Cơ cấu công ty là gì?

Cấu trúc công ty là sơ đồ tổ chức, cho thấy hệ thống phân cấp và bố trí của các phòng ban, đội nhóm và vai trò khác nhau. Nó xác định ai chịu trách nhiệm cho các nhiệm vụ cụ thể và cách thức thông tin được truyền tải trong công ty. Cấu trúc tốt cho phép phân chia nhiệm vụ và quyền hạn hợp lý cũng như phân đoạn nhân viên. Việc tạo ra hệ thống phân cấp đảm bảo trật tự trong hoạt động của công ty.

Tại sao cơ cấu công ty quan trọng?

Rõ ràng và minh bạch - giúp hiểu rõ ai chịu trách nhiệm về cái gì, điều này làm cho việc quản lý dễ dàng hơn.
Lập kế hoạch tốt hơn - cho phép lập kế hoạch lịch làm việc hiệu quả, vì bạn biết những vai trò và nguồn lực nào có sẵn.
Giao tiếp - cải thiện luồng thông tin, giúp biết được ai cần liên hệ trong các vấn đề cụ thể.
Quản lý hiệu suất - dễ dàng theo dõi và đánh giá hiệu suất của nhân viên, vì vai trò và nhiệm vụ của họ được xác định rõ ràng.

Quan trọng: Cấu trúc công ty được định nghĩa rõ ràng cho phép phân công nhiệm vụ hiệu quả, lập kế hoạch thay đổi và quản lý thời gian làm việc của nhân viên, dẫn đến tổ chức và năng suất tốt hơn cho toàn bộ đội ngũ.

Tạo cơ cấu tổ chức

Là Quản trị viên Tổ chức, bạn quản lý toàn bộ hoạt động, cấu hình cài đặt hệ thống và hỗ trợ cho tất cả người dùng. Bạn chịu trách nhiệm quản lý nguồn nhân lực.

Lưu ý: Cấu hình đúng từ đầu là rất quan trọng, vì các yếu tố của nó sẽ trở thành cài đặt mặc định, có thể được điều chỉnh sau này theo nhu cầu.

1. Cài đặt công ty

Bước đầu tiên sau khi tạo tài khoản công ty là cấu hình cài đặt công ty. Chúng sẽ áp dụng cho toàn bộ tổ chức của bạn. Chúng liên quan đến các cài đặt như:

Cài đặt chung - cài đặt thông tin cơ bản của công ty bạn, như tên, địa chỉ, thông tin liên hệ, người liên hệ và thông tin hóa đơn VAT. Cấu hình các cài đặt toàn cầu của tổ chức, như ngày bắt đầu tuần làm việc, định dạng thời gian, quốc gia, tiền tệ, múi giờ và định dạng ngày.
Chức vụ và thẻ - tạo chức vụ và thẻ sẽ được sử dụng trong công ty của bạn.
Đơn từ - tạo và cấu hình các loại đơn từ (ví dụ: nghỉ phép, nghỉ ốm) sẽ áp dụng trong tổ chức, sau đó phân công cho nhân viên của bạn. Hướng dẫn cách phân công các loại đơn từ cho nhân viên của bạn có thể tìm thấy tại đây.
Ngày lễ - xác định những ngày lễ nào sẽ áp dụng trong công ty của bạn.

Sau khi hoàn tất cấu hình cài đặt công ty, bạn có thể tiếp tục. Bước tiếp theo sẽ là tạo địa điểm, nếu có trong tổ chức của bạn.

2. Thêm địa điểm

Bước tiếp theo sẽ là thêm địa điểm trong công ty và cấu hình các cài đặt của chúng.

Lưu ý: Trong Proplanum "Địa điểm" có thể đề cập đến các cấu trúc khác nhau tùy thuộc vào đặc thù của công ty bạn. Dưới đây là một số ví dụ về cách bạn có thể hiểu địa điểm:

Các cơ sở khác nhau - ví dụ, một số cửa hàng ở các thành phố khác nhau.
Các phòng ban khác nhau - ví dụ, trong một cửa hàng lớn được chia thành các phòng ban.
Các dây chuyền sản xuất khác nhau - ví dụ, trong một nhà máy có nhiều dây chuyền sản xuất.
Cách bạn quyết định hiểu địa điểm phụ thuộc vào cấu trúc và nhu cầu của công ty bạn.

