Eine offene Schicht ist eine Schicht ohne zugewiesene Person, die Sie in einen gemeinsamen Pool stellen. Statt der Reihe nach nach Freiwilligen zu fragen, veröffentlichen Sie den freien Termin, und berechtigte Mitarbeitende melden sich selbst — wer zuerst kommt, mahlt zuerst. Sie können die Schicht jederzeit auch einer bestimmten Person zuweisen. Den Pool verwalten Organisationsadministrator, Berater, Standortmanager und Manager.

Vorbereitung: Funktion am Standort einschalten

Offene Schichten gelten je Standort einzeln und sind standardmäßig aus. Schalten Sie sie im Standort-Editor ein, im Register „Arbeitszeiten”, im Abschnitt „Tausch und Abgabe von Schichten” — Schalter „Offene Schichten”.

Wo Sie den Pool finden

Im Dienstplan erscheint direkt unter der Zeile „Nicht zugewiesen” die Zeile „Offene Schichten”. Unter dem Namen sehen Sie einen Zähler: die Anzahl offener Schichten im aktuellen Zeitraum und die Summe ihrer Stunden.

Die Zeile sehen Vorgesetzte, die den Pool verwalten, und Mitarbeitende, die Schichten übernehmen dürfen. Mitarbeitende haben dort keine Aktion außer dem Übernehmen.

Offene Schicht anlegen

1. Klicken Sie am gewünschten Tag auf eine leere Zelle in der Zeile „Offene Schichten”.
2. Es öffnet sich das Fenster „Neue Schicht” mit dem Feld „Mitarbeiter” auf „Offene Schicht”.
3. Füllen Sie Uhrzeiten, Position sowie eventuelle Tags und Pausen aus. Mit den Pfeilen am Zähler unten legen Sie fest, wie viele gleiche Schichten auf einmal entstehen.
4. Wählen Sie bei „Freigeben für” die Option Alle Berechtigten oder klicken Sie auf „Ändern” und wählen Sie einzelne Personen.
5. Klicken Sie auf „Speichern”.

Pool veröffentlichen

Das Veröffentlichen stellt die Schicht in den Pool und benachrichtigt die berechtigten Mitarbeitenden. Die Sammelaktionen liegen im Menü (Drei-Punkte-Symbol) neben dem Zeilennamen:

• „Alle veröffentlichen” — veröffentlicht alle Entwürfe des aktuellen Zeitraums und benachrichtigt die Mitarbeitenden.
• „Veröffentlichung zurücknehmen” — nimmt veröffentlichte Schichten aus dem Pool. Sie werden wieder zu Entwürfen, die Mitarbeitenden erhalten keine Benachrichtigung.
• „Alle löschen” — entfernt alle offenen Schichten des Zeitraums.

Wer eine Schicht übernehmen darf

Eine offene Schicht erreicht nur Mitarbeitende, die sie wirklich übernehmen können. Eine Person muss gleichzeitig:

• im Dienstplan aktiv sein,
• zu diesem Standort gehören (als Haupt- oder Zusatzstandort),
• im Dienstplan dieses Standorts nicht ausgeblendet sein,
• die auf der Schicht angegebene Position haben.

Haben Sie beim Anlegen einzelne Personen gewählt, sehen nur diese die Schicht. Eine Überschneidung mit einer anderen Schicht oder mit Urlaub blockiert die Übernahme nicht, die Person erhält aber eine Warnung und muss sie bestätigen. Die Schicht bekommt, wer zuerst klickt — die übrigen sehen die Meldung, dass sie schon vergeben ist.

Zuweisen, bearbeiten und löschen

Beim Überfahren einer Kachel erscheinen drei Aktionen für Vorgesetzte:

• Person zuweisen — öffnet die Liste der für diese Schicht berechtigten Mitarbeitenden, sortiert nach Passung. Die gewählte Person bekommt die Schicht, ohne auf Freiwillige zu warten.
• Schicht bearbeiten — ändert Uhrzeiten, Position oder Pausen.
• Löschen — nimmt die Schicht aus dem Pool. Sind mehrere gleiche Schichten zu einer Kachel mit Zähler gruppiert, wählen Sie, ob eine oder alle gelöscht werden.

Meldungen außerhalb des Dienstplans prüfen

Alle Meldungen rund um die Weitergabe von Schichten sammelt das Register „Tausch und Abgabe von Schichten” im Modul „Anträge”. Der Filter „Typ” grenzt die Liste auf reine offene Schichten ein; über Status, Standort, Mitarbeitende und Zeitraum finden Sie eine konkrete Meldung.

Geplante Schicht in eine offene umwandeln

Sie müssen eine Schicht nicht löschen, um sie an den Pool zu geben. Es gibt zwei Wege:

• im Menü der geplanten Schichtkachel „Zu offener Schicht” wählen,
• oder die Schicht öffnen und das Feld „Mitarbeiter” auf „Offene Schicht” setzen.

In beiden Fällen wird die Person abgelöst, und die Schicht wandert als veröffentlichungsbereiter Entwurf in die Pool-Zeile.

Aktualisiert am: 13/08/2026