Witaj w Proplanum!

Jako Doradca monitorujesz i kontrolujesz jakość pracy we wszystkich lokalizacjach. Pomagasz administratorom tworzyć zespół i lokalizacje firmy w Proplanum. Wspierasz menedżerów w prowadzeniu efektywnej działalności zgodnie z planem. Odpowiadasz za rozliczanie ewidencji czasu pracy pracowników oraz ich wynagrodzenia. Masz dostęp do wniosków pracowników i możesz kontrolować ich statusy, limity dni wolnych oraz nieobecności.

Dodatkowo masz dostęp do informacji rozliczeniowych swojej organizacji w zakresie korzystania z Proplanum, co pozwala na szybkie pobieranie faktur i wgląd w rozliczenia.

Zapraszamy do zapoznania się z krótkim poradnikiem, aby lepiej poznać system i narzędzia, z których będziesz korzystać.

Dołącz do organizacji w Proplanum

Zostałeś zaproszony do korzystania z Proplanum. Wykonaj poniższe kroki, aby dołączyć do zespołu. Kliknij w poszczególne punkty, aby znaleźć wskazówki jak to zrobić:

Pobierz Proplanum - możesz korzystać z Proplanum zarówno za pomocą przeglądarki internetowej, jak i aplikacji mobilnej.
Dołącz do swojej organizacji - co zrobić dalej, jeśli Twój pracodawca wysłał Ci zaproszenie.
Konfiguracja profilu - skonfiguruj swoje dane w profilu oraz ustaw sposób otrzymywania powiadomień w systemie - zapoznaj się z artykułem Zarządzanie powiadomieniami w Proplanum Edycji danych profilowych na swoim koncie, mogą dokonać także Twoi pracownicy, w ten sam sposób.

W dalszej części artykułu znajdziesz wskazówki oraz propozycje szczegółowych artykułów na temat poszczególnych narzędzi.

Narzędzia w Proplanum

Jako Doradca masz do dyspozycji narzędzia, które ułatwią kontrolę i zarządzanie czasem pracy i kadrą oraz usprawnią komunikację wewnątrzfirmową:

Pulpit - centralny widok na kluczowe obszary zarządzania zespołem.
Grafik - podgląd w zaplanowane grafiki pracy w lokalizacjach oraz statystyki.
Ewidencja - monitorowanie ewidencji czasu pracy pracowników oraz generowanie eksportów.
Wnioski - dostęp do wszystkich wniosków pracowników, ich limitów i statusów.
Zadania - wgląd w listę zadań zespołu.
Zespół - dostęp do listy i edycji danych pracowników oraz możliwość dodawania nowych użytkowników.
Lokalizacje - wgląd w listę i edycję lokalizacji oraz dodawanie nowych.
Licencje - wgląd informacje rozliczeniowe i faktury.

Rada: Po zalogowaniu do konta pojawi się samouczek, który przeprowadzi Cię przez system i poszczególne narzędzia, ułatwiając poznanie jego funkcji.

Przegląd pulpitu

Pulpit Doradcy daje centralny widok na kluczowe wskaźniki operacyjne w różnych lokalizacjach. Możesz dostosować wyświetlaną lokalizację, wybierając ją z rozwijanego menu po prawej stronie.

Grafik Pracy

Moduł ten daje ci podgląd na opublikowane zmiany w grafikach pracy dla pracowników, we wszystkich lokalizacjach firmy. Lewy pasek narzędzi pozwala na dostosowanie grafiku. Przeskakuj między lokalizacjami, widokami i datami, filtruj i sortuj, aby grafik był jak najbardziej czytelny. Możesz wyświetlać zaplanowane zmiany, wnioski urlopowe lub dostępności pracowników.

Ewidencja Czasu Pracy

W zakładce Ewidencja możesz dokładnie monitorować czas pracy swoich pracowników. Masz podgląd do godzin pracy, nieobecności i nadgodzin pracowników, a także związane z nimi koszty. Korzystaj z opcji filtrowania, aby selektywnie przeglądać dane według dat, statusu, lokalizacji czy pracownika. Kliknij w wybranego pracownika aby wyświetlić jego ewidencję. Każdy dzień pracy jest dokładnie rejestrowany. Kliknij w poszczególne wpisy, aby wyświetlić szczegółowe informacje dotyczące czasu pracy.


W zakładce Eksporty łatwo wygenerujesz i pobierzesz zestawienia oraz eksporty danych czasu pracy. Ułatwiają one proces rozliczeń w programach kadrowo-księgowych oraz głębszą analizę danych. Możesz wybrać konkretny program kadrowy, do którego chcesz przesłać dane, lub pobrać uniwersalną ewidencję z systemu w formacie XLS lub CSV. Zapraszamy do przeczytania artykułu Eksporty.


