Der Dienstplan ist eines der zentralen Werkzeuge von Proplanum — an einer Stelle erstellen, bearbeiten und veröffentlichen Sie den Arbeitsplan des gesamten Teams. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie das Werkzeug öffnen und seine Hauptelemente lesen, bevor Sie Schichten anlegen.

Den Dienstplan sieht jede Person, erstellen, bearbeiten und veröffentlichen dürfen ihn jedoch nur: Manager (nur der eigene Standort), Standortmanager (zugewiesene Standorte), Berater sowie Organisationsadministrator (das gesamte Unternehmen). Eine mitarbeitende Person hat ausschließlich Einsicht.

So öffnen Sie den Dienstplan

Den Dienstplan öffnen Sie über die linke senkrechte Symbolleiste — wählen Sie das Symbol „Arbeitsdienstplan".

Es öffnet sich der Plan für den laufenden Zeitraum. Nutzen Sie zum Erstellen den Browser — das ist bequemer als die mobile App.

Ansicht und Personenliste

Im Hauptfenster sehen Sie den Plan für den gewählten Bereich: Woche, 2 Wochen, 4 Wochen oder Monat. Links erscheint die Liste der dem Standort zugeordneten Personen — bei jeder sehen Sie die Zahl der geplanten Stunden sowie die Kosten (wenn Sätze hinterlegt sind).

Erscheint bei einer Person ein orangefarbener Punkt, klicken Sie ihn an — es öffnet sich ein Fenster mit den Abschnitten:

• „ARBEITSRECHT" — Verstöße gegen die Vorschriften (je nach Einstellung der Meldungen),
• „ANTRÄGE" — gestellte und auf Genehmigung wartende Anträge,
• „ARBEITSZEIT" — Summe der geplanten Stunden gegenüber Beschäftigungsumfang oder Limit.

Stunden- und Vergütungslimits setzen Sie in der Bearbeitung der Person — bei Überschreitung zeigt das System eine Meldung. Aktivieren Sie am Standort die Planungssperre nach Vertragsende, werden die Zellen dieser Person nach dem Vertragsende samt Meldung gesperrt.

Die Zeile „Nicht zugewiesen" oben im Dienstplan ist der Platz für Schichten ohne zugeordnete Person — Sie klappen sie mit dem Pfeil auf und zu und weisen die Schichten später von Hand oder per Erstellung zu.

Werkzeugleiste — linker Teil (Filter)

Der linke Teil der Leiste bestimmt, was und wie Sie im Dienstplan sehen.

• „Standort" — zeigt den Plan eines, mehrerer oder aller Standorte.
• Fensterbereich — „Woche", „2 Wochen", „4 Wochen" oder „Monat".
• „Ansichtsoptionen" (zeigt „Ausgewählt: N") — eine Aufklappliste mit den Feldern: Schichten, Anträge, Verfügbarkeit, Zeitstempel, Aus anderen Standorten, Freizeitausgleich, Gruppenansicht; unten „Aktuelle Ansicht speichern", „Standard wiederherstellen" und „Präferenzeinstellungen".
• „Filter" — grenzt die Personenliste nach Tags, Vertragsart und Rolle ein. Der gewählte Filter wird zum aktiven Bereich für den gesamten Dienstplan und die Exporte. Beschrieben in [Suche, Sortierung und Ansichtseinstellungen](Suche, Sortierung und Ansichtseinstellungen).
• Die Pfeile ◄ ► blättern den Zeitraum, ein Klick auf die Mitte des Datumsbereichs kehrt zum laufenden Zeitraum zurück.

Werkzeugleiste — rechter Teil (Aktionen)

Der rechte Teil enthält die Aktionen am Dienstplan.

• „Aktualisieren" — lädt die neuesten Daten, falls jemand den Plan seit dem Öffnen der Seite geändert hat.
• „Kopieren" — Dienstplan kopieren sowie Vorlagen speichern und laden (nur bei einem einzelnen gewählten Standort).
• „Statistik" — Diagramme zu Kosten, Schichtzahl und Arbeitszeit sowie eine Zusammenfassung des Zeitraums.
• „Export" — PDF-Ausdrucke und Excel-Dateien; in den Ausdruck gelangen nur veröffentlichte Schichten.
• „Optionen" — unter anderem Schichten als nicht zugewiesen kennzeichnen, Schichten löschen, automatische Pausen, Veröffentlichung zurücknehmen.
• „Erstellen" — automatische Dienstplanerstellung (erfordert einen Tarif mit dieser Funktion).
• „Veröffentlichen" — am Ende der Leiste, mit einem Zähler nicht veröffentlichter Schichten; nach dem Klick erhalten die Mitarbeitenden eine Benachrichtigung.

Auf schmaleren Bildschirmen klappen die Bedienelemente auf reine Symbole zusammen — fahren Sie über ein Symbol, um seinen Namen als Kurzinfo zu sehen.

Die Ansicht anpassen

Unter der Schaltfläche „Ansichtsoptionen" entscheiden Sie, welche Ebenen des Dienstplans sichtbar sind, und können das Layout für die Zukunft speichern.

• Markieren Sie, was sichtbar sein soll: Schichten, Anträge, Verfügbarkeit, Zeitstempel, Aus anderen Standorten, Freizeitausgleich, Gruppenansicht.
• „Aktuelle Ansicht speichern" merkt sich die Einstellungen, „Standard wiederherstellen" setzt sie zurück, und „Präferenzeinstellungen" öffnet weitere Anzeigeoptionen.

Wie es weitergeht

Das war der Überblick über das Werkzeug — die Einzelheiten jeder Funktion beschreiben wir gesondert:

• [Eine einfache Schicht im Dienstplan – anlegen und verwalten](Tworzenie i zarządzanie zmianą)
• [Die Personenliste im Dienstplan](Die Personenliste im Dienstplan)
• [Statistik im Dienstplan](Statistik im Dienstplan)
• [Dienstplan kopieren und Vorlagen](Kopiowanie i szablony grafiku)
• [Dienstplanänderungen veröffentlichen](Publikowanie zmian w grafiku)

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Aktualisiert am: 07/08/2026