Artikel über: Team verwalten

Mitarbeitende aus einer Datei importieren

Ein Import fügt viele Mitarbeitende auf einmal aus einer fertigen Datei (.CSV oder .XLSX) hinzu, statt jede Person von Hand einzutragen. Das ist der schnellste Weg, das Team in einer neuen Organisation aufzubauen oder eine größere Gruppe zu ergänzen.

Wichtig: Der Import steht ausschließlich den Rollen Organisationsadministrator und Berater offen. Die übrigen Rollen (auch der Standortmanager) dürfen Mitarbeitende von Hand hinzufügen, haben aber keinen Zugriff auf den Import — sehen Sie die Importeinträge im Menü nicht, fehlt Ihrer Rolle die Berechtigung.

Proplanum kennt drei Importarten, jede als eigener Menüeintrag:

Einfacher Import — schnelles Hinzufügen aus einer schlichten Vorlage mit 7 Spalten.
Erweiterter Import — ein vollständiger Editor mit Rollen, Positionen, Tags, Anstellungsvorlagen und den Schaltern Dienstplan/Zeiterfassung (11 Spalten).
Urlaubslimits importieren — lädt Urlaubslimits für Personen, die bereits in der Organisation sind.

So öffnen Sie den Import

Wechseln Sie in den Reiter „Team".
Klicken Sie oben rechts auf den Pfeil nach unten neben der Schaltfläche „Mitarbeiter hinzufügen".
Wählen Sie im Menü: „Einfacher Import", „Erweiterter Import" oder „Urlaubslimits importieren".

Das ausgeklappte Importmenü mit drei Einträgen neben der Schaltfläche „Mitarbeiter hinzufügen"

Einfacher Import

Das ist der schlichteste Weg: Sie laden eine Vorlage herunter, tragen die Grunddaten ein und laden die Datei hoch. Alle importierten Personen erhalten standardmäßig die Rolle „Mitarbeitende Person" — die Rolle ändern Sie später einzeln. Das Fenster führt durch 3 Schritte („Schritt {n} von 3").

Schritt 1 — Vorlage herunterladen und ausfüllen

Fahren Sie im Schritt „Datenvorlage herunterladen" über die Schaltfläche „Herunterladen" und wählen Sie das Format: .CSV oder .XLSX. Füllen Sie die Datei anschließend mit den Daten Ihrer Mitarbeitenden. Die Vorlage enthält die Spalten:

Code — die laufende Nummer der Person.
First Name — der Vorname.
Last Name — der Nachname.
Email — die E-Mail-Adresse (nur erforderlich, wenn Sie eine System-Einladung senden möchten).
Phone — die Telefonnummer (nur erforderlich, wenn Sie eine App-Einladung senden möchten).
Location — der Name des Standorts.
Location Code — der zum Namen passende Standortcode.

Wichtig: Name und Code eines Standorts finden Sie in der Kategorie Standorte in den Grunddaten des Standorts. Der Telefonnummer muss die Ländervorwahl vorangestellt sein, das korrekte Format lautet +48123123123.

Schritt 2 — Datei hochladen

Ziehen Sie im Schritt „Laden Sie Ihre Datei vom Computer hoch" die Datei hinein oder klicken Sie auf „Datei auswählen".
Unter dem Uploadfeld können Sie die Einladungen ankreuzen (beide standardmäßig aus): „Einladung ins System senden" (E-Mail mit Aktivierungslink) und „Einladung in die App senden" (SMS-Einladung in die mobile App).
Klicken Sie auf „Importieren".

Hinweis: Sie müssen die Einladungen nicht jetzt verschicken — das geht später über die Mitarbeiterliste. Mehr in Einladungen versenden und das Konto aktivieren.

Schritt 3 — fehlerhafte Einträge prüfen

Sind alle Daten korrekt, endet der Import sofort mit einer Erfolgsmeldung. Findet das System Fehler, erscheint das Fenster „Fehlerhafte Einträge" mit dem Hinweis: „Wir haben Probleme mit einigen Daten festgestellt. Sie können fortfahren, fehlerhafte Einträge werden jedoch nicht hinzugefügt.". Nach dem Fortfahren sehen Sie eine Vorschautabelle mit den Spalten „Mitarbeiter", „E-Mail", „Telefon", „Standortname", „Standortcode" und „Fehler", in der die fehlerhaften Zeilen rot beschrieben sind.

Achtung: Zeilen mit Fehlern werden nicht hinzugefügt. Korrigieren Sie sie in der Datei und laden Sie diese erneut hoch, um die übersprungenen Personen zu importieren.

