Jeśli znasz już podstawy planowania w Proplanum, możesz wejść poziom wyżej i skorzystać z automatycznego generowania grafiku. To naprawdę przyspiesza pracę, pilnuje zasad Kodeksu pracy i pomaga szybciej poukładać obsadę.

W Proplanum jest kilka metod automatycznego planowania (opisujemy je w osobnych artykułach). Tutaj skupiamy się na tej najbardziej zaawansowanej: planowaniu na podstawie zapotrzebowania, czyli danych i metryk (np. sprzedaży, liczby klientów, paragonów).

To temat dość złożony, ponieważ sporo rzeczy dzieje się w tle. Dlatego w tym artykule skupimy się głównie na praktyce: jak zaplanować grafik, kiedy zapotrzebowanie i metryki są już ustawione. Jeśli układasz grafiki jako Kierownik lub Menedżer Lokalizacji, ten materiał jest dla Ciebie.

O co chodzi w planowaniu na podstawie zapotrzebowania?

W tym modelu chodzi o to, żeby obsada była dopasowana do realnych potrzeb w konkretnych godzinach. Zapotrzebowanie może być:

• ustawione ręcznie (liczbowo przez użytkownika),
• albo wyliczane na podstawie metryk wgranych do systemu, np. liczby paragonów, liczby klientów, wartości sprzedaży, liczby paczek na magazynie itp.

Cel jest prosty:

• w godzinach szczytu nie brakuje ludzi,
• a w godzinach spokojniejszych nie płacisz za nadmiarową obsadę.

Krok 1: Zobacz wykresy przed generowaniem

Zanim uruchomisz generowanie, warto sprawdzić, jak wyglądają dane na wykresach. Wejdź w narzędzie Grafik. Z prawego paska wybierz Statystyki → Pokaż wykresy.

Nad każdym dniem zobaczysz wykresy:

• linie pokazują wgrane metryki (np. liczbę paragonów). Jeśli metryk jest kilka, zobaczysz kilka linii,

• pojawi się też linia (np. fioletowa), która pokazuje zapotrzebowanie na liczbę pracowników na danym stanowisku w każdej godzinie. Po najechaniu kursorem zobaczysz szczegóły.

• po lewej stronie zobaczysz podsumowanie dla całego wyświetlanego okresu.

Kiedy już wiesz, co pokazują wykresy, możesz przejść do generowania.

Krok 2: Wybierz tryb generowania

W narzędziu Grafik przejdź do paska narzędzi z prawej strony, wybierz Generowanie i Planowanie na podstawie zapotrzebowania

W generowaniu na podstawie zapotrzebowania masz dwa główne podejścia:

1. Wykorzystanie dostępnych godzin z etatów

Jeśli pracownicy są na etatach, system będzie chciał tak ułożyć zmiany, żeby:

• pokryć zapotrzebowanie,
• i jednocześnie „wyrobić” godziny z etatów.

W praktyce może się zdarzyć, że obsada wyjdzie większa niż zapotrzebowanie, bo etaty trzeba wypełnić godzinami.

2. Minimalizacja roboczogodzin

Jeśli zależy Ci na kosztach, system ułoży możliwie najmniej godzin i najtaniej, ale nadal tak, żeby zapotrzebowanie było pokryte. To dobre podejście m.in. do ograniczania nadgodzin.

Dodatkowo wybierasz, jakie przerwy mają być uwzględnione w generowaniu (płatne/bezpłatne).

6–9 h (włącznie) → min. 15 min,

9–16 h (włącznie) → min. 30 min.

Takie przerwy system automatycznie doda do zmian. Jeśli dodasz też przerwy bezpłatne, to ich czas będzie odejmowany od czasu pracy (po rejestracji).

Na końcu wybierasz, jakie długości zmian system może wykorzystywać (np. 6h, 8h, 12h itd.). Program i tak dobierze to tak, żeby jak najlepiej dopasować zmiany do zapotrzebowania i unikać „nakładek”.

Krok 3: Sprawdź pakiet zmian w „Nieprzypisane zmiany”

Po wybraniu parametrów system przygotuje pakiet zmian i wrzuci go do okna Nieprzypisane zmiany. Zobaczysz łączną liczbę zmian i łączny czas pracy.

