Belegen archivierte Mitarbeitende kostenpflichtige Lizenzen?

Kurz: nein. Die Archivierung gibt einen kostenpflichtigen Platz (eine Lizenz) frei — eine archivierte Person zählt nicht zu den belegten Plätzen, und den frei gewordenen Platz können Sie sofort für jemand Neues nutzen, ohne Zusatzkosten.

Was nach der Archivierung mit der Lizenz geschieht

Sobald Sie den Status auf „Archiviert" setzen, wird der Platz unmittelbar frei — die Person verschwindet aus der Teamliste und belastet das Kontingent der erworbenen Plätze nicht mehr. Sie können den Platz sofort jemand Neuem zuweisen. Die Daten der archivierten Person bleiben erhalten, der Vorgang ist also umkehrbar.

Wie Sie eine Person archivieren, wiederherstellen oder dauerhaft löschen, beschreiben wir in Mitarbeitende archivieren, wiederherstellen und dauerhaft löschen.

Der Status „Inaktiv" ist nicht dasselbe wie „Archiviert"

Das ist das häufigste Missverständnis. Eine Lizenz gibt allein die Archivierung frei:

• Inaktiv — vollwertiges Teammitglied ohne Anmeldemöglichkeit (etwa noch nicht eingeladen oder mit entzogenem Zugang). Die Person bleibt planbar und belegt weiterhin einen Platz.
• Archiviert — aus dem Team entfernte Person (Offboarding). Gibt den Platz frei, verschwindet aus den Listen, und der Vorgang lässt sich rückgängig machen.

Mehr zur Bedeutung jedes Status finden Sie in Die Status von Mitarbeitenden und ihre Bedeutung.

Wiederherstellung und freie Lizenzen

Da die Archivierung den Platz frei gemacht hat, setzt die Wiederherstellung einer archivierten Person einen freien Platz voraus. Sind alle Plätze belegt, geben Sie zuerst einen frei (indem Sie jemand anderen archivieren) oder kaufen Sie zusätzliche — erst dann lässt sich der Status „Aktiv" setzen.

Aktualisiert am: 10/08/2026