Chào mừng đến với Proplanum!

Là Quản trị viên Tổ chức, bạn giữ vai trò cao nhất trong hệ thống Proplanum. Bạn có quyền tạo cấu trúc công ty và đội ngũ nhân viên. Bạn có thể cấu hình các cài đặt liên quan đến tất cả các công cụ, quản lý các hoạt động và đội ngũ. Bạn là sự hỗ trợ cho tất cả người dùng và chịu trách nhiệm về các cài đặt hệ thống, giấy phép và thanh toán. Chúng tôi mời bạn xem qua hướng dẫn ngắn và các bài viết đã chuẩn bị, sẽ hữu ích trong quá trình sử dụng hệ thống.

Bắt đầu sử dụng Proplanum

Bạn là người dùng mới và muốn tạo tổ chức của mình trong hệ thống? Chúng tôi đã chuẩn bị các bài viết dành riêng cho Quản trị viên Tổ chức, sẽ giúp bạn qua các bước đầu tiên của việc cấu hình tài khoản công ty và dễ dàng sử dụng hệ thống. Để tìm hiểu thêm về Proplanum, hãy xem bài viết của chúng tôi "Hệ thống Proplanum là gì?"

Các bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn qua các bước đầu tiên sử dụng hệ thống:

Tải xuống Proplanum - bạn có thể sử dụng Proplanum cả trên trình duyệt web và ứng dụng di động.

Lời khuyên: Chúng tôi đã chuẩn bị Hướng dẫn cho người quản lý về ứng dụng di động. Hãy xem qua để dễ dàng bắt đầu sử dụng hệ thống.

Đăng ký và đăng nhập
Cấu hình tài khoản công ty - cấu hình thông tin và cài đặt của công ty và hồ sơ của bạn.

Cấu hình tài khoản công ty

Quan trọng: Cấu hình đúng ngay từ đầu là rất quan trọng vì các yếu tố này sẽ trở thành cài đặt mặc định mà bạn có thể thay đổi sau này theo nhu cầu.

1. Cài đặt công ty

Các cài đặt này ảnh hưởng đến toàn bộ đội ngũ của bạn và tất cả các địa điểm của công ty. Thông tin được nhập sẽ làm cơ sở cho toàn bộ hệ thống, cho phép quản lý nhiệm vụ, lập kế hoạch và giao tiếp trong tổ chức một cách hiệu quả. Nhấp vào cài đặt để chuyển đến bài viết với hướng dẫn chi tiết về cách cấu hình.

Cài đặt chung - cài đặt dữ liệu cơ bản của công ty bạn, chẳng hạn như tên, địa chỉ, thông tin liên hệ, người liên hệ và thông tin hóa đơn VAT.
Cấu hình cài đặt toàn cầu của tổ chức, chẳng hạn như ngày bắt đầu tuần làm việc, định dạng thời gian, quốc gia, tiền tệ, múi giờ và định dạng ngày.
Chức vụ và thẻ - tạo chức vụ và thẻ sẽ được sử dụng trong công ty của bạn.
Đơn từ - tạo và cấu hình các loại đơn từ (ví dụ: nghỉ phép, nghỉ ốm) sẽ được áp dụng trong tổ chức, sau đó phân bổ cho nhân viên của bạn. Hướng dẫn cách phân bổ các loại đơn từ cho nhân viên của bạn có thể tìm thấy tại đây.
Ngày lễ - xác định những ngày lễ sẽ được áp dụng trong công ty của bạn.

2. Tạo địa điểm công ty

Sau khi hoàn tất cấu hình cài đặt công ty, bạn có thể tiếp tục. Bước tiếp theo sẽ là tạo địa điểm, nếu có trong tổ chức của bạn. Thông tin về cách thực hiện có thể tìm thấy tại đây.

Nhớ: Trong Proplanum "Địa điểm" có thể đề cập đến các cấu trúc khác nhau tùy thuộc vào đặc thù của công ty bạn. Dưới đây là một số ví dụ về cách bạn có thể diễn giải địa điểm:
Các cơ sở khác nhau - ví dụ, một số cửa hàng ở các thành phố khác nhau.
Các phòng ban khác nhau - ví dụ, trong một cửa hàng lớn được chia thành các phòng ban.
Các dây chuyền sản xuất khác nhau - ví dụ, trong một nhà máy có nhiều dây chuyền sản xuất.
Cách bạn quyết định diễn giải địa điểm phụ thuộc vào cấu trúc và nhu cầu của công ty bạn.

