Wenn Sie wirklich kontrollieren möchten, wie viel Ihr Team tatsächlich gearbeitet hat — wer sich verspätet, wer früher geht und wo die Abweichungen vom Plan liegen — ist die Zeiterfassung genau dafür da. Mit ihr rechnen Sie nach tatsächlicher Arbeitszeit ab, vergleichen sie mit dem Dienstplan, sehen die Unterschiede und laden am Monatsende einen fertigen Bericht mit der Stundensumme herunter — schnell und ohne Rechnen von Hand. Nachstehend gehen Sie die Inbetriebnahme Schritt für Schritt durch: von der Wahl der Stempelmethode über das Aktivieren am Standort und bei den Personen bis zur Veröffentlichung des Dienstplans.

Die Methode der Arbeitszeiterfassung wählen

Bevor Sie die Zeiterfassung aktivieren, entscheiden Sie, wie die Arbeitszeit „gestempelt" werden soll. Sie können eine Methode wählen oder mehrere kombinieren.

KIOSK (PIN)

Sollen sich Mitarbeitende am KIOSK mit einem PIN-Code anmelden, müssen Sie nicht einmal deren Konten aktivieren. Es genügt, die PIN-Codes weiterzugeben — die fertige Liste laden Sie aus den Exporten herunter.

1. Wählen Sie in der oberen Werkzeugleiste „Zeiterfassung" und anschließend „Exporte".
2. Öffnen Sie das Register „Mitarbeitende" und laden Sie „Erfassung der Mitarbeiterdaten" als Excel-Datei herunter — sie enthält auch die PIN-Codes.

Als Führungskraft können Sie auch einen neuen PIN-Code erzeugen. Das geht im Register Team beim Bearbeiten der Person — im Register „Einstellungen".

KIOSK (QR-Codes)

Sollen sich Mitarbeitende an einem Firmentablet oder -telefon per QR-Code anmelden, brauchen sie aktive Konten. Sie hinterlegen die E-Mail-Adresse in Proplanum, senden eine Einladung, und das System erledigt den Rest. Wie Sie Personen hinzufügen und einladen, lesen Sie im Artikel [Einladungen versenden und Konto aktivieren](Wysyłanie zaproszeń i aktywacja konta).

Mobile App

Soll die Arbeitszeit am Telefon erfasst werden, laden Sie die Personen ebenfalls ein und aktivieren diese Methode in den Standorteinstellungen. Öffnen Sie Standorte → Standort bearbeiten → Register „Arbeitszeiterfassung" und aktivieren Sie „Zeiterfassung in der mobilen App". Danach wird direkt am Telefon gestempelt.

Browser (im Namen einer Person)

Vergisst jemand zu stempeln, kann der Standortmanager oder der Organisationsadministrator die Arbeitszeit aus der Erfassung heraus in dessen Namen starten — über die Schaltfläche „Schicht starten". Einzelheiten finden Sie im Artikel [Jemand hat vergessen zu stempeln — kann ich das übernehmen?](Jemand hat vergessen zu stempeln — kann ich das übernehmen?).

Konten aktivieren — wozu?

Aktive Konten sind schlicht bequem für Sie und für das Team. Die Mitarbeitenden sehen Dienstplan und Änderungen im System, und Sie müssen nicht:

• bei jeder Veröffentlichung oder Änderung mitten im Monat alle anrufen oder anschreiben — das System versendet die Benachrichtigungen für Sie,
• Urlaube und Dienstplanwünsche von Hand einsammeln und eintragen — die Personen stellen sie selbst, und Sie sehen es direkt im Dienstplan,
• ständig Anrufe entgegennehmen, wer wann frei möchte — es wird ein Antrag gestellt, den Sie nur genehmigen oder ablehnen.

Zeiterfassung am Standort aktivieren

Die Zeiterfassung aktivieren Sie für jeden Standort einzeln. Das ist der Hauptschalter — ohne ihn greifen die übrigen Erfassungseinstellungen nicht.

1. Öffnen Sie das Register „Standorte" und wählen Sie den Standort, an dem Sie die Zeiterfassung starten möchten. Klicken Sie auf Bearbeiten (drei Punkte rechts).
2. Wechseln Sie links in das Register „Arbeitszeiterfassung" und aktivieren Sie den Schalter „RCP".

Im selben Register finden Sie weitere Einstellungen der Arbeitszeiterfassung (unter anderem Zeitrundungen, Verspätungstoleranz, GPS-Standortprüfung und automatische Genehmigung von Einträgen).

Zeiterfassung bei einer Person aktivieren

Nach der Aktivierung am Standort entscheiden Sie, wer im Team Arbeitszeit erfassen soll und wer nicht. Personen ohne Zeiterfassung erhalten Einträge gemäß Dienstplan.

1. Öffnen Sie das Register Team und bearbeiten Sie die betreffende Person.
2. Öffnen Sie links das Register „Einstellungen" und aktivieren Sie „Zeiterfassung verpflichtend".
3. Klicken Sie auf „Speichern" (Schaltfläche oben rechts).

Dienstplan veröffentlichen

Die Zeiterfassung wirkt am besten zusammen mit einem geplanten Dienstplan — dann haben Sie den klaren Vergleich: Plan gegen Wirklichkeit. Planen Sie die Schichten im Werkzeug Dienstplan und veröffentlichen Sie ihn, bevor Sie mit der Erfassung beginnen. Wie Sie Schichten anlegen, lesen Sie im Artikel [Eine einfache Schicht im Dienstplan – anlegen und verwalten](Tworzenie i zarządzanie zmianą).

Nach der Veröffentlichung erscheinen die Einträge der tatsächlichen Arbeitszeit unter Zeiterfassung → Erfassung. Dort sehen Sie den laufenden Tag und prüfen, wer im Dienst ist, wer sich verspätet hat und wer planmäßig arbeitet. Mehr zur Erfassung und zur Verwaltung von Einträgen finden Sie im Artikel [Arbeitszeiterfassung – erste Schritte](Arbeitszeiterfassung – erste Schritte), zur Abrechnung im Artikel Exporte.

Aktualisiert am: 07/08/2026