Na wykresach pojawią się szare słupki, które pokazują te zmiany:

• jeśli słupki są poniżej linii zapotrzebowania → masz niedobór obsady w tej godzinie,
• jeśli są powyżej → masz więcej ludzi niż wynika z zapotrzebowania.

Na tym etapie zmiany są jeszcze nieprzypisane do konkretnych osób, zrobimy to w to kolejnym kroku.

Krok 4: Przydziel nieprzypisane zmiany pracownikom

1. Z prawego paska wybierz Generowanie i kliknij Przydzielanie nieprzypisanych zmian.

2. W oknie generowania możesz zaznaczyć dodatkowe warunki, np.: nie przekraczaj limitu godzin w okresie rozliczeniowym, szanuj niedostępność pracowników.

Dostępne dodatkowe ustawienia:

• Nie przekraczaj maksymalnej liczby godzin w okresie rozliczeniowym – system nie przydzieli pracownikowi więcej godzin, niż wynika z limitów i zasad Kodeksu pracy dla danego okresu.
• Szanuj niedostępność pracowników – jeśli pracownicy zgłosili niedostępność i chcesz, żeby system ją uwzględniał, włącz tę opcję. Wtedy program nie przydzieli zmian w czasie, gdy pracownik jest niedostępny.
• Priorytetuj dostępność preferowaną przez pracowników – system będzie próbował przydzielać zmiany wtedy, kiedy pracownik zaznaczył, że jest dostępny. To jednak nie zawsze będzie możliwe (np. z powodu przepisów lub braków kadrowych). Dlatego najlepiej, jeśli pracownicy zgłaszają głównie niedostępność, a nie „dostępność”.
• Zezwalaj na wiele zmian w jeden dzień – pozwalasz systemowi przydzielać pracownikowi więcej niż jedną zmianę w ciągu dnia.
• Preferencje dotyczące kosztów – możesz kazać systemowi ignorować koszty przy układaniu grafiku albo starać się je minimalizować.
• Preferencje dotyczące równych godzin – możesz pominąć „równe rozdzielanie” godzin albo włączyć opcję, żeby system w miarę sprawiedliwie rozkładał godziny pracy między pracowników.

1. Kliknij „Rozpocznij generowanie”.

Po chwili system zaproponuje grafik w wersji roboczej, automatycznie rozdzielając zmiany z uwzględnieniem m.in.:

• zasad Kodeksu pracy,
• stanowisk i kompetencji,
• urlopów i nieobecności.

Program przedstawi propozycję grafiku, zostaną zaktualizowane także wykresy na statystykach. Niebieskie słupki oznaczają zmiany przypisane do pracowników.

Co jeśli część zmian zostanie w „Nieprzypisanych”?

Jeśli po generowaniu w oknie Nieprzypisane zmiany nadal coś zostanie, oznacza to, że system nie znalazł możliwości przypisania tych zmian. Najczęstsze przyczyny:

• ograniczenia wynikające z Kodeksu pracy,
• wymiar etatu lub tryb pracy pracowników,
• zbyt mała liczba dostępnych osób (np. sezon urlopowy).

W takiej sytuacji możesz:

• zrezygnować z danej zmiany,
• przypisać ją ręcznie: edytuj zmianę → wybierz pracownika.

Krok 4: Publikacja grafiku

Pamiętaj, że automatyczny grafik to tylko szablon zaproponowany przez system. Cały czas możesz go edytować i zmieniać. Gdy grafik jest gotowy:

1. Kliknij „Opublikuj”.

2. Grafik zostanie oznaczony jako opublikowany (widok „pokoloruje się”).

3. Pracownicy z aktywnymi kontami dostaną powiadomienie w aplikacji mobilnej lub mailowo.

Planowanie na podstawie zapotrzebowania nie tylko przyspiesza układanie grafiku, ale też pomaga lepiej kontrolować koszty (w tym nadgodziny) i dopasować obsadę do ruchu. A to w praktyce oznacza mniej kolejek, sprawniejszą obsługę i często też lepszą sprzedaż.

Aktualizowane na: 02/02/2026