W Proplanum chodzi o to, żeby układanie grafików nie było już męczarnią, nad którą siedzisz kilka dni i w kółko poprawiasz. Chcemy, żebyś zrobił to szybko i wygodnie tak, żeby maksymalnie skrócić czas planowania i liczbę poprawek w trakcie miesiąca.

Ważne informacje przed planowaniem grafiku pracy

1. Zanim zaczniesz planować grafik, upewnij się, że masz dobrze ustawione konto i przygotowany zespół. Bez tego trudno ułożyć grafik sensownie, a system nie będzie w stanie pilnować wszystkich zasad tak, jak powinien.

Na początek zastanów się, jak chcesz pracować z grafikiem:

• czy chcesz widzieć wszystkich pracowników w jednym widoku grafiku,
• czy wolisz podział na lokalizacje albo działy.

To ważne, bo od tego zależy, jak ustawisz strukturę w systemie. Żeby grafik dobrze się wyświetlał, najpierw musisz utworzyć lokalizacje. Więcej przeczytasz w Konfigurowanie lokalizacji

2. Kolejny krok to stworzenie zespołu pracowników, dla których będziesz planować pracę. I tu ważna sprawa: ustaw im warunki zatrudnienia, żeby system poprawnie interpretował przepisy Kodeksu pracy. Spokojnie, ten temat jest opisany w osobnym artykule w sekcji Zespół pracowników

Kiedy przejdziesz przez konfigurację konta, możesz zacząć planowanie. Najszybciej robi się to przez automatyczne generowanie grafiku, ale jeśli dopiero zaczynasz, warto najpierw ogarnąć podstawy:

• Pierwsze kroki w narzędziu Grafik
• Podstawowa zmiana w grafiku – tworzenie i zarządzanie

A jeśli już wiesz, jak działa grafik i dodawanie zmian masz opanowane, polecamy przejść do bardziej zaawansowanych metod rozdzielania zmian, bo to naprawdę odciąża w codziennej pracy

Dlaczego warto planować grafik automatycznie?

Korzyści są proste:

• oszczędzasz czas, układasz grafik szybciej,
• Kodeks pracy pilnuje system, a nie Ty,
• system sam liczy zaplanowane godziny (bez znaczenia, czy ktoś ma etat, 1/2 etatu czy zlecenie),
• uwzględnia urlopy i nieobecności przy rozdzielaniu zmian oraz w podsumowaniach godzin,
• pomaga wyłapywać błędy, nie pozwala np. zaplanować dwóch zmian w tym samym czasie u jednej osoby,
• mniej stresu i mniej poprawek „na ostatnią chwilę”.

Przykładowo:

• Jeśli masz regularny tryb pracy i co tydzień podobne zmiany, często wystarczy kopiowanie grafiku albo szablony.
• Jeśli masz stałe zapotrzebowanie na stanowiskach, ale pracownicy mają różną dostępność, dobrze sprawdza się planowanie automatyczne na podstawie szablonów.

Metod jest kilka, możesz je też mieszać i łączyć, tak jak Ci wygodnie. Najważniejsze, żeby to Tobie ułatwiało życie. Poniżej zostawiamy linki do artykułów z automatycznymi metodami planowania:

• Kopiowanie i szablony grafiku
• Grafik automatyczny na podstawie szablonów
• Grafik automatyczny na podstawie nieprzypisanych zmian
• Automatyczny grafik na podstawie zapotrzebowania

Jeśli nie masz pewności, która metoda będzie najlepsza u Ciebie, odezwij się do nas. Wypełnij formularz albo napisz maila, a opiekun konta skontaktuje się z Tobą i razem wybierzecie najlepszy sposób planowania. Jeśli chcesz, możecie też wspólnie ustawić i stworzyć Twój pierwszy grafik w Proplanum

Aktualizowane na: 02/02/2026