Artikel über: Rollen in Proplanum

Überblick der Rollen in Proplanum

Die Rolle entscheidet über zwei Dinge zugleich: was eine Person tun darf und wessen Daten sie sieht. Es gibt fünf Rollen, und sie bilden eine Leiter — von der Einsicht in den eigenen Dienstplan bis zur Verwaltung der gesamten Organisation samt Abrechnung. Nachstehend finden Sie die Beschreibung jeder einzelnen Rolle und weiter unten eine Vergleichstabelle.

Die fünf Rollen der Reihe nach

Mitarbeitende Person

Die Grundstufe des Zugriffs. Sieht den eigenen Dienstplan und die eigene Zeiterfassung, erfasst die Arbeitszeit, meldet Verfügbarkeiten, stellt Anträge für sich selbst und bearbeitet die zugewiesenen Aufgaben. Meldet Schichttausch und Schichtabgaben an und übernimmt offene Schichten. Sieht weder die Mitarbeiterliste noch die Standorte oder Kostenzahlen. Bearbeitet ausschließlich die eigenen Grunddaten. Vollständige Beschreibung: Mitarbeitende Person in Proplanum.

Manager

Team- oder Schichtleitung. Plant und veröffentlicht den Dienstplan, startet die automatische Erstellung, führt die Zeiterfassung (genehmigt, lehnt ab und gleicht Einträge an), erstellt Aufgaben und entscheidet über Tausch und Abgabe von Schichten — alles an den zugewiesenen Standorten. Dabei behält diese Rolle den eigenen Dienstplan und die eigenen Anträge. Sie sieht weder Schichtkosten noch Finanzauswertungen und verwaltet die Mitarbeiterliste nicht — sie kann sie nur ansehen. Urlaubsanträge bearbeitet sie erst, wenn am Standort eine gesonderte Einstellung aktiviert wurde. Vollständige Beschreibung: Manager in Proplanum.

Standortmanager

Hausherr der eigenen Standorte. Hat alles, was der Manager hat, und zusätzlich: Schichtkosten und Finanzauswertungen, Bedarf und Kennzahlen, Personal- und Lohnexporte, KIOSK-Terminals, Anträge ohne zusätzliche Einstellung sowie die Verwaltung des Teams — legt Mitarbeitende an, bearbeitet und archiviert sie an den eigenen Standorten. Kommt außerdem in die Standorteinstellungen. Importiert keine Mitarbeitenden aus einer Datei, löscht sie nicht endgültig und legt keine neuen Standorte an. Vollständige Beschreibung: Standortmanager in Proplanum.

Berater

Unterstützung in Personal- und Buchhaltungsfragen für die gesamte Organisation, meist ein Steuerbüro oder die Personalabteilung. Sieht alle Standorte, ohne ihnen zugewiesen zu sein, betreut Anträge (auch den Import aus einer Datei), Exporte, Finanzauswertungen und Rechnungen und legt Mitarbeitende an oder importiert sie. Zugleich ist es dort eine beobachtende Rolle, wo es um die tägliche Arbeit des Teams geht: Zeiterfassung und Aufgaben sieht sie nur ein, den Dienstplan erstellt sie nicht automatisch und einen eigenen Dienstplan oder eigene Anträge hat sie nicht. Vollständige Beschreibung: Berater in Proplanum.

Organisationsadministrator

Die höchste Zugriffsebene, meist die Inhaberin oder der Inhaber des Unternehmens. Kann alles, was die übrigen Rollen können, und ausschließlich dieser Rolle vorbehalten sind: Firmeneinstellungen, Ereignisprotokoll, Tarif und Zahlungen, das Löschen von Standorten, das Bearbeiten der Bedarfsregeln sowie die Vergabe der Administratorrolle. Wie der Berater hat sie keinen eigenen Dienstplan. Vollständige Beschreibung: Organisationsadministrator in Proplanum.

Datenumfang: Standort oder gesamte Organisation

Die Rollen unterscheiden sich nicht nur in den Berechtigungen, sondern auch darin, wie viele Daten sie umfassen:

Mitarbeitende Person, Manager und Standortmanager sehen ausschließlich die ihnen zugewiesenen Standorte. Wer außerhalb dieser Standorte arbeitet, existiert für sie schlicht nicht.
Berater und Organisationsadministrator sehen die gesamte Organisation — sie werden keinen Standorten, Positionen oder Tags zugewiesen, weil sie von vornherein alle umfassen.

Hinweis: Enterprise ist ein Lizenztarif und keine Rolle. Er entscheidet darüber, welche Funktionen in der gesamten Organisation verfügbar sind, ändert aber nicht die Zugriffsebene einzelner Personen.

Wer darf was — die Tabelle

Die Übersicht bezieht sich auf die Browserversion. Ein ✓ bedeutet vollen Zugriff im Umfang der jeweiligen Rolle.

