Proplanum pozwala zarządzać wnioskami o urlop i inne nieobecności bez papierowych dokumentów — definiujesz własne rodzaje wniosków, ich limity i sposób naliczania. Poniżej pokazujemy, jak je utworzyć i skonfigurować.

Tworzenie wniosków

1. Otwórz Ustawienia firmy (ikona koła zębatego w lewym pasku) i z menu po lewej wybierz „Wnioski".
2. Kliknij „Dodaj wniosek" w prawym górnym rogu.

3. Wybierz rodzaj wniosku: Urlop, Zwolnienie, Delegacja lub Inny.
4. Uzupełnij formularz. Jest podzielony na trzy sekcje:

Dane podstawowe

• nazwa wniosku i skrót,
• typ — Płatny lub Bezpłatny.

Zasady

• „Zezwalaj pracownikowi na dodawanie notatki",
• „Zezwalaj pracownikowi na dodawanie załącznika",
• „Urlop wymaga akceptacji",
• „Pełna norma dzienna (bez wymiaru etatu)" — opisana niżej.

Limit

• „Limitowany" — po zaznaczeniu pojawią się pola: „Ilość dni", „Wpływa na limit urlopu wypoczynkowego" oraz „Sposób resetu na nowy rok".

5. Kliknij „Zapisz" — nowy rodzaj wniosku pojawi się na liście.

Pełna norma dzienna (bez wymiaru etatu)

To ustawienie decyduje, ile godzin zużywa dzień bez zaplanowanej zmiany w grafiku. Gdy dnia nie ma w grafiku, system nie wie, czy jest to dla pracownika dzień pracy — checkbox mówi mu, jak taki dzień policzyć. Znajdziesz go w sekcji „Zasady" formularza wniosku.

• Wyłączone (domyślnie) — dzień liczy się jako norma dobowa razy wymiar etatu. Pracownik na pół etatu zużyje 4 godziny za dzień wniosku.
• Włączone — dzień liczy się jako pełna norma dobowa (8 godzin), niezależnie od wymiaru etatu.

Włącz tę opcję tylko wtedy, gdy pracownicy zatrudnieni na część etatu pracują pełne dni robocze — na przykład trzy dni w tygodniu po 8 godzin zamiast pięciu dni po 4 godziny.

Ustawienie jest właściwością rodzaju wniosku, więc obowiązuje wszystkich pracowników, którym ten rodzaj przypisano. Jeśli w firmie występują oba tryby pracy na część etatu, utwórz dwa rodzaje wniosku i przypisz je odpowiednim osobom.

Reset limitu na nowy rok

Pole „Sposób resetu na nowy rok" pojawia się dla wniosków Limitowanych i decyduje, co dzieje się z limitem przy zmianie roku:

• Brak — nie zmieniamy — limit zostaje bez zmian.
• Carryover — dodaj do nowego limitu — niewykorzystane dni przechodzą na nowy rok i sumują się z nową pulą.
• Reset — pełny limit roczny — limit wraca do pełnej rocznej puli (niewykorzystane dni nie są przenoszone).

Podgląd i modyfikacja wniosków

Wszystkie rodzaje wniosków widzisz w Ustawienia firmy → „Wnioski": nazwę, skrót, czy są limitowane, pulę roczną i sposób resetu. Edycję otwierasz przez menu (trzy kropki) po prawej stronie wiersza. Okno edycji ma te same trzy sekcje co formularz dodawania.

Obliczanie limitów dni wolnych

Sposób naliczania wykorzystanego limitu dni wolnych dopasujesz do trybu pracy. Dostępne są dwa tryby:

1. Odliczanie limitu domyślnie jako 8 h — jeden dzień wniosku = 8 godzin (1 dzień wniosku = 1 dzień pracy).
2. Odliczanie limitu w godzinach według grafiku — po akceptacji wniosku system sumuje długości zmian z opublikowanego grafiku, na które nachodzi wniosek, i odejmuje tę liczbę godzin od limitu. Jeśli w danym dniu nie ma zaplanowanej zmiany, stosuje regułę z ustawienia „Pełna norma dzienna" opisanego wyżej. Przykład: zmiana 12 h zużyje 1,5 dnia limitu (12 h = 8 h + 4 h).

Tryb zmienisz w „Lokalizacje" → edycja lokalizacji → zakładka „Ogólne", sekcja „Wnioski":

Zaznacz „Odliczanie limitu w godzinach według grafiku" i kliknij „Zapisz".

Korzyści

• Automatyzacja — koniec z ręcznym wypełnianiem i przetwarzaniem wniosków.
• Personalizacja — tworzysz własne rodzaje wniosków pod potrzeby firmy.
• Łatwe zarządzanie — parametry zmieniasz w kilku kliknięciach.

Aktualizowane na: 27/07/2026