Proplanum erlaubt es, Anträge auf Urlaub und andere Abwesenheiten ohne Papierdokumente zu verwalten — Sie definieren eigene Antragsarten, deren Limits und die Art der Berechnung. Nachstehend zeigen wir, wie Sie sie anlegen und konfigurieren.

Anträge anlegen

1. Öffnen Sie die Unternehmenseinstellungen (Zahnradsymbol in der linken Leiste) und wählen Sie links im Menü „Anträge".
2. Klicken Sie oben rechts auf „Antrag hinzufügen".

3. Wählen Sie die Antragsart: Urlaub, Krankmeldung, Dienstreise oder Sonstiges.
4. Füllen Sie das Formular aus. Es gliedert sich in drei Abschnitte:

Grunddaten

• Name des Antrags und Abkürzung,
• Typ — Bezahlt oder Unbezahlt.

Regeln

• „Notiz durch die mitarbeitende Person erlauben",
• „Anhang durch die mitarbeitende Person erlauben",
• „Urlaub erfordert Genehmigung",
• „Volle Tagesnorm (ohne Beschäftigungsumfang)" — unten beschrieben.

Limit

• „Limitiert" — nach dem Aktivieren erscheinen die Felder: „Anzahl der Tage", „Wirkt sich auf das Erholungsurlaubslimit aus" und „Zurücksetzen zum neuen Jahr".

5. Klicken Sie auf „Speichern" — die neue Antragsart erscheint in der Liste.

Volle Tagesnorm (ohne Beschäftigungsumfang)

Diese Einstellung entscheidet, wie viele Stunden ein Tag ohne geplante Schicht im Dienstplan verbraucht. Fehlt der Tag im Dienstplan, weiß das System nicht, ob es sich um einen Arbeitstag handelt — die Checkbox sagt ihm, wie ein solcher Tag zu zählen ist. Sie finden sie im Abschnitt „Regeln" des Antragsformulars.

• Deaktiviert (Standard) — der Tag zählt als Tagesnorm mal Beschäftigungsumfang. Eine Halbtagskraft verbraucht 4 Stunden je Antragstag.
• Aktiviert — der Tag zählt als volle Tagesnorm (8 Stunden), unabhängig vom Beschäftigungsumfang.

Aktivieren Sie diese Option nur, wenn Teilzeitkräfte volle Arbeitstage leisten — etwa drei Tage pro Woche zu 8 Stunden statt fünf Tage zu 4 Stunden.

Die Einstellung ist eine Eigenschaft der Antragsart und gilt daher für alle Personen, denen diese Art zugewiesen ist. Kommen im Unternehmen beide Teilzeitmodelle vor, legen Sie zwei Antragsarten an und weisen sie den passenden Personen zu.

Limit zum neuen Jahr zurücksetzen

Das Feld „Zurücksetzen zum neuen Jahr" erscheint bei limitierten Anträgen und entscheidet, was zum Jahreswechsel mit dem Limit geschieht:

• Keine — unverändert lassen — das Limit bleibt, wie es ist.
• Übertrag — zum neuen Limit addieren — nicht genutzte Tage gehen ins neue Jahr über und werden zum neuen Kontingent addiert.
• Zurücksetzen — volles Jahreslimit — das Limit kehrt auf das volle Jahreskontingent zurück (nicht genutzte Tage verfallen).

Anträge einsehen und ändern

Alle Antragsarten sehen Sie unter Unternehmenseinstellungen → „Anträge": Name, Abkürzung, ob limitiert, Jahreskontingent und Art des Zurücksetzens. Die Bearbeitung öffnen Sie über das Menü (drei Punkte) rechts in der Zeile. Das Bearbeitungsfenster hat dieselben drei Abschnitte wie das Formular zum Hinzufügen.

Berechnung der Limits freier Tage

Wie das verbrauchte Limit freier Tage berechnet wird, passen Sie an das Arbeitsmodell an. Es gibt zwei Modi:

1. Limit standardmäßig als 8 h abziehen — ein Antragstag = 8 Stunden (1 Antragstag = 1 Arbeitstag).
2. Limit stundenweise nach Dienstplan abziehen — nach der Genehmigung summiert das System die Längen der Schichten aus dem veröffentlichten Dienstplan, die der Antrag überlappt, und zieht diese Stundenzahl vom Limit ab. Ist an einem Tag keine Schicht geplant, greift die oben beschriebene Regel „Volle Tagesnorm". Beispiel: Eine Schicht von 12 h verbraucht 1,5 Tage Limit (12 h = 8 h + 4 h).

Den Modus ändern Sie unter „Standorte" → Standort bearbeiten → Register „Allgemein", Abschnitt „Anträge":

Aktivieren Sie „Limit stundenweise nach Dienstplan abziehen" und klicken Sie auf „Speichern".

Nutzen

• Automatisierung — Schluss mit dem Ausfüllen und Bearbeiten von Anträgen von Hand.
• Individualisierung — Sie legen eigene Antragsarten nach Bedarf des Unternehmens an.
• Einfache Verwaltung — die Parameter ändern Sie in wenigen Klicks.

Aktualisiert am: 07/08/2026