Czym jest struktura firmy?

Struktura firmy to schemat organizacyjny, który pokazuje hierarchię i układ różnych działów, zespołów i ról. Określa, kto jest odpowiedzialny za konkretne zadania i jak przepływa komunikacja w firmie. Dobra struktura pozwala na odpowiedni podział obowiązków i kompetencji oraz segmentację pracowników. Tworzenie hierarchii zapewnia porządek w funkcjonowaniu firmy.

Dlaczego struktura firmy jest ważna?

Jasność i przejrzystość - pomaga w zrozumieniu, kto jest odpowiedzialny za co, co ułatwia zarządzanie.
Lepsze planowanie - umożliwia efektywne planowanie grafików pracy, ponieważ wiesz, jakie role i zasoby są dostępne.
Komunikacja - poprawia przepływ informacji, dzięki czemu wiadomo, do kogo się zwrócić w konkretnych sprawach.
Zarządzanie wydajnością - ułatwia monitorowanie i oceny wydajności pracowników, ponieważ ich role i obowiązki są jasno określone.

Ważne: Dobrze zdefiniowana struktura firmy pozwala na efektywne przypisywanie zadań, planowanie zmian oraz zarządzanie czasem pracy pracowników, co prowadzi do lepszej organizacji i produktywności całego zespołu.

Tworzenie struktury organizacji

Jako Administrator Organizacji, zarządzasz całością operacji, konfiguracją ustawień systemu oraz wsparciem dla wszystkich użytkowników. Jesteś odpowiedzialny za zarządzanie zasobami ludzkimi.

Pamiętaj: Poprawna konfiguracja na początku jest kluczowa, ponieważ jej elementy staną się domyślnymi ustawieniami, które można później modyfikować według potrzeb.

1. Ustawienia firmy

Pierwszym krokiem po stworzeniu konta firmowego jest konfiguracja ustawień firmy. Będą one obowiązywały dla całej Twojej organizacji. Dotyczą one ustawień, takich jak:

Ustawienia ogólne - ustaw dane podstawowe swojej firmy, takie jak nazwa, adres, dane kontaktowe, osoby do kontaktu oraz dane do faktur VAT. Skonfiguruj także globalne ustawienia organizacji, takie jak dzień rozpoczęcia tygodnia pracy, format czasu, kraj, walutę, strefę czasową i format daty.
Stanowiska i tagi - stwórz stanowiska oraz tagi, które będą używane w Twojej firmie.
Wnioski - stwórz i skonfiguruj rodzaje wniosków (np. urlopy, zwolnienia lekarskie), które będą obowiązywały w organizacji, które potem przydzielisz swoim pracownikom. Wskazówki, jak przypisać rodzaje wniosków swoim pracownikom znajdziesz tutaj.
Święta - określ, jakie dni świąteczne będą obowiązywały w Twojej firmie.
Kodeks pracy - określ przepisy kodeksu pracy, które mają obowiązywać w Twojej firmie, co będzie miało znaczenie podczas tworzenia grafików pracy. Wybierz także sposób wysyłania komunikatów dotyczących kodeksu pracy.

Po skończonej konfiguracji ustawień firmy możesz przejść dalej. Kolejnym krokiem będzie stworzenie lokalizacji, jeśli są one w Twojej organizacji.

2. Dodanie lokalizacji

Kolejnym krokiem będzie dodanie lokalizacji w firmie i konfigurowanie ich ustawień.

Pamiętaj: W Proplanum "Lokalizacje" mogą odnosić się do różnych struktur w zależności od specyfiki Twojej firmy. Oto kilka przykładów, jak możesz interpretować lokalizacje:

Różne placówki - na przykład, kilka sklepów w różnych miastach.
Różne działy - na przykład, w sklepie wielkopowierzchniowym podzielonym na działy.
Różne linie produkcyjne - na przykład, w fabryce z wieloma liniami produkcyjnymi.
To, jak zdecydujesz się zinterpretować lokalizacje, zależy od struktury i potrzeb Twojej firmy.

