Arbeitszeiterfassung – erste Schritte
In Proplanum verfolgen und verwalten Sie die Arbeitszeit des gesamten Teams an einer Stelle — in der Zeiterfassung. Die Mitarbeitenden erfassen ihre Stunden auf verschiedenen Wegen, Sie überwachen die Einträge, korrigieren sie und exportieren sie in die Lohnabrechnung. Dieser Artikel zeigt, wie Sie sich in der Erfassung zurechtfinden: wo Sie hingehen, was die Spalten und Status bedeuten und wie Sie die Daten filtern.
Der Artikel richtet sich an Führungskräfte — Manager, Standortmanager und Organisationsadministrator, die die Arbeitszeit des Teams kontrollieren und abrechnen.
Die Erfassung öffnen
Die Erfassung ist die Hauptansicht, in der Sie alle erfassten Arbeitszeiteinträge eines Zeitraums sehen.
- Melden Sie sich im Browser an — das Haupt-Dashboard der Anwendung erscheint.
- Wählen Sie in der oberen Leiste „Zeiterfassung" und anschließend „Erfassung".
- Im Hauptfenster erscheint die Liste der Einträge des gewählten Zeitraums.
Filtern und Zusammenfassung
Über der Liste finden Sie die Filterleiste. Sie können die Einträge schnell auf einen Zeitraum, bestimmte Personen, Standorte und Status eingrenzen.
Im oberen Teil des Werkzeugs sehen Sie die Zusammenfassung des Zeitraums: Stundensumme, Abwesenheitszeit, Überstunden und Kosten.
Tabellenspalten
Jede Zeile der Erfassung beschreibt einen Arbeitszeiteintrag. Die Tabelle enthält die Spalten:
- Name — die Person, die der Eintrag betrifft.
- Datum — der Tag der Zeiterfassung.
- Position — die Position, auf der an diesem Tag gearbeitet wurde (einer Person lassen sich mehrere zuweisen — siehe [Dienstplan-, Zeiterfassungs- und Gruppeneinstellungen einer Person konfigurieren](Konfigurowanie ustawień grafiku, RCP i grupy pracownika)).
- Standort — der Ort der Erfassung:
- Bestätigt — passend zum Betriebsstandort und zur eingestellten GPS-Reichweite,
- Keiner — kein Standort ermittelt,
- Anderer — ein anderer als der betriebliche Standort.
- Arbeitszeit — geplante und tatsächliche Arbeitszeit. Fehlt die geplante Zeit, handelt es sich um eine nicht zugewiesene, außerhalb des Dienstplans erfasste Schicht.
- Zeithinweise — Unterschiede zwischen Plan und Ausführung: Verspätungen, früheres Gehen, zusätzliche Stunden.
- Status — siehe unten.
Status der Einträge
Der Status sagt, ob ein Eintrag abrechnungsreif ist. Ein Eintrag kann folgenden Status haben:
- Genehmigt — von einer berechtigten Person oder automatisch vom System bestätigt, wenn er zum Plan passt.
- Ausstehend — wartet auf die Entscheidung der Führungskraft.
- Abgelehnt — von einer berechtigten Person abgelehnt.
- Abwesenheit — eine markierte Abwesenheit von der Schicht.
- In Arbeit — die Schicht läuft (die Person arbeitet gerade).
Aktionen an Einträgen
Einträge bearbeiten Sie einzeln oder in Gruppen. Nach dem Markieren von Zeilen stehen oben die Massenaktionen zur Verfügung: „Genehmigen", „Ablehnen", „Ausstehend" und „An Plan angleichen". In einer einzelnen Zeile finden Sie die Schaltflächen Annehmen (grün) und Ablehnen (rot), Bearbeiten sowie ein Menü (drei Punkte) mit den Optionen „Abwesenheit markieren", „Historie", „Details" und „Beenden".
Die Korrektur eines Eintrags (Bearbeiten von tatsächlicher Arbeitszeit, Pausen, Status) nehmen Sie im Bearbeitungsfenster vor. Die vollständige Anleitung zum Genehmigen, Ablehnen und Korrigieren finden Sie im Artikel [Arbeitszeit korrigieren und genehmigen](Arbeitszeit korrigieren und genehmigen).
Eine Schicht im Namen einer Person beginnen
Hat jemand nicht selbst gestempelt, können Sie die Arbeitszeit manuell starten. Die Schaltfläche „Schicht starten" finden Sie oben rechts in der Erfassung. Im Fenster geben Sie Standort, Person, optional den PIN und die Uhrzeit an. Ist keine Schicht geplant, erscheint ein zweiter Schritt mit der Auswahl der Position (nicht zugewiesene Schicht).
Die Zeiterfassung in der mobilen App
Auch in der mobilen App haben Sie Einblick in die Zeiterfassung Ihrer Mitarbeitenden — als Manager, Standortmanager oder Organisationsadministrator.
Nach der Anmeldung sehen Sie auf dem Haupt-Dashboard eine Zusammenfassung der Team-Erfassung, darunter die Zahl der anwesenden, abwesenden und verspäteten Personen.
Wählen Sie im Menü das Symbol „Dienstplan" und wechseln Sie dann in das Register „Zeiterfassung", um die vollständige Arbeitszeiterfassung der gewählten Tage zu sehen.
Die Daten filtern Sie über die Schaltfläche oben rechts.
Nach Auswahl eines Eintrags sehen Sie in einem neuen Fenster dessen Details und ändern den Status.
Die übrigen Artikel im Bereich Zeiterfassung beschreiben die weiteren Funktionen des Werkzeugs — von der Konfiguration bis zu den Exporten.
Aktualisiert am: 07/08/2026
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