Bài viết "Tạo và quản lý địa điểm" chứa các hướng dẫn về cách thêm địa điểm mới một cách nhanh chóng. Trong phần tiếp theo của hướng dẫn này, bạn sẽ tìm thấy thông tin về các khả năng quản lý địa điểm trong công ty của bạn.

3. Tạo nhóm

Nếu bạn không cần tạo các địa điểm riêng biệt, bạn có thể chuyển trực tiếp đến bước tiếp theo, đó là tạo nhóm.

Quan trọng: Cấu trúc tổ chức công ty được xác định rõ ràng là trung tâm điều hành đội ngũ của bạn. Bài viết "Xác định cấu trúc tổ chức công ty" đã được chuẩn bị để giúp ban quản lý tạo nhóm trong Proplanum.

Để giúp Quản trị viên Tổ chức tạo nhóm, quyền thêm thành viên mới cũng được cấp cho Quản lý Địa điểm và Cố vấn - mời bạn tham khảo bài viết "Thêm thành viên nhóm"

Nếu bạn muốn nhanh chóng thêm một nhóm lớn người, bạn có thể sử dụng tùy chọn nhập nhân viên. Tính năng này cũng có sẵn cho các cố vấn. Chúng tôi đã tạo một bài viết riêng có tựa đề "Nhập nhân viên vào hệ thống" , sẽ hướng dẫn bạn qua từng bước của phương pháp này.

Mỗi người dùng hệ thống cần được gán một vai trò phù hợp trong hệ thống - thêm thông tin về chủ đề này có thể được tìm thấy trong bài viết "Các cấp độ truy cập người dùng trong Proplanum",
Trong phần tiếp theo của hướng dẫn này, bạn sẽ tìm thấy thông tin về cấu hình cài đặt và các khả năng quản lý nhân viên.

Sau khi cấu hình cài đặt hồ sơ, hãy làm quen với các công cụ lập kế hoạch và quản lý thời gian làm việc. Trong phần tiếp theo của bài viết, bạn sẽ tìm thấy các gợi ý và đề xuất về các bài viết chi tiết về các công cụ có sẵn.

Công cụ trong Proplanum

Là Quản trị viên Tổ chức, bạn có các công cụ giúp kiểm soát và quản lý thời gian làm việc và nhân sự, cũng như cải thiện giao tiếp nội bộ:

Bảng điều khiển - chế độ xem trung tâm về các khu vực quản lý nhóm chính.
Lịch làm việc - xem và lập kế hoạch công việc tại tất cả các địa điểm.
Hệ thống RCP - giám sát và quản lý thời gian làm việc đã đăng ký của nhân viên và tạo xuất dữ liệu.
Yêu cầu - truy cập tất cả các yêu cầu của nhân viên, giới hạn và trạng thái của chúng.
Nhiệm vụ - xem và quản lý các nhiệm vụ của nhóm.
Nhóm - truy cập danh sách và chỉnh sửa dữ liệu của các thành viên nhóm được gán cho địa điểm và thêm mới.
Địa điểm - xem danh sách và chỉnh sửa tất cả các địa điểm.
Giấy phép - xem thông tin thanh toán và hóa đơn, truy cập thanh toán và quản lý kế hoạch.

Lời khuyên: Sau khi đăng nhập vào tài khoản, một hướng dẫn sẽ xuất hiện để dẫn bạn qua hệ thống và các công cụ khác nhau, giúp bạn làm quen với các chức năng của nó.

Tổng quan về bảng điều khiển

Bảng điều khiển cung cấp cái nhìn trung tâm về các chỉ số hoạt động chính tại các địa điểm khác nhau. Bạn có thể tùy chỉnh địa điểm hiển thị bằng cách chọn từ menu thả xuống ở bên phải. Theo dõi việc hoàn thành nhiệm vụ của đội ngũ của bạn và nhận các cập nhật mới nhất về sự hiện diện của nhân viên trong thời gian thực và các yêu cầu được nộp.

