menü „Status ändern" und wählen Sie „Archiviert".
3. Halten Sie im Bestätigungsfenster die Schaltfläche „Zum Anwenden gedrückt halten" gedrückt.

Eine Person aus dem Archiv wiederherstellen

Die Wiederherstellung besteht darin, im Profil den Status wieder auf „Aktiv" zu setzen. Konto und Daten kehren im Zustand vor der Archivierung zurück. Die Wiederherstellung belegt eine Lizenz — sind alle Plätze besetzt, geben Sie zuerst eine Lizenz frei (archivieren Sie eine andere Person) oder kaufen Sie Lizenzen hinzu.

1. Wechseln Sie in den Reiter „Team" und kreuzen Sie im Filter „Status" über der Liste „Archiviert" an — die Liste zeigt dann die archivierten Personen.
2. Klicken Sie bei der gewünschten Person auf das Symbol mit den drei Punkten und wählen Sie „Bearbeiten" (oder nutzen Sie das Stift-Symbol).
3. Ändern Sie im Reiter „Persönliche Daten" das Feld „Status" auf „Aktiv".
4. Klicken Sie auf „Speichern".

Eine Person dauerhaft löschen

Das dauerhafte Löschen entfernt die Person und alle ihre Daten unwiederbringlich — einschließlich Schichten und Arbeitszeitnachweisen. Das ist ein anderer Vorgang als die Archivierung: Er lässt sich nicht rückgängig machen. Dauerhaft löschen lässt sich nur eine Person mit dem Status „Archiviert", und die Option ist ausschließlich für Organisationsadministrator und Berater sichtbar. Ist die Person noch aktiv, archivieren Sie sie zuerst.

1. Filtern Sie im Reiter „Team" nach dem Status „Archiviert" und suchen Sie die Person.
2. Klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten und wählen Sie „Dauerhaft löschen".
3. Lesen Sie im Fenster „Mitarbeiter dauerhaft löschen" die Warnung und halten Sie die Bestätigungsschaltfläche gedrückt, bis der Vorgang ausgeführt ist.

Nach dem Löschen erscheint eine Meldung, und die Person verschwindet endgültig aus der Liste. Denselben Vorgang finden Sie auch im Profil — unten im Reiter „Persönliche Daten" einer archivierten Person steht der Abschnitt „Dauerhaftes Löschen" mit der Schaltfläche „Dauerhaft löschen".

Der Unterschied: archiviert und inaktiv

Im Sammelmenü „Status ändern" lässt sich neben der Archivierung auch der Status „Inaktiv" setzen. Das ist nicht dasselbe:

• Archiviert — Offboarding: die Person verschwindet aus Listen und Planung, die Lizenz wird frei. Umkehrbar durch Wiederherstellung.
• Inaktiv — vollwertiges Teammitglied ohne Zugang zur App: die Person bleibt planbar und belegt weiterhin eine Lizenz, sie lässt sich erneut einladen.

Mehr zu allen Status: Die Status von Mitarbeitenden und ihre Bedeutung.

Aktualisiert am: 10/08/2026