Jeśli znasz już podstawy planowania w Proplanum, możesz pójść krok dalej i pozwolić systemowi ułożyć obsadę za Ciebie. Generowanie na podstawie szablonów bierze przygotowany wcześniej pakiet zmian i automatycznie przydziela go pracownikom — z uwzględnieniem Kodeksu pracy, stanowisk i nieobecności. To najszybsza metoda tam, gdzie zmiany są stałe lub tylko nieznacznie się zmieniają (np. praca zmianowa w sklepie, powtarzalne godziny).

To jedna z kilku metod automatycznego planowania (pozostałe opisujemy w osobnych artykułach). Tutaj skupiamy się na metodzie opartej o szablon.

Przygotuj szablon zmian

Aby system mógł cokolwiek ułożyć, potrzebuje bazy — wie wtedy, jakie zmiany, na jakich stanowiskach i w jakich godzinach mają się pojawić. Pusty grafik nie daje mu żadnej wskazówki. Dlatego pierwszym krokiem jest przygotowanie pakietu zmian i zapisanie go jako szablon.

Najpierw ułóż docelowy układ ręcznie (przypisany do pracowników albo jako zmiany w wierszu „Nieprzypisane”), a potem zapisz go przez menu „Kopiowanie” → „Zapisz szablon”. Pełną instrukcję tworzenia, zapisywania i wczytywania szablonów znajdziesz w artykule Kopiowanie i szablony grafiku.

Wygeneruj grafik z szablonu

Mając gotowy szablon, możesz uruchomić generowanie.

1. Przełącz okno grafiku na przyszły, nierozpoczęty okres (strzałkami ◄ ► na pasku narzędzi).
2. Z prawej części paska narzędzi wybierz „Generowanie” i kliknij „Planowanie z wykorzystaniem szablonów”.

3. Wskaż na liście szablon, na którym chcesz oprzeć grafik, i kliknij „Dalej”.

4. W oknie „Konfiguracja automatycznego harmonogramu” ustaw, jak system ma układać grafik:

• Tryb generowania — Oszczędnie (szybciej) lub Optymalnie (dokładniej, dłużej).
• Ograniczenia — twarde warunki, np. „Nie przekraczaj limitu godzin”, „Szanuj niedostępność”, „Dopuść wiele zmian dziennie”.
• Preferencje priorytetu — kafelki wskazujące, co jest dla Ciebie najważniejsze (np. Minimalne koszty, Rotacja, Priorytetuj dostępność).
• Balans preferencji — suwak ważący, jak mocno system ma trzymać się wybranych priorytetów.

5. Kliknij „Rozpocznij generowanie”. Po chwili system zaproponuje grafik w wersji roboczej.

Gdy część zmian zostanie nieprzypisana

Jeśli po generowaniu w wierszu „Nieprzypisane” nadal coś zostanie, oznacza to, że system nie znalazł możliwości obsadzenia tych zmian. Najczęstsze przyczyny:

• ograniczenia wynikające z Kodeksu pracy,
• wymiar etatu lub tryb pracy pracowników,
• zbyt mała liczba dostępnych osób (np. sezon urlopowy).

W takiej sytuacji możesz przypisać zmianę ręcznie (najedź na nią → Edytuj → wybierz Pracownika) albo z niej zrezygnować i usunąć ją z grafiku.

Publikacja grafiku

Wygenerowany grafik to wciąż wersja robocza — możesz go dowolnie poprawiać. Gdy obsada jest gotowa, kliknij „Opublikuj” w prawym górnym rogu. Pracownicy z aktywnymi kontami dostaną wtedy powiadomienie w aplikacji mobilnej i mailowo. Szczegóły opisujemy w artykule Publikowanie zmian w grafiku.

Automatyczne generowanie realnie przyspiesza planowanie, ale daj sobie chwilę, żeby się z nim oswoić. Możesz generować grafik kilka razy i łączyć różne szablony, aż wyjdzie najlepiej. Jeśli potrzebujesz pomysłu, jak to poukładać u siebie, odezwij się do swojego opiekuna konta.

Aktualizowane na: 26/06/2026