Lịch làm việc

Mô-đun này cung cấp cho bạn toàn quyền kiểm soát việc lập kế hoạch và quản lý lịch làm việc của toàn bộ đội ngũ của bạn. Với công cụ này, bạn có thể lập kế hoạch ca làm việc một cách hiệu quả, xem xét các yêu cầu và theo dõi sự sẵn có của nhân viên. Bạn có thể lập kế hoạch, chỉnh sửa và công bố lịch làm việc, quản lý các ca làm việc chưa được phân công và theo dõi mọi thứ trong thời gian thực tại tất cả các địa điểm được chỉ định. Bạn có thể vừa lập kế hoạch, vừa kiểm soát các lịch làm việc đã được lập kế hoạch bởi các Quản lý Địa điểm và Giám đốc trong toàn bộ công ty của bạn.

Để tìm hiểu về công cụ Lịch làm việc, hãy xem bài viết "Những bước đầu tiên với công cụ Grafik" .



Lập kế hoạch công việc bằng các phương pháp khác nhau, bạn có thể đọc thêm trong các bài viết dưới đây:
"Thay đổi cơ bản trong lịch làm việc – tạo và quản lý" .
"Sao chép lịch làm việc" .

Các tùy chọn tạo lịch làm việc tự động có trong danh mục Lập kế hoạch lịch làm việc. . Về việc công bố thay đổi trong lịch làm việc, bạn có thể đọc tại đây. .

Quản lý thời gian làm việc

Trong mục System RCP bạn có thể theo dõi chính xác thời gian làm việc của nhân viên. Quản lý giờ làm việc, kiểm soát sự vắng mặt và làm thêm giờ, cũng như theo dõi các chi phí liên quan. Bài viết "Hướng dẫn bước đầu - ghi nhận thời gian làm việc" được tạo ra để giúp bạn bắt đầu sử dụng công cụ này.

Trong tab Xuất khẩu , bạn có thể dễ dàng tạo và tải xuống các báo cáo và xuất dữ liệu thời gian làm việc. Chúng giúp đơn giản hóa quá trình tính toán trong các phần mềm nhân sự-kế toán và phân tích dữ liệu sâu hơn. Mời bạn đọc bài viết "Xuất khẩu".

Là Quản trị viên Tổ chức, bạn chịu trách nhiệm quản lý nhân sự, bao gồm việc ghi nhận thời gian làm việc. Bạn có thể cấu hình các thiết lập ưu tiên RCP tại từng địa điểm để phù hợp với nhu cầu của công ty.

Lưu ý: Người dùng với vai trò Quản lý Địa điểm hoặc Cố vấn cũng có thể cấu hình các thiết lập RCP tại các địa điểm. Bạn có thể giao nhiệm vụ này cho những người dùng đó để thực hiện các thiết lập phù hợp.

Chọn cách ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên – thêm thông tin có thể được tìm thấy trong bài viết "Các loại ghi nhận thời gian làm việc" . Quyết định xem bạn có muốn nhân viên xác nhận vị trí GPS của họ khi ghi nhận RCP hay không - thông tin có thể được tìm thấy trong "Hệ thống RCP và vị trí GPS".
Thiết lập các thiết lập hệ thống RCP – thông tin chi tiết về vấn đề này có thể được tìm thấy trong các bài viết chuyên dụng về cấu hình thiết lập:


"Thiết lập dung sai giờ làm việc"
"Cấu hình các loại nghỉ"
"Cài đặt giờ làm thêm"
"Cảnh báo thời gian làm việc"

Quản lý Yêu cầu

Phần này cho phép quản lý hiệu quả các yêu cầu của nhân viên, bao gồm yêu cầu nghỉ phép, công tác và khả năng sẵn sàng. Bạn có thể xem, lọc, phê duyệt hoặc từ chối các yêu cầu, cũng như thêm mới. Hãy tham khảo bài viết "Ai có thể nộp đơn xin nghỉ phép?", để biết quyền hạn của người dùng trong công cụ này.
Về quản lý yêu cầu và phê duyệt chúng, đọc tại đây.

Lịch là cửa sổ của bạn vào thế giới về sự sẵn có của đội ngũ. Chế độ xem tập thể cho thấy ai, khi nào và trong bao lâu có sẵn, cũng như cho phép xem sự sẵn có của từng nhân viên. Tìm hiểu thêm về việc nộp đơn xin khả dụng của nhân viên tại đây.


###Quản lý nhiệm vụ

Công cụ này giúp lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả. Bạn có thể tạo, giao và theo dõi nhiệm vụ cũng như quản lý chi tiết từng nhiệm vụ. Trong bài viết "Nhiệm vụ là gì?" , bạn sẽ tìm thấy thông tin chi tiết về công cụ này.

