Jeśli znasz już podstawy planowania grafików w Proplanum, możesz przejść krok dalej i skorzystać z automatycznego generowania grafiku. To rozwiązanie przyspiesza pracę, uwzględnia zasady Kodeksu pracy i pomaga szybciej ułożyć obsadę.

W Proplanum dostępnych jest kilka metod automatycznego generowania grafików (opisane w osobnych artykułach). W tym artykule skupiamy się na metodzie: generowanie na podstawie szablonów.

Generowanie na podstawie szablonów – od czego zacząć?

Aby system mógł automatycznie ułożyć grafik, potrzebuje bazy, czyli informacji jakie zmiany mają się pojawić, na jakich stanowiskach i w jakich godzinach. Jeśli grafik jest pusty i nie ma żadnych zmian, system nie wie, jaki efekt chcesz uzyskać.

Dlatego pierwszym krokiem jest przygotowanie zmian w formie szablonu, które później system będzie mógł automatycznie przypisać do pracowników.

Krok 1: Stwórz bazę zmian i zapisz ją jako szablon

Przykład: masz sklep z pracą dwuzmianową. Wiesz, że potrzebujesz:

• 1 kasjerkę na zmianie rannej i 2 kasjerki na zmianie popołudniowej,
• 1 osobę do obsługi klienta 8:00–16:00 w poniedziałki i piątki,
• 1 doradcę na każdej zmianie,
• zmiany np. 7:00–15:00 i 12:00–20:00.

Najpierw planujesz taki układ ręcznie, a potem zapisujesz go jako szablon.

1. Ułóż swój pierwszy grafik (ręcznie) tak, jak ma wyglądać docelowo. Możesz zmiany przypisać do pracowników lub stworzyć cały pakiet zmian w oknie Nieprzypisane zmiany. Oto propozycja pakietu zmian nieprzypisanych:

Możesz również zmiany przydzielić do pracowników i zapisać je w formie szablonu:

2. Z prawego paska wybierz ikonę „Kopiowanie” i kliknij „Zapisz szablon”.

3. Dodaj nazwę i opis szablonu, żebyś wiedział jakiego pakietu zmian on dotyczy.

4. Zapisz szablon na wybrany okres czasu: tygodniowy, dwutygodniowy, czterotygodniowy.

Krok 2: Automatyczne przypisanie zmian z szablonów do pracowników

1. Przełącz się na przyszły, nierozpoczęty okres.

2. Z prawego paska wybierz „Generowanie” i kliknij „Planowanie z wykorzystaniem szablonów”.

3. Wybierz odpowiedni szablon z listy, na podstawie którego chcesz wygenerować grafik automatyczny.

4. Kliknij dalej
5. W oknie generowania możesz zaznaczyć dodatkowe warunki, np.: nie przekraczaj limitu godzin w okresie rozliczeniowym, szanuj niedostępność pracowników.

Dostępne dodatkowe ustawienia:

• Nie przekraczaj maksymalnej liczby godzin w okresie rozliczeniowym – system nie przydzieli pracownikowi więcej godzin, niż wynika z limitów i zasad Kodeksu pracy dla danego okresu.
• Szanuj niedostępność pracowników – jeśli pracownicy zgłosili niedostępność i chcesz, żeby system ją uwzględniał, włącz tę opcję. Wtedy program nie przydzieli zmian w czasie, gdy pracownik jest niedostępny.
• Priorytetuj dostępność preferowaną przez pracowników – system będzie próbował przydzielać zmiany wtedy, kiedy pracownik zaznaczył, że jest dostępny. To jednak nie zawsze będzie możliwe (np. z powodu przepisów lub braków kadrowych). Dlatego najlepiej, jeśli pracownicy zgłaszają głównie niedostępność, a nie „dostępność”.
• Zezwalaj na wiele zmian w jeden dzień – pozwalasz systemowi przydzielać pracownikowi więcej niż jedną zmianę w ciągu dnia.
• Preferencje dotyczące kosztów – możesz kazać systemowi ignorować koszty przy układaniu grafiku albo starać się je minimalizować.
• Preferencje dotyczące równych godzin – możesz pominąć „równe rozdzielanie” godzin albo włączyć opcję, żeby system w miarę sprawiedliwie rozkładał godziny pracy między pracowników.

6. Kliknij „Rozpocznij generowanie”.

Po chwili system zaproponuje grafik w wersji roboczej, automatycznie rozdzielając zmiany z uwzględnieniem m.in.:

• zasad Kodeksu pracy,
• stanowisk i kompetencji,
• urlopów i nieobecności.

Co jeśli część zmian zostanie w „Nieprzypisanych”?

Jeśli po generowaniu w oknie Nieprzypisane zmiany nadal coś zostanie, oznacza to, że system nie znalazł możliwości przypisania tych zmian. Najczęstsze przyczyny:

• ograniczenia wynikające z Kodeksu pracy,
• wymiar etatu lub tryb pracy pracowników,
• zbyt mała liczba dostępnych osób (np. sezon urlopowy).

W takiej sytuacji możesz:

• zrezygnować z danej zmiany,
• przypisać ją ręcznie: edytuj zmianę → wybierz pracownika.

Krok 3: Publikacja grafiku

Pamiętaj, że automatyczny grafik to tylko szablon zaproponowany przez system. Cały czas możesz go edytować i zmieniać. Gdy grafik jest gotowy:

1. Kliknij „Opublikuj”.

2. Grafik zostanie oznaczony jako opublikowany (widok „pokoloruje się”).

3. Pracownicy z aktywnymi kontami dostaną powiadomienie w aplikacji mobilnej lub mailowo.

Automatyczne generowanie naprawdę przyspiesza planowanie, ale na start trzeba chwilę się z nim oswoić. Warto zrozumieć, jak system rozdziela zmiany i mieć jasność, jak działa Twój zespół oraz jaki efekt chcesz osiągnąć.

Możesz generować grafik na różne sposoby i robić to kilka razy, aż wyjdzie najlepiej. Z czasem wypracujesz swój własny, szybki sposób, trochę metodą prób i poprawek. Możesz też używać kilku szablonów, łączyć je ze sobą albo tworzyć osobne układy pod różne stanowiska.

Jeśli potrzebujesz pomysłu, jak to poukładać u Ciebie, odezwij się do swojego opiekuna konta, a razem dobierzecie najlepsze rozwiązanie. 😊

Aktualizowane na: 28/01/2026