W narzędziu Grafik możesz planować zmiany ręcznie lub korzystać z automatycznych funkcji. Aby przyspieszyć proces planowania, dostępna jest opcja kopiowania grafików. Jest ona przeznaczona dla Kierowników, Menedżerów Lokalizacji oraz Administratorów Organizacji odpowiedzialnych za planowanie pracy zespołu. W dalszej części artykułu znajdziesz szczegóły na temat opcji kopiowania grafików.

Ważne: Pamiętaj, że opcja Kopiowanie działa tylko przy widoku pojedynczej lokalizacji. Z paska narzędzi z lewej strony w okienku Lokalizacje należy wybrać jedną pozycję.


W narzędziu Grafik z paska narzędzi z lewej strony wybierz jedną lokalizację.
Po wybraniu lokalizacji pojawi się przycisk "Kopiowanie" z prawej strony paska narzędzi.



Z rozwijanej listy wybierz metodę kopiowania.

Opcje kopiowania grafiku

Kopiuj grafik

Skopiuj grafik z istniejących na wybrany okres czasu (tydzień lub dwa tygodnie).

W nowym oknie wybierz okres, z którego chcesz skopiować grafik, i okres docelowy.



Pamiętaj: Grafik możesz skopiować tylko na przyszły okres. Nie możesz użyć tej opcji, jeśli dany okres już się rozpoczął. System w takiej sytuacji poinformuje Cię odpowiednim komunikatem



Pomijaj zmiany w przypadku konfliktów - zaznaczona ta opcja oznacza, że jeśli w przyszłym okresie są już zaplanowane nieobecności, zmiany dla danego pracownika zostaną pominięte. Bez zaznaczenia tej opcji, zmiany u pracownika, które nie mogą zostać do niego przypisane w przyszłości (np. ze względu na urlop) trafią do okna „Nieprzypisane zmiany”.

Ważne: Jako przypadki konfliktowe w grafiku, system intepretuje tylko zaakceptowane wnioski i opublikowane zmiany. Oznacza to, że nierozpatrzone wnioski lub nieopublikowane zmiany nie będę interpretowane przez system jako konflikt.


Przykład:
Grafik zaplanowany na okres 08.07 do 14.07.



Chcę skopiować grafik na okres 29.07 - 04.08, bez opcji pomijania konfliktów. Po kliknięciu "Zapisz" pojawi się okno z informacją o liczbie zmian dodanych na przyszły okres, zmian pominiętych oraz liczbie zmian dodanych jako nieprzypisane. W naszym przypadku zostały dodane 3 zmiany do "Zmian nieprzypisanych".

Zmiany dotyczą trzech zmian zaplanowanych dla pracownika Andrzej Wiśniewski z okresu od 9 do 10 lipca

Pracownik w przyszłym okresie jest dwa dni na zwolnieniu lekarskim.

W skopiowanym grafiku na przyszły okres, wszystkie zmiany zostały skopiowane, natomiast trzy zmiany u pracownika Andrzej Wiśniewski, który będzie na zwolnieniu lekarskim, zostały przypisane do zmian nieprzypisanych



Po kliknięciu "Opublikuj" zmiany zostaną zapisane na grafiku, a pracownicy dostaną powiadomienie na swoim koncie.



Pamiętaj: Skopiowane zmiany, które znajdują się w oknie "Nieprzypisane zmiany" możesz przydzielić innym pracownikom. System domyślnie zaproponuje Ci do wyboru dostępne osoby na danym stanowisku.

Zapisz szablon

Zapisz aktualnie zaplanowany grafik jako szablon, aby wykorzystać go na przyszłe okresy.

W nowym oknie dodaj nazwę i opis nowego szablonu. Możesz tworzyć szablony na różne okresy, np. wakacyjne, świąteczne, z uwzględnieniem pracowników dorywczych czy sezonowych. Opisz według własnych preferencji nowy szablon.



Po kliknięciu "Zapisz" nowy szablon zostanie zapisany.

Wczytaj szablon

Wczytaj na wybrany przyszły okres czasu szablon z Twojej utworzonej listy.

Wybierz widok grafiku na przyszły okres czasu, na jaki chcesz wczytać szablon.



Pamiętaj: Szablon możesz wczytać tylko na przyszły, nierozpoczęty okres.

Po wybraniu opcji "Kopiowanie" ➡️ "Wczytaj szablon" w nowym oknie pojawi się lista stworzonych przez Ciebie szablonów.



Z dostępnej listy wybierz rodzaj szablonu, którego chcesz użyć.
Po kliknięciu "Wczytaj" pojawi się rozwijana lista z dostępnymi opcjami:
Wczytaj wszystko
Wczytaj do nieprzypisanych

Wczytaj wszystko

System wczyta grafik pracy identycznie, jak został zapisany w szablonie. Zmiany przypisane do pracowników w szablonie, zostaną na planowany okres przydzielone do pracowników. Natomiast zmiany, które nie mogą zostać przypisane do pracowników, ponieważ występują konflikty, np. pracownik ma zaakceptowany urlop zostaną umieszone w oknie "Nieprzypisane zmiany" w przyszłym okresie.



Ważne: Jeśli u pracownika wniosek nie został zaakceptowany lub zmiana jest zaplanowana, ale nie opublikowana, system nie będzie traktował tego, jako konflikt i wczyta zaplanowane zmiany z szablonu.

Przykład: U pracownika został złożony wniosek o urlop, ale nie został jeszcze rozpatrzony, dlatego system nie traktuje tej sytuacji, jako konflikt. Zmiany z wczytanego szablonu zostały przypisane do danego pracownika.



Po wczytaniu szablonu i dokonaniu ewentualnych korekt zmian, kliknij "Zapisz" w prawym górnym rogu, aby grafik został opublikowany.

Wczytaj do nieprzypisanych

Wszystkie zmiany z zapisanego szablonu (bez różnicy czy były przypisane do pracowników czy do zmian nieprzypisanych) w planowanym grafiku na przyszły okres zostaną umieszone w oknie "Zmiany nieprzypisane".



Wybierz z okna "Nieprzypisane zmiany" zmianę, którą chcesz przydzielić swoim pracownikom. Kliknij drugą ikonę "Edytuj".



W nowym oknie, kliknij w pole Pracownicy, a pojawi się rozwijana lista z pracownikami na danym stanowisku.

Ważne: System domyślnie zaproponuje Ci tylko tych pracowników, którzy spełniają określone kryteria zaplanowanej zmiany (mają przypisane odpowiednie stanowisko).



Po kliknięciu "Zapisz" zmiana zostanie przydzielona do pracownika w wersji roboczej i pojawi się na grafiku.
Kliknij w prawym górnym rogu "Opublikuj", aby zmiany zostały zapisane i pracownicy otrzymali powiadomienie o tym w sowich aplikacjach.

Więcej na temat automatycznych sposobów generowania grafików pracy przeczytasz w kategorii Planowanie grafiku w sekcji "Opcje szybkiego generowania grafików". pracy

Aktualizowane na: 23/07/2024