Kennen Sie die Grundlagen der Planung, können Sie die automatische Dienstplanerstellung nutzen — sie beschleunigt die Arbeit, beachtet arbeitsrechtliche Regeln und hilft, die Besetzung schneller zu erstellen. Proplanum bietet mehrere Methoden; dieser Artikel beschreibt die Methode aus nicht zugewiesenen Schichten: Zuerst bereiten Sie ein Paket von Schichten ohne zugeordnete Person vor, danach verteilt das System sie auf die Mitarbeitenden.

So funktioniert es

Damit das System einen Plan erstellen kann, braucht es eine Grundlage — die Information, welche Schichten entstehen sollen, auf welchen Positionen und zu welchen Zeiten. Ein leerer Plan sagt dem System nichts. Deshalb bereiten Sie zuerst ein Paket nicht zugewiesener Schichten vor (oder laden es aus einer Vorlage) und starten dann die Erstellung, die diese Schichten konkreten Personen zuweist.

Schritt 1: Ein Paket nicht zugewiesener Schichten vorbereiten

Planen Sie die Schichten so, wie der Plan am Ende aussehen soll, aber ohne Auswahl einer Person. Jede solche Schicht landet in der Zeile „Nicht zugewiesen" oben im Dienstplan.

1. Klicken Sie in ein leeres Feld in der Zeile „Nicht zugewiesen" und dem gewünschten Tag.
2. Setzen Sie im Fenster „Neue Schicht" die Position und die Arbeitszeit (Beginn, Ende, mögliche Pausen) — ohne Person.
3. Wiederholen Sie das für alle zu besetzenden Schichten.

Statt das Paket jedes Mal neu anzulegen, können Sie es einmal als Vorlage speichern und für weitere Zeiträume laden.

Schritt 2: Die Erstellung starten

1. Öffnen Sie rechts in der Werkzeugleiste das Menü „Erstellen" und wählen Sie „Nicht zugewiesene Schichten verteilen".
2. Es öffnet sich das Fenster „Konfiguration der automatischen Planung". Setzen Sie die Bedingungen (Beschreibung unten).
3. Klicken Sie auf „Erstellung starten".

Im Konfigurationsfenster haben Sie:

• Erstellungsmodus — Sparsam (schneller) oder Optimal (wählt die Besetzung genauer).
• Einschränkungen — unter anderem „Stundenlimit nicht überschreiten" (das System weist nicht mehr Stunden zu, als Limits und Arbeitsrecht erlauben), „Nichtverfügbarkeit beachten" (überspringt als nicht verfügbar gemeldete Termine), „Mehrere Schichten pro Tag zulassen".
• Prioritätspräferenzen — Kacheln, die angeben, was am meisten zählt (etwa Minimale Kosten, Rotation, Verfügbarkeit priorisieren).
• Präferenzbalance — ein Regler, der die gewählten Prioritäten gewichtet.

Nach kurzer Zeit schlägt das System einen Dienstplan als Entwurf vor und verteilt die Schichten unter Berücksichtigung unter anderem des Arbeitsrechts, der Positionen und Qualifikationen sowie von Urlauben und Abwesenheiten.

Was, wenn ein Teil der Schichten unzugewiesen bleibt

Bleibt nach der Erstellung etwas in der Zeile „Nicht zugewiesen" übrig, hat das System keine Möglichkeit gefunden, diese Schichten zu besetzen. Die häufigsten Ursachen:

• arbeitsrechtliche Einschränkungen,
• Beschäftigungsumfang oder Arbeitsmodus der betreffenden Personen,
• zu wenige verfügbare Personen (etwa in der Urlaubssaison).

Sie können dann:

• die Schicht von Hand zuweisen — darüberfahren, auf Bearbeiten klicken und eine Person wählen,
• die Schicht löschen, wenn sie nicht gebraucht wird.

Schritt 3: Den Dienstplan veröffentlichen

Ein erstellter Plan ist ein Vorschlag im Entwurf — Sie können ihn weiter bearbeiten. Ist er fertig, klicken Sie oben rechts auf „Veröffentlichen"; in Klammern sehen Sie die Zahl nicht veröffentlichter Schichten. Personen mit aktivem Konto erhalten eine Benachrichtigung in der mobilen App und per E-Mail.

Die automatische Erstellung beschleunigt die Planung wirklich, nehmen Sie sich zu Beginn aber einen Moment, um zu verstehen, wie das System die Schichten verteilt. Sie können mehrfach erstellen und nachbessern, bis das Ergebnis stimmt. Die übrigen Methoden finden Sie unter [Planung mit Vorlagen](Automatischer Dienstplan auf Basis von Vorlagen) und Bedarfsbasierte Planung.

Aktualisiert am: 07/08/2026