Eine Person zum Team hinzuzufügen gibt ihr noch keinen Zugang zu Proplanum. Damit sie sich anmelden und System oder App nutzen kann, müssen Sie eine Einladung verschicken und abwarten, bis das Konto aktiviert wird. Dieser Artikel zeigt, worin sich die beiden Einladungsarten unterscheiden und auf welchen vier Wegen Sie sie verschicken.

Die zwei Einladungsarten

In Proplanum gibt es zwei voneinander unabhängige Einladungen. Sie können eine davon, beide oder keine verschicken — eine Person lässt sich auch ohne aktives Konto anlegen und einplanen.

• „Einladung ins System senden" — eine E-Mail-Einladung. Die Person erhält eine Nachricht mit Aktivierungslink für die Anmeldung im Browser (app.proplanum.com). Setzt eine E-Mail-Adresse voraus.
• „Einladung in die App senden" — eine SMS-Einladung. Die Person erhält eine Nachricht auf ihre Telefonnummer, die in die mobile App von Proplanum führt. Setzt eine Telefonnummer voraus.

Beide Einladungen sind voneinander unabhängig — eine Person kann eine davon oder beide aktiv haben.

Vier Wege, eine Einladung zu verschicken

1. Beim Hinzufügen einer Person

Im Fenster „Mitarbeiter hinzufügen" (und in „Mitarbeitergruppe hinzufügen") stehen unten links zwei Kontrollkästchen: „Einladung ins System senden" und „Einladung in die App senden". Beide sind standardmäßig leer. Kreuzen Sie das Gewünschte an, dann geht die Einladung automatisch heraus, sobald die Person gespeichert ist.

Die Einzelheiten zum Ausfüllen der Felder finden Sie in Mitarbeitende hinzufügen — einzeln und als Gruppe.

2. Im Bulk — die Schaltfläche „Einladungen"

Wenn Sie viele Personen auf einmal einladen möchten, markieren Sie sie in der Liste (Kontrollkästchen links neben den Zeilen). Über der Tabelle erscheint die Schaltfläche „Einladungen" mit zwei Optionen:

• „App-Einladung" — verschickt eine SMS an die markierten Personen,
• „System-Einladung" — verschickt eine E-Mail an die markierten Personen.

Nach der Wahl von „System-Einladung" öffnet sich das Fenster „Einladungen senden", in dem Sie die Zustellung der Mails verfolgen — die Spalten „Empfänger", „Status" und „Kommentare" zeigen, bei wem die Nachricht angekommen ist und wo es ein Problem gab.

3. Aus der Liste — „Einladung erneut senden"

Um die Einladung an eine einzelne Person erneut zu schicken, klicken Sie am Ende ihrer Zeile auf das Menüsymbol (drei Punkte) und wählen „Einladung erneut senden". Die Option ist sichtbar, wenn eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist und der Status weder „Aktiv" noch „Archiviert" lautet. Nach dem Klick erscheint die Meldung „Einladung gesendet".

4. Aus dem Mitarbeiterprofil — der Link unter dem Status

Im Mitarbeiterprofil, im Reiter „Persönliche Daten", kann unter dem Feld „Status" der Link „Einladung senden" erscheinen:

• bei einer Person mit dem Status „Inaktiv" steht davor der Text „Nutzer wurde noch nicht eingeladen —",
• bei einer Person mit dem Status „Eingeladen" — „Einladung wurde bereits gesendet. Erneut senden?".

Ein Klick auf den Link verschickt die System-Einladung (E-Mail) und bestätigt sie mit der Meldung „Einladung gesendet".

Die Kontoaktivierung durch die mitarbeitende Person

Nach dem Versand der System-Einladung wechselt der Status auf „Eingeladen". Die Person klickt den Aktivierungslink in der Mail an und legt ein Passwort fest. Meldet sie sich zum ersten Mal an, wechselt der Status auf „Aktiv" (grün).

Was die einzelnen Status bedeuten, beschreibt Die Status von Mitarbeitenden und ihre Bedeutung. Meldet jemand, dass das Konto sich nicht aktivieren lässt, hilft Probleme bei der Kontoaktivierung lösen.

Aktualisiert am: 10/08/2026