Im Register „Arbeitszeiten” legen Sie fest, wie Proplanum an einem Standort Überstunden und Nachtarbeit berechnet — und ob Mitarbeitende Schichten tauschen, abgeben und offene Schichten übernehmen dürfen. Alle Einstellungen gelten nur für diesen einen Standort; an anderen Standorten können andere Werte gelten.

Das Register bearbeiten die Rollen Organisationsadministrator, Berater und Standortmanager.

Das Register Arbeitszeiten öffnen

1. Öffnen Sie in der oberen Leiste das Register „Standorte”.
2. Klicken Sie beim gewünschten Standort in der Zeile auf das Stift-Symbol („Standort bearbeiten”) oder auf das Drei-Punkte-Menü.
3. Wählen Sie links „Arbeitszeiten”.

Überstunden

Der Abschnitt legt fest, ab welchen Schwellen Stunden als Überstunden gelten und wie sie abgerechnet werden.

• „Überstunden täglich berechnen” — nach dem Aktivieren tragen Sie im Feld „Stundenzahl” die Tagesschwelle ein (Standard 8 Std.). Danach zählt jede weitere Stunde des Tages als Überstunde. Das Feld ist nur bei aktivierter Option bearbeitbar.
• „Doppelte Überstunden täglich berechnen” — eine zweite, höhere Tagesschwelle. Darüber zählen Überstunden doppelt. Der Wert muss höher sein als die Schwelle der täglichen Überstunden.
• „Einträge außerhalb des Dienstplans als Überstunden zählen” — ein Zeiteintrag ohne geplante Schicht wird direkt nach dem Ende als Überstunde markiert, ohne manuellen Schritt. Gilt nur für Arbeitsverhältnisse. Die Option bleibt ausgegraut, bis Sie im Register „Zeiterfassung” die „Zeiterfassung außerhalb der Schicht” einschalten — ohne sie entstehen gar keine ungeplanten Einträge.
• „Automatischer Überstundenausgleich” — Überstunden decken die zum Plan fehlenden Stunden 1:1, ohne Zuschlag, innerhalb des Ausgleichszeitraums aus den Einstellungen der Organisation.
• „Abrechnungszeitraum für Überstunden” — eine Liste, die festlegt, wie Überstunden über der Wochennorm gezählt werden. Wöchentlich — einzeln pro Woche, ohne Mitarbeitende im äquivalenten Arbeitssystem. Abrechnungszeitraum — zusammen am Ende des Abrechnungszeitraums aus den Planungseinstellungen, für alle, auch im äquivalenten System. Aus — keine Berechnung.

Nachtzeit

Hier legen Sie fest, in welchen Stunden die Nachtzeit liegt und wovon der Zuschlag für diese Stunden berechnet wird. Der Zuschlag selbst beträgt 20% und ist fest.

• „Beginn der Nachtzeit” — die Startstunde, wählbar aus vollen Stunden von 20:00 bis Mitternacht.
• „Ende der Nachtzeit” — die Endstunde, wählbar aus vollen Stunden von 4:00 bis 8:00. Bei der Auswahl sehen Sie die Länge des gesamten Nachtfensters.
• „Nachtzuschlag nach Mindestlohn” — aktiviert wird der Zuschlag vom Mindestlohn berechnet, deaktiviert vom Stundenlohn der Mitarbeitenden.

Tausch und Abgabe von Schichten

Der letzte Abschnitt des Registers schaltet drei unabhängige Mechanismen frei, mit denen Mitarbeitende Schichten untereinander weitergeben. Jeder hat einen eigenen Schalter; Tausch und Abgabe haben zusätzlich eine eigene Option für die Manager-Freigabe.

• „Schichttausch” — Mitarbeitende schlagen einer Kollegin oder einem Kollegen einen 1:1-Tausch vor. Beide Schichten müssen zum selben Standort gehören, und keine darf schon laufen oder innerhalb der nächsten Stunde beginnen.
• „Tausch braucht Manager-Freigabe” — nach der Zustimmung der Gegenseite wartet der Tausch noch auf den Manager. Ist die Option aus, wechseln die Schichten sofort nach dieser Zustimmung den Besitzer.
• „Offene Schichten” — schaltet den Pool freier Schichten frei. Die Planung stellt eine Schicht ohne zugewiesene Person ein, und wer möchte, übernimmt sie — wer zuerst kommt, mahlt zuerst.
• „Schichtabgabe” — Mitarbeitende geben ihre Schicht an den offenen Pool ab, ohne jemanden zu nennen. Die Option wird erst aktiv, wenn offene Schichten eingeschaltet sind, denn eine abgegebene Schicht landet genau in diesem Pool.
• „Abgabe braucht Manager-Freigabe” — eine abgegebene Schicht erscheint erst nach der Zustimmung des Managers im Pool. Ohne diese Option landet sie sofort dort.

Wo Mitarbeitende diese Funktionen sehen

Die aktivierten Mechanismen erscheinen in der mobilen App — Mitarbeitende stellen den Antrag über den Bildschirm ihrer Schicht, Vorgesetzte entscheiden in der Entscheidungsliste. Im Browser sammelt das Register „Tausch und Abgabe von Schichten” im Modul „Anträge” alle Meldungen, und offene Schichten stehen in einer eigenen Zeile des Dienstplans.

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Aktualisiert am: 13/08/2026