Nhập nhân viên vào hệ thống
Nhập nhân viên là một trong những phương pháp thêm thành viên vào đội ngũ trong Proplanum. Nó bao gồm việc nhập dữ liệu nhân viên hàng loạt bằng cách sử dụng mẫu đã chuẩn bị sẵn, điều này giúp tăng tốc quá trình tạo cấu trúc tổ chức của công ty.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn từng bước cách nhập dữ liệu đội ngũ của bạn một cách hiệu quả. Tuy nhiên, nếu bạn muốn sử dụng các phương pháp khác để thêm người dùng, hãy tham khảo bài viết "Thêm thành viên đội ngũ".
Nhập danh sách nhân viên mang lại nhiều lợi ích. Trước hết, đó là một sự tiết kiệm thời gian lớn. Thay vì nhập dữ liệu từng nhân viên một cách thủ công, bạn có thể nhập một số lượng lớn người cùng một lúc, điều này rất tiện lợi, đặc biệt là đối với các công ty lớn. Quá trình này cho phép tạo cấu trúc tổ chức nhanh chóng và hiệu quả, từ đó tăng tốc triển khai hệ thống và dễ dàng quản lý nhân sự. Nhờ đó, công ty có thể nhanh chóng điều chỉnh lịch trình và đảm bảo lập kế hoạch công việc hiệu quả, điều này dẫn đến tổ chức và hiệu suất tốt hơn cho toàn bộ đội ngũ.
Quan trọng: Chỉ người dùng với vai trò Quản trị viên Tổ chức và Cố vấn mới có thể nhập dữ liệu nhân viên vào Proplanum
Sau khi đăng nhập vào Proplanum, chuyển đến tab „Đội ngũ”.
Nhấp vào mũi tên bên cạnh biểu tượng ở góc trên bên phải „Thêm nhân viên” và chọn tùy chọn „Nhập”.
Trong cửa sổ mới, làm theo hướng dẫn:
Tải mẫu dữ liệu. - chọn một trong các định dạng có sẵn: .CSV hoặc .XLSX.
Điền dữ liệu nhân viên vào mẫu
Các cột trong bảng:
Code - nhập số nhận dạng cho mỗi nhân viên, ví dụ: 1,2,3...
First Name - nhập tên nhân viên.
Last Name - nhập họ nhân viên.
Email - cung cấp địa chỉ email của nhân viên, nơi sẽ gửi lời mời vào hệ thống (nếu bạn đã chọn tùy chọn "Gửi lời mời vào hệ thống", nếu không chọn tùy chọn này, bạn không cần điền vào trường này)
Phone - nhập số điện thoại của nhân viên (nếu bạn đã chọn tùy chọn "Gửi lời mời vào ứng dụng", nếu không chọn tùy chọn này, bạn không cần điền vào trường này)
Location - cung cấp tên địa điểm nơi nhân viên sẽ làm việc.
Location Code - nhập mã địa điểm tương ứng với tên địa điểm.
Tên và mã vị trí có thể được tìm thấy trong tab "Địa điểm". Từ vị trí đã chọn, chọn nút tùy chọn với ba dấu chấm ở bên phải và nhấp vào "Chỉnh sửa". Trong cửa sổ mới, bạn sẽ thấy dữ liệu cơ bản, bao gồm tên vị trí và mã của nó.
Đính kèm bảng đã điền. Chọn tùy chọn:
Mời vào hệ thống - để hệ thống tự động gửi lời mời đến địa chỉ email của nhân viên mới sau khi thêm vào hệ thống.
Mời vào ứng dụng - bật tùy chọn này để nhân viên mới tự động nhận được lời mời đến ứng dụng dưới dạng SMS sau khi thêm vào hệ thống.
Quan trọng: Nếu có dữ liệu nào có định dạng không đúng, ứng dụng sẽ hiển thị thông báo lỗi.
Sau khi chọn "Tiếp tục", trong cửa sổ mới, thông tin sai sẽ xuất hiện màu đỏ với các thông báo.
Quan trọng: Trong trường hợp này, bạn sẽ phải sửa các mục nhập sai và bắt đầu quá trình lại từ đầu.
Nếu tất cả dữ liệu được nhập đúng, hệ thống sẽ hiển thị thông báo hoàn thành nhập liệu.
