Import pozwala dodać wielu pracowników naraz z gotowego pliku (.CSV lub .XLSX) zamiast wpisywać każdą osobę ręcznie. To najszybszy sposób na zbudowanie zespołu w nowej organizacji lub dodanie większej grupy osób.

W Proplanum dostępne są trzy rodzaje importu, każdy jako osobna pozycja menu:

• Import uproszczony — szybkie dodanie pracowników z prostego, 7-kolumnowego szablonu.
• Import zaawansowany — pełny edytor z rolami, stanowiskami, tagami, szablonami zatrudnienia i flagami Grafik/RCP (11 kolumn).
• Import urlopów — wczytanie limitów urlopowych dla osób już obecnych w organizacji.

Jak otworzyć import

1. Przejdź do zakładki „Zespół”.
2. W prawym górnym rogu kliknij strzałkę w dół obok przycisku „Dodaj pracownika”.
3. Z rozwiniętego menu wybierz: „Import uproszczony”, „Import zaawansowany” lub „Import urlopów”.

Import uproszczony

To najprostsza ścieżka: pobierasz szablon, wypełniasz podstawowe dane i wgrywasz plik. Wszyscy zaimportowani pracownicy otrzymują domyślnie rolę „Pracownik” — rolę zmienisz później indywidualnie. Okno prowadzi przez 3 kroki („Krok {n} z 3”).

Krok 1 — pobierz i wypełnij szablon

W kroku „Pobierz szablon danych” najedź na przycisk „Pobierz” i wybierz format: .CSV lub .XLSX. Następnie wypełnij plik danymi pracowników. Szablon zawiera kolumny:

• Code — numer porządkowy pracownika.
• First Name — imię.
• Last Name — nazwisko.
• Email — adres e-mail (wymagany tylko, gdy chcesz wysłać zaproszenie do systemu).
• Phone — numer telefonu (wymagany tylko, gdy chcesz wysłać zaproszenie do aplikacji).
• Location — nazwa lokalizacji.
• Location Code — kod lokalizacji odpowiadający nazwie.

Krok 2 — prześlij plik

1. W kroku „Prześlij swój plik z dysku” przeciągnij plik lub kliknij „Wybierz plik”.
2. Pod polem wczytywania możesz zaznaczyć zaproszenia (oba domyślnie wyłączone): „Wyślij zaproszenie do systemu” (e-mail z linkiem aktywacyjnym) oraz „Wyślij zaproszenie do aplikacji” (zaproszenie SMS do aplikacji mobilnej).
3. Kliknij „Importuj”.

Krok 3 — sprawdź błędne wpisy

Jeśli wszystkie dane są poprawne, import kończy się od razu komunikatem o sukcesie. Gdy system wykryje błędy, pojawi się okno „Błędne wpisy” z informacją: „Wykryliśmy problemy z niektórymi danymi. Możesz przejść dalej, ale błędne wpisy nie zostaną dodane.”. Po przejściu dalej zobaczysz tabelę podglądu z kolumnami „Pracownik”, „E-mail”, „Telefon”, „Nazwa lokalizacji”, „Kod lokalizacji” oraz „Błędy”, gdzie błędne wiersze są opisane na czerwono.

Import zaawansowany

Import zaawansowany („Zaawansowany import pracowników”) daje pełną kontrolę nad każdym pracownikiem jeszcze przed dodaniem. Używa szablonu z 11 kolumnami i otwiera pełnoekranowy edytor, w którym ustawisz role, stanowiska, tagi, szablon zatrudnienia oraz flagi Grafik i RCP — grupowo lub osobno dla każdej osoby.

Krok 1 i 2 — szablon i wczytanie pliku

Pobierz szablon (wariant .CSV lub .XLSX dla zaawansowanego) i wgraj wypełniony plik. Kolumny szablonu:

• Code, First Name, Last Name, Email, Phone — dane pracownika (imię i nazwisko są kapitalizowane, e-mail zamieniany na małe litery, telefon PL normalizowany do 9 cyfr).
• Location lub Location Code — lokalizacja główna (po nazwie albo kodzie).
• Additional Location Codes — kody lokalizacji dodatkowych; wiele wartości rozdziel znakiem | lub ;.
• Employment Template — nazwa szablonu zatrudnienia (jedna wartość).
• Tags — nazwy tagów; wiele wartości rozdziel | lub ;.
• Role — Employee / LocationManager / Manager / Advisor (puste = Employee).

Krok 3 — edytor danych

Po wczytaniu pliku otworzy się edytowalna tabela z kolumnami: „Kod”, „Imię”, „Nazwisko”, „Email”, „Telefon”, „Lokalizacja”, „Dod. lokalizacje”, „Stanowiska”, „Szablon”, „Tagi”, „Rola” oraz przełączniki „Grafik” i „RCP”. U góry liczniki: „Gotowych”, „Z błędami” i „Wyłączonych”; zakładki dzielą pracowników według lokalizacji.

Po zaznaczeniu wierszy nad tabelą pojawia się pasek akcji grupowych: „Zmień lokalizację”, „Szablon zatrudnienia”, „Stanowiska”, „Tagi”, „Rola”, „Widoczność”, „Grafik”, „RCP” oraz „Wyłącz z importu” / „Przywróć do importu”.

System na bieżąco sprawdza poprawność danych (brak imienia lub nazwiska, błędny telefon, błędny e-mail) i wykrywa duplikaty adresów e-mail:

• „E-mail już istnieje w organizacji — import tego wiersza nie powiedzie się” — adres jest już używany przez istniejącego pracownika.
• „E-mail powtarza się w tym imporcie — import powiedzie się tylko dla pierwszego wiersza” — ten sam adres wpisano w kilku wierszach pliku.

Jeśli importujesz jako Doradca, pola lokalizacji, stanowisk, szablonu i tagów są wyszarzone (—) — te ustawienia uzupełnisz po imporcie w profilu pracownika.

Krok 4 — podsumowanie i import

Ostatni krok pokazuje, ilu pracowników zostanie dodanych („Zaimportujesz {n} pracowników”) z rozbiciem „Wg lokalizacji” i „Wg ról” oraz listą pomijanych (z błędami lub wyłączonych). W sekcji „Opcje zaproszeń” zaznacz w razie potrzeby „Wyślij zaproszenie do systemu” lub „Wyślij zaproszenie do aplikacji”, a następnie kliknij „Importuj {n} pracowników”.

Import urlopów

Import urlopów („Import urlopów”) to osobny przepływ — nie dodaje nowych pracowników, lecz wczytuje limity urlopowe dla osób już obecnych w organizacji. Szablon zawiera kolumny:

• Numer pracownika — opcjonalny, służy do precyzyjnego dopasowania.
• Imię i Nazwisko — używane, gdy brak numeru pracownika.
• Kod absencji — skrót typu wniosku (np. UW), wymagany.
• Limit roczny — liczba dni przyznanych na rok, wymagany.
• Limit aktualny — opcjonalny; gdy pusty, kopiowany z limitu rocznego.

Pracownik dopasowywany jest najpierw po numerze, a gdy go brak — po imieniu i nazwisku. Przy niejednoznacznym wyniku wybierzesz właściwą osobę z listy w kolejnym kroku.

Powiązane artykuły

• Inne sposoby dodawania zespołu: https://help.proplanum.com/pl/article/dodawanie-czlonkow-zespolu-lz5fu/
• Wysyłanie zaproszeń po imporcie: https://help.proplanum.com/pl/article/jak-wyslac-zaproszenie-do-systemu-jak-aktywowac-pracownika-96ryh6/

Aktualizowane na: 23/06/2026