Einen Dienstplan zu erstellen muss keine Tage dauern und nicht in ständigen Korrekturen enden. Dieser Artikel ist ein Wegweiser: Er zeigt, wie Sie Konto und Team vorbereiten und mit welcher Methode Sie die Schichten im Werkzeug Arbeitsdienstplan am schnellsten verteilen (Sie öffnen es über die linke Symbolleiste, Kalendersymbol). Wählen Sie den Weg, der zu Ihrem Unternehmen passt, oder kombinieren Sie mehrere.

Bevor Sie zu planen beginnen

Ein gut eingerichtetes Konto und Team sind die Grundlage. Ohne sie lässt sich kaum ein sinnvoller Plan erstellen, und das System überwacht nicht alle Regeln so, wie es sollte.

1. Überlegen Sie, wie Sie mit dem Dienstplan arbeiten möchten: alle in einer Ansicht sehen oder die Besetzung auf Standorte oder Abteilungen aufteilen. Davon hängt die Struktur im System ab — und damit der Plan überhaupt erscheint, legen Sie zuerst die Standorte an. Mehr in der Kategorie Standorte.
2. Fügen Sie Personen hinzu und setzen Sie deren Beschäftigungsbedingungen (Vertragsart, Beschäftigungsumfang, Limits). So liest das System die arbeitsrechtlichen Vorschriften korrekt und zählt die Stunden richtig. Das Thema behandeln wir in der Kategorie Team verwalten.

Wenn Sie gerade erst beginnen, lernen Sie zuerst die Grundlagen des Dienstplans kennen:

• [Erste Schritte im Werkzeug Dienstplan](Pierwsze kroki w narzędziu Grafik)
• [Eine einfache Schicht im Dienstplan – anlegen und verwalten](Tworzenie i zarządzanie zmianą)

Methoden für schnelles Planen

Ist das Konto bereit, müssen Sie nicht jede Schicht von Hand eintragen. Wählen Sie die Methode, die zu Ihrem Unternehmen passt:

• Fester, wiederkehrender Dienstplan — Woche für Woche ähnliche Schichten. Am schnellsten kopieren Sie die Vorwoche oder laden eine gespeicherte Vorlage: [Dienstplan kopieren und Vorlagen](Kopiowanie i szablony grafiku).
• Fester Bedarf, wechselnde Verfügbarkeit — Sie haben eine Besetzungsvorlage, möchten aber, dass das System die Personen unter Berücksichtigung der Verfügbarkeit selbst wählt: [Automatischer Dienstplan auf Basis von Vorlagen](Automatischer Dienstplan auf Basis von Vorlagen).
• Schichten ohne zugewiesene Person — Sie legen zuerst das „Gerüst" der Besetzung als nicht zugewiesene Schichten an und verteilen sie dann automatisch: [Automatischer Dienstplan aus nicht zugewiesenen Schichten](Automatischer Dienstplan aus nicht zugewiesenen Schichten).
• Besetzung nach Aufkommen / Umsatz — sind Metriken aktiv, errechnet das System die nötige Besetzung aus der Bedarfsprognose: Automatischer Dienstplan auf Basis des Bedarfs.

Was automatische Planung bringt

Automatische Methoden entlasten im Alltag am spürbarsten:

• Sie sparen Zeit — der Plan entsteht in Augenblicken, nicht in Tagen,
• das Arbeitsrecht überwacht das System — es fängt Verstöße für Sie ab,
• das System zählt die geplanten Stunden selbst, gleich ob jemand voll, halbtags oder auf Werkvertrag arbeitet,
• beim Verteilen der Schichten und in den Zusammenfassungen berücksichtigt es Urlaube und Abwesenheiten,
• es hilft, Fehler zu vermeiden — es lässt etwa nicht zu, einer Person zwei Schichten zur selben Zeit zu geben,
• weniger Stress und weniger Korrekturen in letzter Minute.

Unsicher, welche Methode bei Ihnen passt? Melden Sie sich — Ihre Kundenbetreuung hilft bei der Wahl und erstellt bei Bedarf gemeinsam mit Ihnen den ersten Dienstplan in Proplanum.

Aktualisiert am: 07/08/2026