Lập kế hoạch lịch làm việc là một trong những thách thức lớn nhất trong quản lý đội ngũ. Tại Proplanum, chúng tôi cung cấp công cụ hiện đại để tạo và quản lý lịch làm việc, cho phép thêm ca làm việc thủ công cũng như lập kế hoạch tự động thông minh. Trong bài viết này, bạn sẽ tìm thấy hướng dẫn về cách tạo ca làm việc cơ bản trong lịch và cách quản lý nó. Trong các bài viết tiếp theo, bạn sẽ đọc về các cách lập kế hoạch lịch làm việc nhanh hơn.

Nhớ: Mỗi người dùng ứng dụng có thể xem lịch làm việc, nhưng chỉ có Quản lý (chỉ tại địa điểm của họ), Quản lý Địa điểm (tại các địa điểm được chỉ định) và Quản trị viên Tổ chức (cho toàn bộ công ty) mới có quyền sắp xếp, chỉnh sửa và xuất bản lịch làm việc.

Về các bước đầu tiên trong công cụ Lịch, bạn có thể đọc tại đây.

Tạo ca làm việc cơ bản trong Lịch

Sau khi đăng nhập vào tài khoản, từ thanh công cụ chính chọn tab „Lịch”.
Một cửa sổ lịch với lịch làm việc sẽ mở ra, nơi bạn có thể điều chỉnh chế độ xem theo tuần, hai tuần hoặc tháng.
Chọn nhân viên và ngày bạn muốn thêm ca làm việc và nhấp vào ô trống của ca làm việc.



Một cửa sổ với ca làm việc mới sẽ mở ra. Ở bên trái, bạn sẽ thấy một bản tóm tắt ngắn về giờ làm việc và chi phí cho nhân viên đó. Đặt giờ bắt đầu và kết thúc ca làm việc chính xác, xác định vị trí và thẻ nếu cần.


Nhấp vào "Chi tiết nghỉ giải lao" , và bạn cũng có thể lên kế hoạch cho loại nghỉ giải lao (có trả lương/không trả lương) và thời gian nghỉ tính bằng phút, thậm chí đặt giờ bắt đầu nghỉ.



Nhớ: Bạn có thể lên kế hoạch cho nhiều lần nghỉ giải lao cho nhân viên của mình.

Quan trọng: Loại nghỉ mà bạn lên kế hoạch và sau đó được nhân viên ghi lại phụ thuộc vào cài đặt tại địa điểm cụ thể. Bạn có thể đọc về cấu hình cài đặt nghỉ tại địa điểm tại đây.

Nhấn „Lưu”, và ca mới sẽ xuất hiện trong lịch làm việc ở chế độ nháp.



Nhấn vào mũi tên trên nút "Lưu" , và một danh sách thả xuống với các tùy chọn tạo và lưu ca sẽ xuất hiện:



Lặp lại vào ngày mai - ca sẽ được thêm vào ngày đã chọn và ngày tiếp theo.
Lặp lại cho phần còn lại của tuần - ca sẽ được lên kế hoạch cho ngày đã chọn và các ngày còn lại trong tuần.
Lặp lại vào các ngày cụ thể - ca sẽ được thêm vào ngày đã chọn. Chọn các ngày bạn muốn lên kế hoạch cho ca này trong cửa sổ mới.



Sau khi nhấn vào góc trên bên phải "Xuất bản", nhân viên của bạn được bao gồm trong ca sẽ nhận được thông báo về ca đó trên tài khoản của họ. Bạn có thể đọc về việc xuất bản các ca trong lịch làm việc tại đây.

Quản lý ca

Bạn có thể quản lý mỗi ca trong lịch làm việc nhờ vào các chức năng có sẵn như:
Thêm - biểu tượng đầu tiên với dấu cộng cho phép thêm ca mới cho nhân viên vào ngày cụ thể.
Chỉnh sửa - biểu tượng thứ hai - cho phép chỉnh sửa ca cụ thể.
Sao chép - biểu tượng cho phép sao chép ca vào các khoảng thời gian tiếp theo. Nhấn vào nó, ca sẽ bắt đầu nhấp nháy và bạn có thể sao chép nó vào các khoảng thời gian tương lai cho nhân viên đã chọn hoặc cho nhân viên khác, ở cùng vị trí.
Xóa - biểu tượng thùng rác cho phép xóa ca.

Nhớ: Cho đến khi lịch làm việc được công bố, nó sẽ không hiển thị cho nhân viên.

Tạo ca làm việc cơ bản chưa được phân công trong Lịch làm việc

Sau khi đăng nhập vào tài khoản, từ thanh công cụ chính chọn tab „Lịch làm việc”.
Một cửa sổ lịch với lịch trình làm việc sẽ mở ra, nơi bạn có thể điều chỉnh chế độ xem theo tuần, hai tuần hoặc tháng.
Chọn ngày từ cửa sổ "Ca chưa được phân công" mà bạn muốn thêm ca và nhấp vào ô trống của ca.



Một cửa sổ với ca mới sẽ mở ra. Đặt giờ bắt đầu và kết thúc của ca, xác định vị trí và thẻ, nếu cần. Toàn bộ quá trình thêm ca chưa được phân công diễn ra theo cùng một cách như ca cơ bản, chỉ không thêm nhân viên.

Nhấp vào "Chi tiết nghỉ giải lao" , và bạn cũng có thể lên kế hoạch cho loại nghỉ giải lao (có trả lương/không trả lương) và thời gian nghỉ tính bằng phút, thậm chí đặt giờ bắt đầu của nghỉ giải lao.

Nhớ: Bạn có thể lên kế hoạch cho nhiều lần nghỉ giải lao cho nhân viên của mình.

Quan trọng: Loại nghỉ giải lao mà bạn lên kế hoạch và sau đó được nhân viên ghi nhận phụ thuộc vào cài đặt tại địa điểm cụ thể. Đọc về cấu hình cài đặt nghỉ giải lao tại địa điểm cụ thể tại đây.

Nhấp vào „Lưu”, và ca mới sẽ xuất hiện trong lịch làm việc dưới dạng bản nháp.
Nhấp vào mũi tên trên nút "Lưu" , và một danh sách thả xuống với các tùy chọn tạo và lưu ca sẽ xuất hiện:

Lặp lại vào ngày mai - ca sẽ được thêm vào ngày đã chọn và ngày tiếp theo.
Lặp lại cho phần còn lại của tuần - ca sẽ được lên kế hoạch cho ngày đã chọn và các ngày còn lại trong tuần.
Lặp lại vào các ngày cụ thể - ca sẽ được thêm vào ngày đã chọn. Chọn các ngày bạn muốn lên kế hoạch cho ca này trong cửa sổ mới.

Một ca mới sẽ xuất hiện trong cửa sổ "Ca chưa được phân công". Bạn có thể thêm số lượng ca chưa được phân công không giới hạn và sau đó phân công chúng cho từng người, sau đó công bố. Đọc về việc công bố ca trong lịch làm việc tại đây.

Nhớ: Hệ thống mặc định trong các thay đổi chưa được gán trong danh sách thả xuống sẽ chỉ đề xuất những nhân viên có sẵn ở vị trí cụ thể.

Cập nhật vào: 07/08/2024