Tạo nhiệm vụ mới, giao cho từng người hoặc nhóm, quyết định về nhiệm vụ một lần hoặc định kỳ – tất cả trong một nơi. Điều này giúp tổ chức và phân công công việc rõ ràng.
Về các loại và tạo nhiệm vụ, bạn có thể đọc thêm tại đây . Hãy tìm hiểu thêm bài viết "Thay đổi trạng thái nhiệm vụ" .

Nhóm nhân viên

Trong quá trình sử dụng hệ thống, trong phần "Nhóm" bạn sẽ tìm thấy tất cả thông tin về trạng thái, vị trí và vai trò của nhân viên có sẵn ở đây. Phần này cho phép quản lý nhân sự hiệu quả. Bạn sẽ tìm thấy gì trong công cụ này và bạn có thể làm gì?

Thêm thành viên mới vào nhóm - nếu trong quá trình sử dụng hệ thống bạn muốn thêm người dùng mới, hãy tham khảo bài viết "Thêm thành viên vào nhóm" hoặc "Nhập nhân viên vào hệ thống".

Xem và quản lý thông tin về nhân viên: hãy tham khảo các bài viết chuyên dụng: "Cấp độ truy cập của người dùng trong Proplanum", "Lưu trữ và khôi phục thành viên nhóm",


Cá nhân hóa cài đặt nhân viên - chúng tôi đã chuẩn bị các bài viết về cấu hình cài đặt:
Cài đặt thông tin cá nhân của nhân viên
Cài đặt lịch làm việc và RCP của nhân viên
Cài đặt giờ làm việc thường xuyên của thành viên nhóm
Cấu hình chi tiết tuyển dụng của thành viên nhóm
Cài đặt mức lương và tiền công

Quản lý Địa điểm

Phần này cho phép bạn tạo và quản lý các địa điểm của công ty một cách hiệu quả. Bạn có thể xem các địa điểm hiện có, tạo mới, cấu hình cài đặt của chúng và gán nhân viên. Bạn có thể nhanh chóng tạo một địa điểm mới, chọn các vị trí hoạt động trong đó và gán những nhân viên đầu tiên. Bài viết "Tạo và quản lý địa điểm" chứa các hướng dẫn về cách bạn có thể làm điều này.

Sau khi chọn một vị trí cụ thể, bạn sẽ có quyền truy cập vào các cài đặt của nó – từ lập kế hoạch lịch trình đến hệ thống ghi nhận thời gian làm việc. Mọi thứ được sắp xếp và giải thích để quản lý trở nên đơn giản và trực quan. Bạn có thể tìm thấy hướng dẫn về cách cấu hình cài đặt trong danh mục Địa điểm hoặc trong các bài viết cụ thể:
Cài đặt dữ liệu cơ bản của địa điểm
Quản lý vị trí và thẻ trong địa điểm
Cài đặt chung của địa điểm
Cài đặt lập kế hoạch trong địa điểm
Cài đặt giờ làm việc trong địa điểm

Giấy phép

Phần này cung cấp cái nhìn tổng quan và quản lý giấy phép và thanh toán trong Proplanum. Bạn sẽ tìm thấy thông tin về điều kiện giấy phép hiện tại, lịch sử giao dịch, chi tiết các gói và thanh toán - hãy xem bài viết chuyên dụng "Nơi tìm thông tin thanh toán". Về các hình thức thanh toán và thanh toán, bạn có thể đọc tại đây.

Trong khu vực này cũng có danh sách hóa đơn với tùy chọn tải xuống - thông tin chi tiết có thể tìm thấy trong bài viết "Cách lấy hóa đơn trong ứng dụng"
Chúng tôi cũng đã chuẩn bị bài viết "Cách điền thông tin cho hóa đơn VAT"

Là Quản trị viên Tổ chức, bạn có thể quản lý gói của mình, thay đổi hoặc sửa đổi loại thanh toán. Hãy xem các bài viết có sẵn:
Các loại đăng ký - nếu bạn đang cân nhắc chọn thanh toán hàng tháng hay hàng năm
Các loại gói - bạn sẽ biết về các gói có sẵn trong Proplanum.
Quản lý gói - nếu bạn muốn thay đổi hoặc gia hạn gói hiện tại.
Thay đổi số lượng giấy phép - nếu bạn muốn thay đổi số lượng giấy phép đã mua.

Cập nhật vào: 07/08/2024