Mit Beschäftigungsvorlagen bereiten Sie einmal einen fertigen Satz von Arbeitsbedingungen und verfügbaren Anträgen vor und weisen ihn anschließend vielen Personen im Bulk zu. So bringen Sie das Team schneller und mit weniger Fehlern an den Start — Sie können mehrere Varianten anlegen, etwa je eine für Vollzeit, Teilzeit, Auftrag oder B2B.

So legen Sie eine Beschäftigungsvorlage an

1. Klicken Sie im Menü links auf Firmeneinstellungen (Zahnradsymbol unten im Menü).
2. Wählen Sie den Punkt Beschäftigungsvorlagen.
3. Klicken Sie oben rechts auf Beschäftigungsvorlage hinzufügen.
4. Tragen Sie Name und Beschreibung ein, damit der Zweck der Vorlage leicht erkennbar ist.
5. Richten Sie die beiden Abschnitte ein: Beschäftigungsbedingungen und Verfügbare Anträge.
6. Speichern Sie die Vorlage.

Die beiden Abschnitte einer Vorlage

Jeder Abschnitt hat einen eigenen Schalter, der ihn in der Vorlage ein- oder ausschaltet. Soll die Vorlage nur einen davon umfassen, schalten Sie den anderen über den Schalter rechts aus.

Beschäftigungsbedingungen

In diesem Teil legen Sie die wichtigsten Arbeitsparameter fest:

• Vertragstyp — wählen Sie: Anstellungsvertrag (mit Stellenanteil), Auftrag oder B2B-Vertrag.
• Nachtzeit — legen Sie Beginn und Ende der Nachtzeit fest.
• Stundenlimit — die höchste Stundenzahl, die eine Person im Abrechnungszeitraum eingeplant haben darf. Haben Sie ein festes Limit (etwa 160 Std. im Monat), tragen Sie es hier ein; das System achtet dann auf die Stunden und meldet eine Überschreitung.
• Gehaltslimit — der höchste Vergütungsbetrag im Abrechnungszeitraum. Nützlich, wenn Sie ein Budget einhalten möchten. Dafür müssen bei den Personen Vergütungssätze hinterlegt sein.
• Vergütungssätze — legen Sie Sätze fest, die ab einem gewählten Datum gelten. Sie können Sätze in Datumsbereichen definieren und unterschiedlichen Positionen unterschiedliche Sätze zuordnen.

In diesem Abschnitt wählen Sie außerdem das Arbeitszeitsystem aus einer Liste (6 Optionen):

• Standard
• Ausgleich 12 Std.
• Ausgleich 16 Std.
• Ausgleich 24 Std.
• Wochenende
• Durchgehender Betrieb (Brigade)

Dazu kommen Kontrollkästchen:

• Medizinische Norm 7:35 — ankreuzen, wenn die Person den Arbeitszeitnormen für Gesundheitseinrichtungen unterliegt.
• Gleitende Arbeitszeit — erlaubt die Planung zu gleitenden (flexiblen) Zeiten.
• Vorlage setzt den Grad der Behinderung — weiter unten beschrieben.

Der Grad der Behinderung in einer Vorlage

Der Grad der Behinderung senkt die Arbeitszeitnorm, deshalb behandelt die Vorlage ihn vorsichtiger als die übrigen Felder — Sie entscheiden selbst, ob die Vorlage ihn überhaupt verwalten soll.

• Kontrollkästchen aus (Standard) — die Vorlage rührt den bei der Person gespeicherten Grad nicht an. Das Anwenden aktualisiert die übrigen Bedingungen, die Bescheide bleiben unberührt.
• Kontrollkästchen an — Sie wählen einen Wert aus der Liste, und die Vorlage überschreibt den Grad bei jeder Person, der Sie sie zuweisen. Die Wahl „Keiner" bedeutet ein bewusstes Entfernen des Bescheids.

Nach dem Aktivieren bleibt die Liste leer und Sie müssen einen Wert wählen — ohne ihn lässt sich die Vorlage nicht speichern. Mehr zu den Graden selbst und ihrer Wirkung auf die Berechnungen finden Sie in Grad der Behinderung – Fragen und Antworten.

Verfügbare Anträge

In diesem Abschnitt ordnen Sie der Vorlage Anträge zu (etwa Urlaub, Krankmeldung):

1. Kreuzen Sie das Kontrollkästchen beim gewünschten Antrag an (der Eintrag wird blau hervorgehoben).
2. Tragen Sie rechts das Limit (etwa die Zahl der Tage) für diesen Antrag ein.

Wie es mit der Vorlage weitergeht

Nach dem Speichern landet die Vorlage in der Liste und ist einsatzbereit. Das Zuweisen an Personen (im Bulk, samt Gruppen) nehmen Sie im Bereich der Teamverwaltung vor — siehe Team verwalten.

Fragen Sie sich, worin sich eine Vorlage von den individuellen Einstellungen einer Person unterscheidet, hilft Worin unterscheidet sich eine Beschäftigungsvorlage von den Einstellungen einer einzelnen Person?.

Aktualisiert am: 10/08/2026