Sao chép lịch trình
Trong công cụ Lịch trình, bạn có thể lập kế hoạch thay đổi thủ công hoặc sử dụng các chức năng tự động. Để tăng tốc quá trình lập kế hoạch, có sẵn tùy chọn sao chép lịch trình. Tùy chọn này dành cho Quản lý, Quản lý Địa điểm và Quản trị viên Tổ chức chịu trách nhiệm lập kế hoạch làm việc cho đội ngũ. Trong phần tiếp theo của bài viết, bạn sẽ tìm thấy chi tiết về tùy chọn sao chép lịch trình.
Quan trọng: Hãy nhớ rằng tùy chọn Sao chép chỉ hoạt động khi xem một địa điểm duy nhất. Từ thanh công cụ bên trái trong cửa sổ Địa điểm, bạn cần chọn một mục.
Trong công cụ Lịch trình, từ thanh công cụ bên trái, chọn một địa điểm.
Sau khi chọn địa điểm, nút "Sao chép" sẽ xuất hiện ở phía bên phải của thanh công cụ.
Từ danh sách thả xuống, chọn phương pháp sao chép.
Sao chép lịch trình từ các lịch trình hiện có cho khoảng thời gian đã chọn (một tuần hoặc hai tuần).
Trong cửa sổ mới, chọn khoảng thời gian mà bạn muốn sao chép lịch trình và khoảng thời gian đích.
Hãy nhớ: Bạn chỉ có thể sao chép lịch trình cho khoảng thời gian tương lai. Bạn không thể sử dụng tùy chọn này nếu khoảng thời gian đã bắt đầu. Hệ thống sẽ thông báo cho bạn bằng một thông báo thích hợp trong tình huống này.
Bỏ qua thay đổi trong trường hợp xung đột - chọn tùy chọn này có nghĩa là nếu trong khoảng thời gian tương lai đã có các sự vắng mặt được lên kế hoạch, các thay đổi cho nhân viên đó sẽ bị bỏ qua. Nếu không chọn tùy chọn này, các thay đổi cho nhân viên không thể được gán trong tương lai (ví dụ: do nghỉ phép) sẽ được chuyển vào cửa sổ „Thay đổi chưa được gán”.
Quan trọng: Hệ thống chỉ coi các yêu cầu đã được chấp nhận và các thay đổi đã được công bố là các trường hợp xung đột trong lịch trình. Điều này có nghĩa là các yêu cầu chưa được xem xét hoặc các thay đổi chưa được công bố sẽ không được hệ thống coi là xung đột.
Ví dụ:
Lịch trình được lên kế hoạch cho khoảng thời gian 08.07 đến 14.07.
Tôi muốn sao chép lịch trình cho khoảng thời gian 29.07 - 04.08, mà không bỏ qua các xung đột. Sau khi nhấp vào "Lưu" sẽ xuất hiện cửa sổ thông báo về số lượng thay đổi được thêm vào khoảng thời gian tới, các thay đổi bị bỏ qua và số lượng thay đổi được thêm vào như không được gán. Trong trường hợp của chúng tôi, đã thêm 3 thay đổi vào "Thay đổi không được gán".
Các thay đổi liên quan đến ba thay đổi được lên kế hoạch cho nhân viên Andrzej Wiśniewski từ ngày 9 đến ngày 10 tháng 7
Nhân viên trong khoảng thời gian tới sẽ nghỉ ốm hai ngày.
Trong lịch trình được sao chép cho khoảng thời gian tới, tất cả các thay đổi đã được sao chép, trong khi ba thay đổi của nhân viên Andrzej Wiśniewski, người sẽ nghỉ ốm, đã được gán vào các thay đổi không được gán
Sau khi nhấp vào "Xuất bản" các thay đổi sẽ được lưu vào lịch trình và nhân viên sẽ nhận được thông báo trên tài khoản của họ.
