Der Reiter „Persönliche Daten" im Mitarbeiterprofil ist die Stelle, an der Sie die Grunddaten (Foto, Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon), den Status und die Rolle sowie die Zuordnung zu Standorten, Positionen und Tags festlegen. Bearbeiten dürfen hier Organisationsadministrator, Berater und Standortmanager — sie halten die Teamdaten aktuell und entscheiden über die Zuordnungen.

So öffnen Sie das Profil zum Bearbeiten

Wechseln Sie in den Reiter „Team", klicken Sie in der Zeile der Person auf das Symbol mit den drei Punkten und wählen Sie „Bearbeiten" (Sie können auch das Stift-Symbol neben der Zeile anklicken). Das Profil öffnet sich: links stehen Avatar, Vor- und Nachname, die Rollenbeschreibung sowie ein senkrechtes Reitermenü — der erste Reiter, „Persönliche Daten", ist aktiv.

Änderungen speichern Sie über die Schaltfläche „Speichern" in der Leiste oben (sie wird erst aktiv, wenn Sie etwas ändern). Daneben steht „Wiederherstellen", das ungespeicherte Änderungen auf den Stand beim Öffnen zurücksetzt. Beim Versuch, den Reiter mit ungespeicherten Daten zu wechseln, erscheint eine Rückfrage.

Personendaten

Im oberen Abschnitt legen Sie die Kontaktdaten fest.

• Foto (Avatar) — klicken Sie auf den Avatarbereich, um ein neues Foto hochzuladen. (An dieser Stelle lässt sich ein Foto weder löschen noch zuschneiden — Sie laden nur ein neues hoch.)
• „Vorname" und „Nachname" — Textfelder, max. 30 Zeichen.
• „E-Mail-Adresse" — ein Feld mit Live-Prüfung: Das System prüft das Format der Adresse und die Existenz der Domain (MX-Eintrag). Eine grüne Markierung steht für eine korrekte Adresse, eine rote für einen Fehler. Neben dem Feld steht ein Historiensymbol („Versandverlauf anzeigen"), das ein Panel mit dem Verlauf der E-Mail-Adressen und der versendeten Einladungen öffnet.
• „Telefonnummer" — die Telefonnummer der Person.

Status

Das Feld „Status" zeigt, in welchem Stadium sich die Person befindet. Zur Auswahl stehen nur „Inaktiv", „Aktiv" und „Archiviert" (sowie der aktuelle Status, falls er ein anderer ist). Die Status „Eingeladen" und „Ausstehend" werden nicht von Hand gesetzt — sie ergeben sich aus dem Einladungs- und Aktivierungsprozess.

• „Aktiv" lässt sich erst wählen, wenn das Konto aktiviert wurde. Ist das nicht der Fall, ist die Option gesperrt, mit dem Hinweis „Erfordert vorher die Aktivierung des Kontos."
• Neben dem Statusfeld steht ein Historiensymbol („Benutzerverlauf anzeigen") mit dem Protokoll der Statusänderungen.
• Beim Bearbeiten des eigenen Kontos als Organisationsadministrator lässt sich der eigene Status weder auf „Inaktiv" noch auf „Archiviert" setzen — das muss ein anderer Administrator tun.

Ist eine E-Mail-Adresse hinterlegt und lautet der Status „Inaktiv" oder „Eingeladen", erscheint unter dem Statusfeld der Link „Einladung senden" (bei bereits eingeladenen Personen mit dem Zusatz „Einladung wurde bereits gesendet. Erneut senden?"). Ein Klick verschickt die Einladung, ohne das Profil zu verlassen.

Die vollständige Beschreibung der Status und den Unterschied zwischen „Inaktiv" (belegt eine Lizenz, planbar) und „Archiviert" (gibt die Lizenz frei, Offboarding) finden Sie in Die Status von Mitarbeitenden und ihre Bedeutung.

Rolle in der Organisation

Das Feld „Rolle in der Organisation" legt das Zugriffslevel fest. Die Liste hängt von Ihren Rechten ab — Sie sehen nur die Rollen, die Sie vergeben dürfen: der Organisationsadministrator alle fünf, der Berater vier (ohne Organisationsadministrator), der Standortmanager drei (Mitarbeitende Person, Manager, Standortmanager). Die Einzelheiten beschreibt Die Rolle (das Zugriffslevel) einer Person ändern.

Standorte, Regionen und Sektoren

Der Standortabschnitt erscheint nur bei Personen mit der Rolle Mitarbeitende Person, Manager oder Standortmanager.

• „Hauptstandort" — der primäre Arbeitsort. Seine Auswahl schaltet die übrigen Felder frei; ein Wechsel des Hauptstandorts löscht die zugewiesenen Positionen, Tags, Regionen und Sektoren.
• „Zusätzlicher Standort" — mehrere weitere Arbeitsorte. Das Feld bleibt inaktiv, solange kein Hauptstandort gewählt ist.

Sind in der Organisation Regionen oder Sektoren definiert, erscheinen zusätzlich die Felder „Regionen" und „Sektoren". Die Wahl einer Region oder eines Sektors fügt die davon abgedeckten Standorte automatisch der Liste der zusätzlichen hinzu — sie sind mit einem Schloss-Symbol und der Kennzeichnung „Auto aus Region" / „Auto aus Sektor" versehen (von Hand hinzugefügte Standorte tragen die Kennzeichnung „Manuell").

Positionen und Tags

Die Abschnitte „Positionen" und „Tags" erscheinen, sobald ein Hauptstandort gewählt ist. Klicken Sie auf das Plus-Symbol neben der Überschrift, um das Fenster „Positionen zuweisen" oder „Tags zuweisen" zu öffnen — markieren Sie die Einträge in der Liste (mehrere möglich) und speichern Sie. Im Fenster können Sie über die Schaltfläche „Hinzufügen" auch eine neue Position oder einen neuen Tag anlegen.

Die gewählten Elemente erscheinen als farbige Labels; entfernen lassen sie sich über das Kreuz. Positionen haben eine Farbe (mit Punkt), Tags nicht. Zuweisen können Sie nur Positionen und Tags, die am Hauptstandort der Person verfügbar sind — definiert werden sie im Standort, siehe Positionen und Tags in Standorten verwalten.

Dauerhaftes Löschen

Ganz unten im Profil erscheint — nur bei archivierten Personen und nur für Organisationsadministrator und Berater — der Abschnitt „Dauerhaftes Löschen" mit der Schaltfläche „Dauerhaft löschen" (Bestätigung durch Gedrückthalten). Der Vorgang ist unumkehrbar und entfernt alle Daten der Person. Beschrieben wird er in Mitarbeitende archivieren, wiederherstellen und dauerhaft löschen.

Aktualisiert am: 10/08/2026