Erweiterter Import

Der erweiterte Import („Erweiterter Mitarbeiterimport") gibt Ihnen vor dem Hinzufügen die volle Kontrolle über jede Person. Er nutzt eine Vorlage mit 11 Spalten und öffnet einen Vollbild-Editor, in dem Sie Rollen, Positionen, Tags, Anstellungsvorlage sowie die Schalter Dienstplan und Zeiterfassung setzen — im Bulk oder einzeln pro Person.

Schritt 1 und 2 — Vorlage und Datei laden

Laden Sie die Vorlage herunter (Variante .CSV oder .XLSX für den erweiterten Import) und laden Sie die ausgefüllte Datei hoch. Die Spalten der Vorlage:

Code, First Name, Last Name, Email, Phone — die Daten der Person (Vor- und Nachname werden großgeschrieben, die E-Mail wird kleingeschrieben, polnische Telefonnummern werden auf 9 Ziffern normalisiert).
Location oder Location Code — der Hauptstandort (nach Name oder Code).
Additional Location Codes — die Codes zusätzlicher Standorte; mehrere Werte mit | oder ; trennen.
Employment Template — der Name der Anstellungsvorlage (ein Wert).
Tags — die Namen der Tags; mehrere Werte mit | oder ; trennen.
Role — Employee / LocationManager / Manager / Advisor (leer = Employee).

Schritt 3 — der Dateneditor

Nach dem Laden der Datei öffnet sich eine bearbeitbare Tabelle mit den Spalten: „Code", „Vorname", „Nachname", „Email", „Telefon", „Standort", „Weitere Standorte", „Positionen", „Vorlage", „Tags", „Rolle" sowie den Schaltern „Dienstplan" und „Zeiterfassung". Oben stehen die Zähler „Bereit", „Mit Fehlern" und „Ausgeschlossen"; Reiter teilen die Personen nach Standort auf.

Sobald Sie Zeilen markieren, erscheint über der Tabelle eine Leiste mit Gruppenaktionen: „Standort ändern", „Anstellungsvorlage", „Positionen", „Tags", „Rolle", „Sichtbarkeit", „Dienstplan", „Zeiterfassung" sowie „Vom Import ausschließen" / „Zurück zum Import".

Wichtig: Daten können Sie direkt aus Excel oder Google Tabellen mit Strg+V einfügen (die eingefügten Zellen werden zu neuen Zeilen) und markierte Zeilen mit Strg+C wieder herauskopieren.

Das System prüft die Daten laufend (fehlender Vor- oder Nachname, falsche Telefonnummer, falsche E-Mail) und erkennt doppelte E-Mail-Adressen:

„Diese E-Mail existiert bereits in der Organisation — der Import dieser Zeile schlägt fehl" — die Adresse wird bereits von einer vorhandenen Person genutzt.
„Diese E-Mail wiederholt sich in diesem Import — nur die erste Zeile wird importiert" — dieselbe Adresse steht in mehreren Zeilen der Datei.

Importieren Sie als Berater, sind die Felder für Standort, Positionen, Vorlage und Tags ausgegraut (—) — diese Einstellungen ergänzen Sie nach dem Import im Mitarbeiterprofil.

Schritt 4 — Zusammenfassung und Import

Der letzte Schritt zeigt, wie viele Personen hinzugefügt werden („Sie importieren {n} Mitarbeiter"), aufgeschlüsselt „Nach Standort" und „Nach Rolle", sowie die Liste der übersprungenen Zeilen (fehlerhaft oder ausgeschlossen). Kreuzen Sie im Abschnitt „Einladungen" bei Bedarf „Einladung ins System senden" oder „Einladung in die App senden" an und klicken Sie dann auf „{n} Mitarbeiter importieren".

Urlaubslimits importieren

Der Import von Urlaubslimits („Urlaubslimits importieren") ist ein eigener Ablauf — er legt keine neuen Personen an, sondern lädt Urlaubslimits für bereits vorhandene Mitarbeitende. Die Vorlage enthält die Spalten:

Mitarbeiternummer — optional, dient der genauen Zuordnung.
Vorname und Nachname — werden genutzt, wenn keine Mitarbeiternummer vorliegt.
Abwesenheitscode — das Kürzel der Antragsart (z. B. UW), erforderlich.
Jahreslimit — die Zahl der für das Jahr gewährten Tage, erforderlich.
Aktuelles Limit — optional; bleibt es leer, wird es aus dem Jahreslimit übernommen.

Die Zuordnung erfolgt zuerst über die Nummer und, wenn diese fehlt, über Vor- und Nachnamen. Ist das Ergebnis nicht eindeutig, wählen Sie die richtige Person im nächsten Schritt aus einer Liste.

Hinweis: Die Antragsarten selbst werden in den Antragseinstellungen konfiguriert, und die Limits je Person lassen sich auch von Hand im Reiter „Anträge" des Profils setzen. Mehr in Einstellungen der Antragsarten und Antragsarten einer Person zuweisen.