Nhớ: Các thay đổi được sao chép, nằm trong cửa sổ "Thay đổi không được gán" bạn có thể gán cho các nhân viên khác. Hệ thống sẽ tự động đề xuất cho bạn những người có sẵn ở vị trí đó.
Lưu lịch trình hiện tại như một mẫu để sử dụng cho các khoảng thời gian tới.
Trong cửa sổ mới, thêm tên và mô tả cho mẫu mới. Bạn có thể tạo các mẫu cho các khoảng thời gian khác nhau, ví dụ như kỳ nghỉ, lễ hội, bao gồm cả nhân viên tạm thời hoặc theo mùa. Mô tả mẫu mới theo sở thích của bạn.
Sau khi nhấp vào "Lưu" , mẫu mới sẽ được lưu lại.
Tải mẫu vào khoảng thời gian tương lai đã chọn từ danh sách đã tạo của bạn.
Chọn chế độ xem lịch biểu cho khoảng thời gian tương lai mà bạn muốn tải mẫu.
Nhớ: Bạn chỉ có thể tải mẫu vào khoảng thời gian tương lai chưa bắt đầu.
Sau khi chọn tùy chọn "Sao chép" ➡️ "Tải mẫu" , danh sách các mẫu bạn đã tạo sẽ xuất hiện trong cửa sổ mới.
Từ danh sách có sẵn, chọn loại mẫu bạn muốn sử dụng.
Sau khi nhấp vào "Tải" , danh sách thả xuống với các tùy chọn có sẵn sẽ xuất hiện:
Tải tất cả
Tải vào không được chỉ định
Hệ thống sẽ tải lịch làm việc giống như đã được lưu trong mẫu. Các thay đổi được gán cho nhân viên trong mẫu sẽ được gán cho nhân viên trong khoảng thời gian dự kiến. Tuy nhiên, các thay đổi không thể gán cho nhân viên do có xung đột, ví dụ: nhân viên đã được chấp nhận nghỉ phép sẽ được đặt trong cửa sổ "Thay đổi không được chỉ định" trong khoảng thời gian tương lai.
Quan trọng: Nếu yêu cầu của nhân viên chưa được chấp nhận hoặc thay đổi đã được lên kế hoạch nhưng chưa được công bố, hệ thống sẽ không coi đó là xung đột và sẽ tải các thay đổi đã lên kế hoạch từ mẫu.
Ví dụ: Nhân viên đã nộp đơn xin nghỉ phép nhưng chưa được xử lý, do đó hệ thống không coi tình huống này là xung đột. Các thay đổi từ mẫu đã tải được gán cho nhân viên đó.
Sau khi tải mẫu và thực hiện các điều chỉnh cần thiết, nhấp vào "Lưu" ở góc trên bên phải để lịch biểu được công bố.
Tất cả các thay đổi từ mẫu đã lưu (không phân biệt là đã được gán cho nhân viên hay chưa gán) trong lịch trình dự kiến cho kỳ tới sẽ được đặt trong cửa sổ "Thay đổi chưa gán".
Chọn từ cửa sổ "Thay đổi chưa gán" thay đổi mà bạn muốn gán cho nhân viên của mình. Nhấp vào biểu tượng thứ hai "Chỉnh sửa".
Trong cửa sổ mới, nhấp vào trường Nhân viên, và danh sách thả xuống với các nhân viên ở vị trí đó sẽ xuất hiện.
Quan trọng: Hệ thống mặc định sẽ chỉ đề xuất cho bạn những nhân viên đáp ứng các tiêu chí của thay đổi đã lên kế hoạch (có vị trí phù hợp).
Sau khi nhấp "Lưu" thay đổi sẽ được gán cho nhân viên ở phiên bản nháp và sẽ xuất hiện trong lịch trình.
Nhấp vào góc trên bên phải "Xuất bản", để các thay đổi được lưu và nhân viên nhận được thông báo về điều này trong ứng dụng của họ.