Jako Doradca masz również uprawnienia do konfiguracji ustawień ewidencji czasu pracy pracowników w poszczególnych lokalizacjach. Dzięki temu możesz wspierać administratora organizacji w konfigurowaniu ustawień RCP (Rejestracja Czasu Pracy) w firmie. Wybierz sposób rejestracji czasu pracy swoich pracowników – więcej informacji znajdziesz w artykule Rodzaje rejestrowania czasu pracy . Zdecyduj również, czy chcesz, aby pracownicy potwierdzali swoją lokalizację GPS przy rejestracji RCP - informacje znajdziesz w System RCP a lokalizacja GPS.
Ustal ustawienia systemu RCP – szczegółowe informacje na ten temat znajdziesz w dedykowanych artykułach dotyczących konfiguracji ustawień:

Ustalenie tolerancji godzin pracy
Konfigurowanie rodzajów przerw
Ustawienia nadgodzin
Alerty czasu pracy

Wnioski

W tej sekcji znajdziesz informacje dotyczące składanych wniosków o nieobecności pracowników, w tym wniosków urlopowych, delegacji i dyspozycyjności. Z głównej listy wniosków szybko reaguj na nagłe sytuacje: kontroluj, sprawdzaj historię każdego wniosku czy nawet drukuj potrzebne dokumenty. Zapoznaj się z artykułem Kto może złożyć wniosek urlopowy?, aby poznać uprawnienia użytkowników w tym narzędziu.
Możliwość podglądu złożonych wniosków, ich statusów oraz dostępnych limitów usprawnia kadrom rozliczanie dni urlopowych pracowników i pomaga kontrolować te limity. Więcej informacji o opcjach wniosków znajdziesz w artykule Kto może akceptować wnioski?.

Kalendarz to Twoje okno na świat dostępności zespołu. Zbiorowy widok pokazuje kto, kiedy i jak długo jest dostępny, a także umożliwia przegląd dostępności indywidualnych pracowników. Więcej na temat składanej dyspozycyjności przez pracowników znajdziesz tutaj.

Manager Zadań

Te narzędzie umożliwia efektywne monitorowanie pracy i obowiązków przypisanych pracownikom. Możesz filtrować zadania na podstawie lokalizacji, pracowników oraz zakresu dat. Śledź postępy zadań i podzadań. Każde z nich jest wyraźnie oznaczone, dzięki czemu na pierwszy rzut oka widzisz stan realizacji i procent ukończenia. To pozwala na szybkie znalezienie konkretnych zadań i lepsze zarządzanie priorytetami. W artykule Co to są zadania? znajdziesz szczegółowe informacje o narzędziu.

O rodzajach i tworzeniu zadań przeczytasz tutaj.

Zespół pracowników

Rola Doradcy w Proplanum została stworzona, aby wspierać Administratora Organizacji w tworzeniu struktury firmy i zespołu w Proplanum. Pomagaj administratorowi w budowaniu zespołu, dodając pracowników za pomocą różnych metod.

Ważne: Dobrze określona struktura organizacyjna firmy to centrum dowodzenia Twoją załogą. Artykuł Określenie struktury organizacyjnej firmy został przygotowany, aby pomóc kadrze zarządzającej stworzyć zespół w Proplanum.

Jako Doradca masz uprawnienia do dodawania i edytowania członków zespołu w systemie. Sekcja "Zespół" umożliwia efektywne tworzenie i zarządzanie kadrą. Co znajdziesz w tym narzędziu i co możesz zrobić?

Dodawaj nowych członków zespołu - Dodawanie członków zespołu

Pamiętaj: Aby szybko dodać nowych użytkowników, nawet w dużej liczbie, skorzystaj z opcji importu danych. Stworzyliśmy oddzielny artykuł pt. "Import pracowników do systemu" , który przeprowadzi Cię przez poszczególne kroki tej metody.

Przeglądaj i zarządzaj informacjami o pracownikach: zapoznaj się z dedykowanymi artykułami: "Poziomy dostępów użytkowników w Proplanum", "Archiwizowanie i przywracanie członków zespołu",

Jako Doradca możesz zostać zobowiązany przez Administratora Organizacji do zarządzania ustawieniami pracowników, w tym ich uprawnieniami do korzystania z różnych narzędzi oraz warunkami zatrudnienia. Aby ułatwić Ci te zadania, przygotowaliśmy kilka artykułów dotyczących poszczególnych ustawień.
Ustawienia danych personalnych pracownika
Ustawienia o grafiku pracy i RCP pracownika
Ustawienie regularnych godzin pracy członka zespołu
Konfigurowanie szczegółów zatrudnienia członka zespołu
Ustawienia stawek i wynagrodzeń

Zarządzanie Lokalizacjami

Ta sekcja umożliwia efektywne tworzenie i zarządzanie lokalizacjami firmy. Możesz przeglądać istniejące lokalizacje, tworzyć nowe, konfigurować ich ustawienia oraz przypisywać pracowników. W szybki sposób możesz utworzyć nową lokalizację, wybrać aktywne w niej stanowiska i przypisać pierwszych pracowników. Artykuł "Tworzenie i zarządzanie lokalizacjami" zawiera wskazówki jak możesz to zrobić.

Po wybraniu konkretnej lokalizacji dostaniesz dostęp do jej ustawień – od planowania harmonogramów po systemy rejestrowania czasu pracy. Wszystko uporządkowane i wyjaśnione, aby zarządzanie było proste i intuicyjne. Wskazówki o konfigurowaniu ustawień znajdziesz w kategorii Lokalizacje lub w poszczególnych artykułach:
Ustawienia danych podstawowych lokalizacji
Zarządzanie stanowiskami i tagami w lokalizacjach
Ustawienia ogólne lokalizacji
Ustawienia planowania w lokalizacji
Ustawienia godzin pracy w lokalizacji

Licencje

Ta sekcja daje podgląd w licencje i rozliczenia w systemie. Znajdziesz tu informacje o aktualnych warunkach licencji, historii transakcji, szczegółach planów oraz płatnościach - zapoznaj się z dedykowanym artykułem "Gdzie znaleźć informacje rozliczeniowe". Dostępna jest także lista faktur z opcją ich pobrania - szczegółowe informacje znajdziesz w artykule "Jak uzyskać fakturę w aplikacji"

Aktualizowane na: 08/08/2024