Der Status zeigt, in welchem Stadium sich das Konto einer Person befindet: ob sie sich anmelden darf, ob sie eine Lizenz belegt und ob sie sich einplanen lässt. Den Status sehen Sie in der Spalte „Status" der Teamliste und im Mitarbeiterprofil; einen Teil der Status setzen Sie von Hand, einen anderen vergibt das System im Verlauf der Einladung.

Die fünf Status

Das System unterscheidet fünf Status. Jeder hat auf der Liste seine eigene Farbe:

• Inaktiv (orange) — die Person gehört zum Team, kann sich aber nicht anmelden. Sie ist trotzdem planbar (Sie legen Schichten für sie an) und belegt eine Lizenz. Das ist ein vollwertiger Status, nicht bloß ein „Zustand vor der Einladung".
• Eingeladen (blau) — die System-Einladung wurde verschickt, das Konto ist noch nicht aktiviert.
• Ausstehend (orange) — das Konto wartet darauf, dass die Person die Aktivierung abschließt.
• Aktiv (grün) — das Konto ist aktiviert, die Person kann sich anmelden.
• Archiviert (rot) — die Person wurde aus dem Team entfernt: auf den Listen ausgeblendet, gibt die Lizenz frei. Umkehrbar — sie lässt sich wiederherstellen.

Manuelle und systemseitige Status

Nicht jeden Status setzen Sie selbst. Im Mitarbeiterprofil (Reiter „Persönliche Daten") lässt das Feld „Status" nur drei Werte zu: Inaktiv, Aktiv und Archiviert (plus den aktuellen Status der Person).

Eingeladen und Ausstehend sind systemseitige Status — sie entstehen automatisch im Verlauf von Einladung und Aktivierung und lassen sich nicht von Hand wählen. Im Feld „Status" sehen Sie sie nur dann, wenn die Person diesen Status gerade hat.

„Aktiv" setzt eine vorherige Kontoaktivierung voraus

Die Option „Aktiv" lässt sich nicht setzen, solange das Konto nicht aktiviert ist (kein Passwort und keine E-Mail-Adresse hinterlegt). Der Eintrag ist dann in der Liste zwar sichtbar, aber gesperrt, mit dem Zusatz „Erfordert vorher die Aktivierung des Kontos."

Inaktiv und Archiviert — der Unterschied bei den Lizenzen

Beide Status bedeuten, dass keine Anmeldung möglich ist, ihre Folgen unterscheiden sich aber:

• Inaktiv — die Person gehört weiter zum Team, ist auf den Listen sichtbar, lässt sich einplanen und belegt weiterhin eine kostenpflichtige Lizenz. Nutzen Sie ihn, wenn Sie den Zugang zur App entziehen möchten, ohne jemanden aus dem Team zu nehmen — die Person lässt sich später erneut einladen.
• Archiviert — das ist Offboarding: die Person verschwindet von den Listen, wird nicht mehr eingeplant und gibt die Lizenz frei. Der Vorgang ist umkehrbar (die Wiederherstellung setzt eine freie Lizenz voraus).

Ändern Sie die E-Mail-Adresse einer Person, wechselt ihr Status automatisch auf Inaktiv (das Konto muss unter der neuen Adresse erneut aktiviert werden). Das System fragt diese Änderung zur Bestätigung ab.

Die Historie der Statusänderungen

Neben dem Feld „Status" im Profil steht ein Historiensymbol („Benutzerverlauf anzeigen"). Es öffnet ein Fenster mit einer chronologischen Aufstellung der Statusänderungen — wer sie wann vorgenommen hat. Das hilft festzustellen, an welcher Stelle die Kontoaktivierung hängen geblieben ist.

Ob eine archivierte Person weiterhin eine kostenpflichtige Lizenz belegt, erklärt Belegen archivierte Mitarbeitende kostenpflichtige Lizenzen?.

Aktualisiert am: 10/08/2026