Đọc thêm về các phương pháp tự động tạo lịch làm việc trong danh mục Lập kế hoạch lịch trình trong phần "Tùy chọn tạo lịch nhanh".
Quan trọng: Hãy nhớ rằng tùy chọn Sao chép chỉ hoạt động khi xem một địa điểm duy nhất. Từ thanh công cụ bên trái trong cửa sổ Địa điểm, bạn cần chọn một mục.
Trong công cụ Lịch trình, từ thanh công cụ bên trái, chọn một địa điểm.
Sau khi chọn địa điểm, nút "Sao chép" sẽ xuất hiện ở phía bên phải của thanh công cụ.
Từ danh sách thả xuống, chọn phương pháp sao chép.
Tùy chọn sao chép lịch trình
Sao chép lịch trình
Sao chép lịch trình từ các lịch trình hiện có cho khoảng thời gian đã chọn (một tuần hoặc hai tuần).
Trong cửa sổ mới, chọn khoảng thời gian mà bạn muốn sao chép lịch trình và khoảng thời gian đích.
Hãy nhớ: Bạn chỉ có thể sao chép lịch trình cho khoảng thời gian tương lai. Bạn không thể sử dụng tùy chọn này nếu khoảng thời gian đã bắt đầu. Hệ thống sẽ thông báo cho bạn bằng một thông báo thích hợp trong tình huống này.
Bỏ qua thay đổi trong trường hợp xung đột - chọn tùy chọn này có nghĩa là nếu trong khoảng thời gian tương lai đã có các sự vắng mặt được lên kế hoạch, các thay đổi cho nhân viên đó sẽ bị bỏ qua. Nếu không chọn tùy chọn này, các thay đổi cho nhân viên không thể được gán trong tương lai (ví dụ: do nghỉ phép) sẽ được chuyển vào cửa sổ „Thay đổi chưa được gán”.
Quan trọng: Hệ thống chỉ coi các yêu cầu đã được chấp nhận và các thay đổi đã được công bố là các trường hợp xung đột trong lịch trình. Điều này có nghĩa là các yêu cầu chưa được xem xét hoặc các thay đổi chưa được công bố sẽ không được hệ thống coi là xung đột.
Ví dụ:
Lịch trình được lên kế hoạch cho khoảng thời gian 08.07 đến 14.07.
Tôi muốn sao chép lịch trình cho khoảng thời gian 29.07 - 04.08, mà không bỏ qua các xung đột. Sau khi nhấp vào "Lưu" sẽ xuất hiện cửa sổ thông báo về số lượng thay đổi được thêm vào khoảng thời gian tới, các thay đổi bị bỏ qua và số lượng thay đổi được thêm vào như không được gán. Trong trường hợp của chúng tôi, đã thêm 3 thay đổi vào "Thay đổi không được gán".
Các thay đổi liên quan đến ba thay đổi được lên kế hoạch cho nhân viên Andrzej Wiśniewski từ ngày 9 đến ngày 10 tháng 7
Nhân viên trong khoảng thời gian tới sẽ nghỉ ốm hai ngày.
Trong lịch trình được sao chép cho khoảng thời gian tới, tất cả các thay đổi đã được sao chép, trong khi ba thay đổi của nhân viên Andrzej Wiśniewski, người sẽ nghỉ ốm, đã được gán vào các thay đổi không được gán
Sau khi nhấp vào "Xuất bản" các thay đổi sẽ được lưu vào lịch trình và nhân viên sẽ nhận được thông báo trên tài khoản của họ.
Nhớ: Các thay đổi được sao chép, nằm trong cửa sổ "Thay đổi không được gán" bạn có thể gán cho các nhân viên khác. Hệ thống sẽ tự động đề xuất cho bạn những người có sẵn ở vị trí đó.
Lưu mẫu
Lưu lịch trình hiện tại như một mẫu để sử dụng cho các khoảng thời gian tới.
