Mitarbeitende hinzuzufügen bedeutet, Teammitglieder von Hand in die Organisation einzutragen — einzeln, wenn Sie Rolle und Standorte gleich festlegen möchten, oder als Gruppe, wenn Sie schnell mehrere Konten an einem Standort anlegen. Die hinzugefügten Personen landen auf der Teamliste, Sie können sie einplanen und ihnen optional sofort Einladungen zur Anmeldung schicken.

Eine einzelne Person hinzufügen

Nutzen Sie diesen Weg, wenn Sie gleich eine bestimmte Rolle vergeben und den Haupt- sowie zusätzliche Standorte zuweisen möchten.

1. Wechseln Sie in den Reiter „Team".
2. Klicken Sie oben rechts auf „Mitarbeiter hinzufügen".
3. Füllen Sie das Formular aus:

• „Vorname" und „Nachname" — Pflichtfelder (bis 30 Zeichen).
• „Hauptstandort" — Pflichtfeld; der primäre Arbeitsort.
• „Zusätzlicher Standort" — optional, mehrere möglich. Das Feld bleibt inaktiv, solange kein Hauptstandort gewählt ist.
• „Telefonnummer" — nur erforderlich, wenn Sie „Einladung in die App senden" ankreuzen.
• „E-Mail-Adresse" — wird laufend geprüft (Format und Existenz der Domain); erforderlich, wenn Sie „Einladung ins System senden" ankreuzen.
• „Zugriffslevel" — die Rolle in der Organisation; standardmäßig auf „Mitarbeitende Person" gesetzt. Die Liste zeigt nur die Rollen, die Sie mit Ihren Rechten vergeben dürfen (Rollenbeschreibungen: Zugriffslevel und Benutzerrollen).

4. Kreuzen Sie unten links optional die Einladungen an — siehe Abschnitt „Einladungen beim Hinzufügen".
5. Klicken Sie auf „Speichern". Die Person erscheint auf der Teamliste.

Eine Gruppe von Mitarbeitenden hinzufügen

Nutzen Sie diesen Weg, wenn Sie schnell mehrere Konten an einem Standort anlegen. Alle so hinzugefügten Personen erhalten die Standardrolle „Mitarbeitende Person" — Rolle und zusätzliche Standorte legen Sie später im jeweiligen Profil fest.

1. Klicken Sie im Reiter „Team" auf den Pfeil neben „Mitarbeiter hinzufügen" und wählen Sie „Mitarbeitergruppe hinzufügen".
2. Wählen Sie den „Standort" — einen gemeinsamen für die gesamte Gruppe.
3. Füllen Sie für jede Person „Vorname", „Nachname", „Telefonnummer" und „E-Mail-Adresse" aus.
4. Klicken Sie auf „Nächste Person hinzufügen", um eine weitere Zeile anzulegen. Die Schaltfläche wird erst aktiv, wenn die aktuelle Zeile vollständig ist (Vorname, Nachname sowie E-Mail und Telefon, falls die aktivierten Einladungen sie verlangen).

5. Kreuzen Sie unten links optional die Einladungen an.
6. Klicken Sie auf „Hinzufügen". Die Personen landen auf der Liste, zugeordnet zum gewählten Standort.

Einladungen beim Hinzufügen

Am unteren Rand beider Fenster stehen zwei Kontrollkästchen — beide standardmäßig leer:

• „Einladung ins System senden" — verschickt eine Einladung per E-Mail (Anmeldung im Browser). Das Aktivieren setzt eine E-Mail-Adresse voraus.
• „Einladung in die App senden" — verschickt eine Einladung per SMS in die mobile App. Das Aktivieren setzt eine Telefonnummer voraus.

Sie müssen die Einladungen nicht sofort verschicken — Sie können Personen anlegen und später einladen. Die vollständige Beschreibung der Einladungs- und Aktivierungswege finden Sie in Einladungen versenden und das Konto aktivieren.

Aktualisiert am: 10/08/2026