Więcej informacji znajduje się w kategorii "Lokalizacje". O tworzeniu i zarządzaniu lokalizacjami przeczytasz tutaj.

3. Struktura organizacyjna

Trzecim krokiem będzie określenie struktury organizacyjnej. W narzędziu "Zespół" dodasz nowych użytkowników i określisz strukturę i ich rolę w organizacji. Więcej informacji znajdziesz w dalszej części artykułu.

Ważne: Administrator Organizacji, Doradca, oraz Menedżer Lokalizacji mają uprawnienia do dodawania nowych pracowników w systemie Proplanum. Tylko Doradcy i Administratorzy Organizacji mogą dokonywać importu danych pracowników.

Zespół pracowników w Proplanum

Sekcja "Zespół" umożliwia efektywne zarządzanie kadrą. Możesz przeglądać i zarządzać informacjami o pracownikach, dodawać nowych członków zespołu, zatwierdzać wnioski rejestracyjne oraz personalizować ustawienia pracowników.

Lista i profile pracowników

Lista pracowników to centrum dowodzenia Twoją załogą. Możesz filtrować pracowników ze względu na role, lokalizacje lub stanowiska.


Wszystkie informacje o statusie, stanowisku i roli pracowników są tu dostępne. To pomaga zachować odpowiednią organizację i szybki dostęp do potrzebnych informacji.

Dodawanie pracowników

Możesz dodawać nowych członków załogi na różne sposoby – wprowadź ich dane ręcznie, pojedynczo lub grupowo. Więcej na ten temat znajdziesz w artykule Dodawanie członków zespołu.
Jeśli chcesz szybko dodać nawet dużą grupę osób skorzystaj z funkcji importu listy pracowników z pliku .csv lub .xlsx. Przeczytasz o tym więcej w oddzielnym artykule pt. Import pracowników do systemu

Określenie ustawień pracownika

Wybierając pracownika, przejdziesz do personalizacji jego profilu – ustalanie urlopów, warunków zatrudnienia, godzin pracy, zarobków, a także dostępów do grafiku i systemów rejestrujących czas pracy. Wskazówki dotyczące tych ustawień znajdziesz w kategorii "Zespół pracowników" w sekcji "Edytowanie danych członka zespołu".

Role użytkowników w Proplanum

Proplanum umożliwia precyzyjne określenie, jakie funkcje i informacje są dostępne dla poszczególnych członków zespołu. W aplikacji dostępne są różne poziomy dostępu, które definiują uprawnienia użytkowników do określonych funkcji. Dzięki przypisywaniu odpowiednich ról użytkownikom, możesz stworzyć odpowiednią hierarchię w swojej firmie. Pozwala to na efektywne zarządzanie i kontrolę nad tym, kto może wykonywać określone zadania i widzieć konkretne dane.

Pracownik - osoba, która wykonuje codzienne zadania i obowiązki przypisane do stanowiska.
Kierownik - organizuje pracę zespołu, układa harmonogramy, koordynuje działania, jest liderem i pierwszym punktem kontaktu dla pracowników.
Menedżer Lokalizacji - zarządza działalnością, kadrami, wynikami finansowymi, rozwojem i operacjami w przypisanej lokalizacji.
Doradca - monitoruje i kontroluje jakość pracy we wszystkich lokalizacjach, wspiera menedżerów lokalizacji w prowadzeniu efektywnej i zgodnej z planem działalności.
Administrator Organizacji - najwyższa rola w systemie, ma pełny dostęp do wszystkich ustawień, zarządza użytkownikami, zespołem i lokalizacjami, oraz sprawami związanymi z rozliczeniami i licencjami.

Więcej informacji o rolach użytkowników znajdziesz w artykule Poziomy dostępów użytkowników w Proplanum

Aktualizowane na: 08/08/2024