Bereich	Mitarbeitende Person	Manager	Standortmanager	Berater	Organisationsadministrator
Datenumfang	eigene Daten	zugewiesene Standorte	zugewiesene Standorte	gesamte Organisation	gesamte Organisation
Dienstplan — Einsicht	eigener	✓	✓	✓	✓
Dienstplan — Schichten anlegen und veröffentlichen	nein	✓	✓	✓	✓
Automatische Dienstplanerstellung	nein	✓	✓	nein	✓
Schichtkosten und Finanzauswertungen	nein	nein	✓	✓	✓
Bedarf und Kennzahlen	nein	nein	ohne Regelbearbeitung	ohne Regelbearbeitung	✓
Zeiterfassung	eigene Einträge	genehmigt und gleicht an	genehmigt und gleicht an	nur Einsicht	genehmigt und gleicht an
Zusammenfassungen	nein	ohne Finanzdaten	✓	✓	✓
Personal- und Lohnexporte	nein	nein	✓	✓	✓
KIOSK-Terminals	nein	nein	✓	✓	✓
Anträge — stellen	nur eigene	für Mitarbeitende	✓	✓	✓
Anträge — genehmigen und ablehnen	nein	nach Freischaltung am Standort	✓	✓	✓
Anträge — Import aus einer Datei	nein	nein	nein	✓	✓
Verfügbarkeit	eigene	eigene und fremde	eigene und fremde	nur Einsicht	nur fremde
Tausch, Abgabe und offene Schichten	meldet und übernimmt	entscheidet	entscheidet	entscheidet	entscheidet
Aufgaben	nur für sich selbst	erstellt und weist zu	erstellt und weist zu	nur Einsicht	erstellt und weist zu
Team — Mitarbeiterliste	nein	nur Einsicht	✓	✓	✓
Team — anlegen und bearbeiten	nein	nein	bis Standortmanager	bis Berater	alle Rollen
Team — Import und endgültiges Löschen	nein	nein	nein	✓	✓
Standorte	nein	Listenansicht	Standorteinstellungen	Einstellungen und Anlegen	vollständig, mit Löschen
Firmeneinstellungen	nein	nein	nein	nein	✓
Ereignisprotokoll	nein	nein	nein	nein	✓
Tarif, Zahlungen und Rechnungen	nein	nein	nein	nur Rechnungen	✓

Regeln, die die Tabelle nicht zeigt

Einige Regeln gelten unabhängig von der Spalte in der Tabelle:

Der Manager und die Anträge. Das Bearbeiten von Anträgen wird gesondert eingeschaltet, über den Schalter „Manager darf Anträge verwalten" in den allgemeinen Standorteinstellungen. Ohne ihn bearbeitet der Manager keine Anträge, sieht sie aber weiterhin in der Liste.
Niemand bearbeitet den eigenen Antrag. Das gilt für jede Rolle — die Entscheidung trifft eine andere Person.
Eine niedrigere Rolle bearbeitet den Antrag einer höheren nicht. Ein Manager genehmigt den Antrag eines Standortmanagers nicht, selbst wenn beide am selben Standort arbeiten.
Benannte Antragsempfänger haben Vorrang. Sind für eine mitarbeitende Person eigene Antragsempfänger hinterlegt, bearbeiten ausschließlich diese Personen ihre Anträge. Ausgenommen ist der Organisationsadministrator, der den Zugriff immer behält.
Berater und Organisationsadministrator haben keinen eigenen Dienstplan. Für sie werden keine Schichten geplant, sie haben weder Verfügbarkeiten noch eigene Anträge und belegen daher auch keine Positionen oder Tags.
In der mobilen App haben Manager und Standortmanager zwei Ansichten — die der Führungskraft und die eigene als mitarbeitende Person. Berater und Organisationsadministrator erhalten ausschließlich die Ansicht der Führungskraft.

Wo eine Rolle vergeben wird

Die Rolle wird im Mitarbeiterprofil im Feld „Rolle in der Organisation" auf dem Register „Persönliche Daten" gesetzt.

Wechseln Sie zum Register „Team" und öffnen Sie das Mitarbeiterprofil.
Klappen Sie auf dem Register „Persönliche Daten" das Feld „Rolle in der Organisation" auf.
Wählen Sie eine Rolle und klicken Sie auf „Speichern".

Das Feld „Rolle in der Organisation" mit der Liste der fünf Rollen im Mitarbeiterprofil

Welche Rollen zur Auswahl stehen, hängt von Ihrer eigenen Rolle ab — vergeben lässt sich eine Rolle auf gleicher oder niedrigerer Ebene:

Organisationsadministrator — alle fünf Rollen.
Berater — vier Rollen, ohne Organisationsadministrator.
Standortmanager — drei Rollen: Mitarbeitende Person, Manager, Standortmanager.
Manager und Mitarbeitende Person — vergeben keine Rollen.

Achtung: Der Wechsel zur Rolle Berater oder Organisationsadministrator (und ebenso zurück) meldet die Person auf allen Geräten ab und löscht ihre Standorte, Positionen, Tags und Zeiterfassungseinstellungen — diese Rollen werden keinen Standorten zugewiesen. Wechsel innerhalb von Mitarbeitende Person–Manager–Standortmanager haben diese Folgen nicht. Ein Administrator kann außerdem weder die eigene Rolle noch den eigenen Status ändern — das muss ein anderer Organisationsadministrator übernehmen.