Lưu ý: Tất cả nhân viên được nhập sẽ mặc định có vai trò "Pracownik", có thể thay đổi sau đó từng cá nhân. Về việc gán và thay đổi vai trò người dùng trong Proplanum, bạn có thể đọc tại đây.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn từng bước cách nhập dữ liệu đội ngũ của bạn một cách hiệu quả. Tuy nhiên, nếu bạn muốn sử dụng các phương pháp khác để thêm người dùng, hãy tham khảo bài viết "Thêm thành viên đội ngũ".
Lợi ích của việc nhập danh sách nhân viên
Nhập danh sách nhân viên mang lại nhiều lợi ích. Trước hết, đó là một sự tiết kiệm thời gian lớn. Thay vì nhập dữ liệu từng nhân viên một cách thủ công, bạn có thể nhập một số lượng lớn người cùng một lúc, điều này rất tiện lợi, đặc biệt là đối với các công ty lớn. Quá trình này cho phép tạo cấu trúc tổ chức nhanh chóng và hiệu quả, từ đó tăng tốc triển khai hệ thống và dễ dàng quản lý nhân sự. Nhờ đó, công ty có thể nhanh chóng điều chỉnh lịch trình và đảm bảo lập kế hoạch công việc hiệu quả, điều này dẫn đến tổ chức và hiệu suất tốt hơn cho toàn bộ đội ngũ.
Nhập dữ liệu nhân viên
Quan trọng: Chỉ người dùng với vai trò Quản trị viên Tổ chức và Cố vấn mới có thể nhập dữ liệu nhân viên vào Proplanum
Sau khi đăng nhập vào Proplanum, chuyển đến tab „Đội ngũ”.
Nhấp vào mũi tên bên cạnh biểu tượng ở góc trên bên phải „Thêm nhân viên” và chọn tùy chọn „Nhập”.
Trong cửa sổ mới, làm theo hướng dẫn:
Tải mẫu dữ liệu. - chọn một trong các định dạng có sẵn: .CSV hoặc .XLSX.
Điền dữ liệu nhân viên vào mẫu
Các cột trong bảng:
Code - nhập số nhận dạng cho mỗi nhân viên, ví dụ: 1,2,3...
First Name - nhập tên nhân viên.
Last Name - nhập họ nhân viên.
Email - cung cấp địa chỉ email của nhân viên, nơi sẽ gửi lời mời vào hệ thống (nếu bạn đã chọn tùy chọn "Gửi lời mời vào hệ thống", nếu không chọn tùy chọn này, bạn không cần điền vào trường này)
Phone - nhập số điện thoại của nhân viên (nếu bạn đã chọn tùy chọn "Gửi lời mời vào ứng dụng", nếu không chọn tùy chọn này, bạn không cần điền vào trường này)
Location - cung cấp tên địa điểm nơi nhân viên sẽ làm việc.
Location Code - nhập mã địa điểm tương ứng với tên địa điểm.
Tên và mã vị trí có thể được tìm thấy trong tab "Địa điểm". Từ vị trí đã chọn, chọn nút tùy chọn với ba dấu chấm ở bên phải và nhấp vào "Chỉnh sửa". Trong cửa sổ mới, bạn sẽ thấy dữ liệu cơ bản, bao gồm tên vị trí và mã của nó.
Đính kèm bảng đã điền. Chọn tùy chọn:
Mời vào hệ thống - để hệ thống tự động gửi lời mời đến địa chỉ email của nhân viên mới sau khi thêm vào hệ thống.
Mời vào ứng dụng - bật tùy chọn này để nhân viên mới tự động nhận được lời mời đến ứng dụng dưới dạng SMS sau khi thêm vào hệ thống.
Quan trọng: Nếu có dữ liệu nào có định dạng không đúng, ứng dụng sẽ hiển thị thông báo lỗi.
Sau khi chọn "Tiếp tục", trong cửa sổ mới, thông tin sai sẽ xuất hiện màu đỏ với các thông báo.
Quan trọng: Trong trường hợp này, bạn sẽ phải sửa các mục nhập sai và bắt đầu quá trình lại từ đầu.
Nếu tất cả dữ liệu được nhập đúng, hệ thống sẽ hiển thị thông báo hoàn thành nhập liệu.
Lưu ý: Tất cả nhân viên được nhập sẽ mặc định có vai trò "Pracownik", có thể thay đổi sau đó từng cá nhân. Về việc gán và thay đổi vai trò người dùng trong Proplanum, bạn có thể đọc tại đây.
Cập nhật vào: 16/08/2024
Cảm ơn!