Stopień niepełnosprawności ustawiasz w profilu pracownika, w zakładce „Godziny pracy" — a Proplanum sam stosuje obniżoną normę czasu pracy. Poniżej zebraliśmy pytania, które najczęściej pojawiają się przy łączeniu orzeczenia z systemami pracy, normą medyczną i wnioskami urlopowymi.

Czym różnią się cztery stopnie?

Z punktu widzenia wyliczeń liczą się tylko dwa progi:

• „Brak" i „Lekki" — normy bez zmian: 8 godzin na dobę, przeciętnie 40 godzin tygodniowo. Stopień lekki odnotowujesz w systemie dla porządku w dokumentacji, ale nie wpływa on na czas pracy.
• „Umiarkowany" i „Znaczny" — obniżona norma: 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo (art. 15 ust. 2 ustawy o rehabilitacji). Oba stopnie działają w systemie identycznie.

Czy obniżona norma działa w systemie równoważnym?

Tak — i to jest najważniejsza różnica wobec normy medycznej. Sufit 7 godzin nakładany jest po regułach systemu pracy, więc obowiązuje również w systemie równoważnym (12h, 16h, 24h), weekendowym i w ruchu ciągłym. Ustawa nie przewiduje dla tych systemów wyjątku, jaki funkcjonuje przy normie medycznej.

Praktycznie oznacza to, że pracownikowi ze stopniem umiarkowanym lub znacznym w systemie równoważnym 12h zaplanowana zmiana dłuższa niż 7 godzin wywoła ostrzeżenie Kodeksu pracy, a godziny ponad 7 wejdą do nadgodzin dobowych.

Co, jeśli pracownik ma jednocześnie normę medyczną 7:35?

Wygrywa norma niższa, czyli 7 godzin z orzeczenia. Norma medyczna to 7 godzin 35 minut, więc przy stopniu umiarkowanym lub znacznym nie ma znaczenia — system i tak policzy 7 godzin na dobę.

Nie musisz nic odznaczać: obie opcje mogą pozostać włączone, a Proplanum wybierze korzystniejszą dla pracownika.

Co z lokalizacją, która ma krótszą dobę niż 7 godzin?

Sufit 7 godzin nigdy nie podnosi doby. Jeśli w ustawieniach wniosków obowiązuje krótsza norma dobowa, na przykład 6 godzin, to wniosek nadal zużyje 6 godzin — a nie 7.

Zasada jest prosta: orzeczenie może dobę wyłącznie obniżyć.

Czy zmiana stopnia przelicza wcześniejsze wnioski?

Nie. Każdy wniosek zapamiętuje normę z dnia złożenia i już jej nie zmienia. Dzięki temu nadanie orzeczenia w trakcie roku:

• nie przelicza wstecz zaakceptowanych urlopów,
• nie zabiera pracownikowi dni z puli, które wykorzystał wcześniej,
• nie zmienia godzin w ewidencji ani w eksportach za zamknięte miesiące.

Obniżona norma obowiązuje od tego momentu w przód — dla wniosków składanych po zapisaniu stopnia.

Skąd wziąć 10 dni dodatkowego urlopu?

Stopień umiarkowany lub znaczny daje prawo do 10 dni dodatkowego urlopu (art. 19 ust. 1 ustawy o rehabilitacji), chyba że pracownik ma już ponad 26 dni z innego tytułu (ust. 2).

Do czego służy data przedłożenia orzeczenia?

Wyłącznie do ewidencji — zapisujesz w niej dzień dostarczenia dokumentu przez pracownika. Pole jest opcjonalne i żadne wyliczenie z niego nie korzysta: obniżona norma działa od chwili zapisania stopnia, niezależnie od tego, czy datę uzupełnisz.

Po zmianie stopnia na „Brak" data czyści się sama, żeby w profilu nie został ślad po nieaktualnym orzeczeniu.

Kto może ustawić stopień?

Zakładkę „Godziny pracy" widzą i edytują wyłącznie Menedżer Lokalizacji, Doradca i Administrator Organizacji. Kierownik ani sam pracownik nie mają do niej dostępu — stopień niepełnosprawności to dane o zdrowiu, objęte szczególną ochroną (art. 9 RODO).

Czy stopień można nadać grupowo?

Tak — przez szablon zatrudnienia. W szablonie włączasz opcję „Szablon ustawia stopień niepełnosprawności" i wybierasz wartość, którą szablon ma nadawać.

Gdzie widać efekt obniżonej normy?

Obniżona norma wchodzi wszędzie tam, gdzie system liczy czas pracy:

• nominał miesiąca — podstawa rozliczenia i stawki godzinowej,
• wnioski urlopowe — przeliczanie dni na godziny,
• nadgodziny — próg dobowy i tygodniowy,
• weryfikacja Kodeksu pracy — ostrzeżenia przy układaniu grafiku,
• ewidencja i eksporty kadrowo-płacowe.

Szczegóły ustawienia opisaliśmy w artykule Ustawianie systemu pracy i norm czasu pracy.

Aktualizowane na: 27/07/2026