Układanie grafiku nie musi zajmować kilku dni i kończyć się ciągłymi poprawkami. Ten artykuł to drogowskaz: pokazuje, jak przygotować konto i zespół, a potem którą metodą najszybciej rozłożysz zmiany w narzędziu Grafik pracy (otwierasz je z lewego paska ikon, ikona kalendarza). Wybierz sposób, który pasuje do Twojej firmy, lub łącz kilka naraz.

Zanim zaczniesz planować

Dobrze ustawione konto i zespół to podstawa. Bez tego trudno ułożyć grafik sensownie, a system nie będzie pilnował wszystkich zasad tak, jak powinien.

1. Zastanów się, jak chcesz pracować z grafikiem: czy widzieć wszystkich w jednym widoku, czy podzielić obsadę na lokalizacje lub działy. Od tego zależy struktura w systemie — a żeby grafik w ogóle się wyświetlił, najpierw utwórz lokalizacje. Więcej w kategorii Lokalizacje.
2. Dodaj pracowników i ustaw im warunki zatrudnienia (rodzaj umowy, wymiar etatu, limity). Dzięki temu system poprawnie interpretuje przepisy Kodeksu pracy i prawidłowo liczy godziny. Temat opisujemy w kategorii Zarządzanie zespołem.

Jeśli dopiero zaczynasz, najpierw poznaj podstawy obsługi grafiku:

• Pierwsze kroki w narzędziu Grafik
• Podstawowa zmiana w grafiku – tworzenie i zarządzanie

Metody szybkiego planowania

Gdy konto jest gotowe, nie musisz wpisywać każdej zmiany ręcznie. Wybierz metodę dopasowaną do tego, jak działa Twoja firma:

• Stały, powtarzalny grafik — co tydzień podobne zmiany. Najszybciej skopiujesz poprzedni tydzień lub wczytasz zapisany szablon: Kopiowanie i szablony grafiku.
• Stałe zapotrzebowanie, różna dostępność — masz szablon obsady, ale chcesz, by system sam dobrał osoby z uwzględnieniem dostępności: Grafik automatyczny na podstawie szablonów.
• Zmiany bez przypisanej osoby — najpierw układasz „szkielet" obsady jako zmiany nieprzypisane, a potem rozdzielasz je między pracowników automatycznie: Grafik automatyczny na podstawie nieprzypisanych zmian.
• Obsada według ruchu / sprzedaży — gdy masz włączone metryki, system wyliczy potrzebną obsadę z prognozy zapotrzebowania: Automatyczny grafik na podstawie zapotrzebowania.

Co zyskujesz na automatycznym planowaniu

Automatyczne metody odciążają najbardziej w codziennej pracy:

• oszczędzasz czas — grafik powstaje w kilka chwil, nie w kilka dni,
• Kodeks pracy pilnuje system — naruszenia przepisów wyłapuje za Ciebie,
• system sam liczy zaplanowane godziny, niezależnie czy ktoś ma etat, pół etatu czy zlecenie,
• przy rozdzielaniu zmian i w podsumowaniach uwzględnia urlopy i nieobecności,
• pomaga unikać błędów — nie pozwoli np. zaplanować jednej osobie dwóch zmian w tym samym czasie,
• mniej stresu i mniej poprawek „na ostatnią chwilę".

Nie masz pewności, która metoda sprawdzi się u Ciebie? Odezwij się do nas — opiekun konta pomoże dobrać sposób planowania, a w razie potrzeby wspólnie ułożycie Twój pierwszy grafik w Proplanum.

Aktualizowane na: 26/06/2026