Thêm thông tin có thể được tìm thấy trong danh mục "Địa điểm". Về việc tạo và quản lý địa điểm, bạn có thể đọc tại đây.

3. Cấu trúc tổ chức

Bước thứ ba sẽ là xác định cấu trúc tổ chức. Trong công cụ "Đội ngũ" bạn sẽ thêm người dùng mới và xác định cấu trúc và vai trò của họ trong tổ chức. Thêm thông tin có thể được tìm thấy trong phần tiếp theo của bài viết.

Quan trọng: Quản trị viên Tổ chức, Cố vấn, và Quản lý Địa điểm có quyền thêm nhân viên mới trong hệ thống Proplanum. Chỉ có Cố vấn và Quản trị viên Tổ chức mới có thể nhập dữ liệu nhân viên.

Đội ngũ nhân viên trong Proplanum

Phần "Đội ngũ" cho phép quản lý nhân sự hiệu quả. Bạn có thể xem và quản lý thông tin nhân viên, thêm thành viên mới vào đội ngũ, phê duyệt yêu cầu đăng ký và cá nhân hóa cài đặt nhân viên.

Danh sách và hồ sơ nhân viên

Danh sách nhân viên là trung tâm điều khiển đội ngũ của bạn. Bạn có thể lọc nhân viên theo vai trò, địa điểm hoặc vị trí.


Tất cả thông tin về trạng thái, vị trí và vai trò của nhân viên đều có sẵn ở đây. Điều này giúp duy trì tổ chức hợp lý và truy cập nhanh chóng đến thông tin cần thiết.

Thêm nhân viên

Bạn có thể thêm thành viên mới vào đội ngũ bằng nhiều cách – nhập dữ liệu của họ thủ công, từng người một hoặc theo nhóm. Tìm hiểu thêm về chủ đề này trong bài viết "Thêm thành viên đội ngũ".
Nếu bạn muốn nhanh chóng thêm một nhóm lớn nhiều người, hãy sử dụng chức năng nhập danh sách nhân viên từ tệp .csv hoặc .xlsx. Đọc thêm về điều này trong bài viết riêng biệt có tiêu đề "Nhập nhân viên vào hệ thống"

Xác định cài đặt nhân viên

Chọn nhân viên, bạn sẽ chuyển đến việc cá nhân hóa hồ sơ của họ – thiết lập kỳ nghỉ, điều kiện làm việc, giờ làm việc, lương bổng, cũng như quyền truy cập vào lịch trình và hệ thống ghi nhận thời gian làm việc. Hướng dẫn về các cài đặt này có thể tìm thấy trong danh mục "Đội ngũ nhân viên" trong phần "Chỉnh sửa dữ liệu thành viên đội ngũ".

Vai trò người dùng trong Proplanum

Proplanum cho phép xác định chính xác những chức năng và thông tin nào có sẵn cho từng thành viên trong đội ngũ. Trong ứng dụng có các mức truy cập khác nhau, định nghĩa quyền hạn của người dùng đối với các chức năng cụ thể. Nhờ việc gán vai trò phù hợp cho người dùng, bạn có thể tạo ra một hệ thống phân cấp hợp lý trong công ty của mình. Điều này cho phép quản lý hiệu quả và kiểm soát ai có thể thực hiện các nhiệm vụ cụ thể và xem dữ liệu cụ thể.

Nhân viên - người thực hiện các nhiệm vụ và trách nhiệm hàng ngày được giao cho vị trí.
Quản lý - tổ chức công việc của đội ngũ, lập lịch trình, phối hợp các hoạt động, là người lãnh đạo và điểm liên lạc đầu tiên cho nhân viên.
Quản lý Địa điểm - quản lý hoạt động, nhân sự, kết quả tài chính, phát triển và hoạt động tại địa điểm được giao.
Cố vấn - giám sát và kiểm soát chất lượng công việc tại tất cả các địa điểm, hỗ trợ các quản lý địa điểm trong việc điều hành hoạt động hiệu quả và theo kế hoạch.
Quản trị viên Tổ chức - vai trò cao nhất trong hệ thống, có quyền truy cập đầy đủ vào tất cả các cài đặt, quản lý người dùng, đội ngũ và địa điểm, cũng như các vấn đề liên quan đến thanh toán và giấy phép.

Thêm thông tin về vai trò người dùng có thể được tìm thấy trong bài viết "Các mức truy cập của người dùng trong Proplanum"

Cập nhật vào: 16/08/2024