Trong cửa sổ mới, thêm tên và mô tả cho mẫu mới. Bạn có thể tạo các mẫu cho các khoảng thời gian khác nhau, ví dụ như kỳ nghỉ, lễ hội, bao gồm cả nhân viên tạm thời hoặc theo mùa. Mô tả mẫu mới theo sở thích của bạn.
Sau khi nhấp vào "Lưu" , mẫu mới sẽ được lưu lại.
Tải mẫu
Tải mẫu vào khoảng thời gian tương lai đã chọn từ danh sách đã tạo của bạn.
Chọn chế độ xem lịch biểu cho khoảng thời gian tương lai mà bạn muốn tải mẫu.
Nhớ: Bạn chỉ có thể tải mẫu vào khoảng thời gian tương lai chưa bắt đầu.
Sau khi chọn tùy chọn "Sao chép" ➡️ "Tải mẫu" , danh sách các mẫu bạn đã tạo sẽ xuất hiện trong cửa sổ mới.
Từ danh sách có sẵn, chọn loại mẫu bạn muốn sử dụng.
Sau khi nhấp vào "Tải" , danh sách thả xuống với các tùy chọn có sẵn sẽ xuất hiện:
Tải tất cả
Tải vào không được chỉ định
Tải tất cả
Hệ thống sẽ tải lịch làm việc giống như đã được lưu trong mẫu. Các thay đổi được gán cho nhân viên trong mẫu sẽ được gán cho nhân viên trong khoảng thời gian dự kiến. Tuy nhiên, các thay đổi không thể gán cho nhân viên do có xung đột, ví dụ: nhân viên đã được chấp nhận nghỉ phép sẽ được đặt trong cửa sổ "Thay đổi không được chỉ định" trong khoảng thời gian tương lai.
Quan trọng: Nếu yêu cầu của nhân viên chưa được chấp nhận hoặc thay đổi đã được lên kế hoạch nhưng chưa được công bố, hệ thống sẽ không coi đó là xung đột và sẽ tải các thay đổi đã lên kế hoạch từ mẫu.
Ví dụ: Nhân viên đã nộp đơn xin nghỉ phép nhưng chưa được xử lý, do đó hệ thống không coi tình huống này là xung đột. Các thay đổi từ mẫu đã tải được gán cho nhân viên đó.
Sau khi tải mẫu và thực hiện các điều chỉnh cần thiết, nhấp vào "Lưu" ở góc trên bên phải để lịch biểu được công bố.
Tải vào danh sách chưa được chỉ định
Tất cả các thay đổi từ mẫu đã lưu (không phân biệt là đã được gán cho nhân viên hay chưa gán) trong lịch trình dự kiến cho kỳ tới sẽ được đặt trong cửa sổ "Thay đổi chưa gán".
Chọn từ cửa sổ "Thay đổi chưa gán" thay đổi mà bạn muốn gán cho nhân viên của mình. Nhấp vào biểu tượng thứ hai "Chỉnh sửa".
Trong cửa sổ mới, nhấp vào trường Nhân viên, và danh sách thả xuống với các nhân viên ở vị trí đó sẽ xuất hiện.
Quan trọng: Hệ thống mặc định sẽ chỉ đề xuất cho bạn những nhân viên đáp ứng các tiêu chí của thay đổi đã lên kế hoạch (có vị trí phù hợp).
Sau khi nhấp "Lưu" thay đổi sẽ được gán cho nhân viên ở phiên bản nháp và sẽ xuất hiện trong lịch trình.
Nhấp vào góc trên bên phải "Xuất bản", để các thay đổi được lưu và nhân viên nhận được thông báo về điều này trong ứng dụng của họ.
Đọc thêm về các phương pháp tự động tạo lịch làm việc trong danh mục Lập kế hoạch lịch trình trong phần "Tùy chọn tạo lịch nhanh".
Cập nhật vào: 07/08/2024
Cảm ơn!