Kennen Sie die Grundlagen der Planung in Proplanum, können Sie einen Schritt weitergehen und das System die Besetzung für Sie erstellen lassen. Die Erstellung aus Vorlagen nimmt ein zuvor vorbereitetes Schichtpaket und weist es automatisch Personen zu — unter Berücksichtigung von Arbeitsrecht, Positionen und Abwesenheiten. Das ist die schnellste Methode überall dort, wo Schichten fest sind oder sich nur geringfügig ändern (etwa Schichtarbeit im Handel, wiederkehrende Zeiten).

Es ist eine von mehreren Methoden der automatischen Planung (die übrigen beschreiben wir in eigenen Artikeln). Hier geht es um die vorlagenbasierte Methode.

Eine Schichtvorlage vorbereiten

Damit das System überhaupt etwas erstellen kann, braucht es eine Grundlage — es weiß dann, welche Schichten, auf welchen Positionen und zu welchen Zeiten entstehen sollen. Ein leerer Plan gibt ihm keinen Anhaltspunkt. Der erste Schritt ist daher, ein Schichtpaket vorzubereiten und als Vorlage zu speichern.

Legen Sie das Ziel-Layout zuerst von Hand an (Personen zugewiesen oder als Schichten in der Zeile „Nicht zugewiesen") und speichern Sie es dann über das Menü „Kopieren" → „Vorlage speichern". Die vollständige Anleitung zum Anlegen, Speichern und Laden von Vorlagen finden Sie im Artikel [Dienstplan kopieren und Vorlagen](Kopiowanie i szablony grafiku).

Den Dienstplan aus einer Vorlage erstellen

Mit einer fertigen Vorlage können Sie die Erstellung starten.

1. Stellen Sie das Dienstplanfenster auf einen künftigen, noch nicht begonnenen Zeitraum um (Pfeile ◄ ► in der Werkzeugleiste).
2. Wählen Sie rechts in der Werkzeugleiste „Erstellen" und klicken Sie auf „Planung mit Vorlagen".

3. Wählen Sie in der Liste die Vorlage, auf der der Plan beruhen soll, und klicken Sie auf „Weiter".

4. Legen Sie im Fenster „Konfiguration der automatischen Planung" fest, wie das System den Plan erstellen soll:

• Erstellungsmodus — Sparsam (schneller) oder Optimal (genauer, länger).
• Einschränkungen — harte Bedingungen, etwa „Stundenlimit nicht überschreiten", „Nichtverfügbarkeit beachten", „Mehrere Schichten pro Tag zulassen".
• Prioritätspräferenzen — Kacheln, die angeben, was Ihnen am wichtigsten ist (etwa Minimale Kosten, Rotation, Verfügbarkeit priorisieren).
• Präferenzbalance — ein Regler, der gewichtet, wie streng sich das System an die gewählten Prioritäten hält.

5. Klicken Sie auf „Erstellung starten". Nach kurzer Zeit schlägt das System einen Dienstplan als Entwurf vor.

Wenn ein Teil der Schichten unzugewiesen bleibt

Bleibt nach der Erstellung etwas in der Zeile „Nicht zugewiesen" übrig, hat das System keine Möglichkeit gefunden, diese Schichten zu besetzen. Die häufigsten Ursachen:

• Einschränkungen aus dem Arbeitsrecht,
• Beschäftigungsumfang oder Arbeitsmodus der Personen,
• zu wenige verfügbare Personen (etwa in der Urlaubssaison).

Dann können Sie die Schicht von Hand zuweisen (darüberfahren → Bearbeiten → Person wählen) oder darauf verzichten und sie aus dem Plan entfernen.

Den Dienstplan veröffentlichen

Ein erstellter Dienstplan ist weiterhin ein Entwurf — Sie können ihn beliebig korrigieren. Ist die Besetzung fertig, klicken Sie oben rechts auf „Veröffentlichen". Personen mit aktivem Konto erhalten dann eine Benachrichtigung in der mobilen App und per E-Mail. Einzelheiten beschreiben wir im Artikel [Dienstplanänderungen veröffentlichen](Publikowanie zmian w grafiku).

Die automatische Erstellung beschleunigt die Planung spürbar, geben Sie sich aber etwas Zeit, sich daran zu gewöhnen. Sie können mehrfach erstellen und verschiedene Vorlagen kombinieren, bis das Ergebnis stimmt. Brauchen Sie eine Idee, wie Sie das bei sich aufsetzen, melden Sie sich bei Ihrer Kundenbetreuung.

Aktualisiert am: 07/08/2026