Hướng dẫn bước đầu - ghi nhận thời gian làm việc
Với Proplanum bạn có thể dễ dàng theo dõi và quản lý thời gian làm việc của đội ngũ của mình bằng Hệ Thống Đăng Ký Thời Gian Làm Việc (Hệ Thống RCP). Nó cho phép nhân viên đăng ký giờ làm việc bằng nhiều phương pháp khác nhau, và cho phép bạn giám sát, chỉnh sửa và xuất dữ liệu này ra bảng lương.
Bài viết này dành cho người dùng hệ thống với vai trò Quản lý, Quản lý Địa điểm và Quản trị viên Tổ chức, những người chịu trách nhiệm kiểm soát, giám sát và quản lý thời gian làm việc của nhân viên.
Sau khi đăng nhập qua trình duyệt web, bạn sẽ thấy mình ở màn hình chính của ứng dụng.
Từ thanh công cụ trên cùng, chọn tab „Hệ Thống RCP” và tùy chọn „Ghi chép”, để chuyển đến ghi chép chi tiết thời gian làm việc của nhân viên.
Ở phía bên trái, bạn sẽ thấy danh sách nhân viên. Sử dụng thanh tìm kiếm và lọc, bao gồm phạm vi ngày và địa điểm.
Sau khi chọn một nhân viên cụ thể, trong cửa sổ chính của công cụ sẽ hiển thị danh sách ghi chép chi tiết thời gian làm việc.
Ở phần trên của công cụ, bạn sẽ thấy tóm tắt ca làm việc của nhân viên đó, bao gồm tổng số giờ, thời gian vắng mặt, giờ làm thêm và chi phí.
Các cột của bảng ghi chép thời gian làm việc chứa thông tin như:
Ngày đăng ký thời gian làm việc.
Tên vị trí - sẽ hiển thị vị trí mà nhân viên đã làm việc trong ngày đó. Hãy nhớ rằng bạn có thể gán nhiều hơn một vị trí cho nhân viên. Tìm hiểu thêm về việc gán vị trí tại đây.
Địa điểm của nhân viên.
Đã xác nhận - địa điểm phù hợp với địa điểm của công ty.
Không có - không có địa điểm xác định.
Khác- địa điểm khác với địa điểm của công ty.
Để đảm bảo rằng nhân viên của bạn bắt đầu và kết thúc công việc tại công ty, không phải ở ngoài, bạn có thể cấu hình cài đặt tại địa điểm để xác minh vị trí GPS khi bắt đầu và kết thúc ca làm việc. Thêm thông tin có thể được tìm thấy tại đây.
Thời gian làm việc - thời gian làm việc dự kiến và thực tế.
Chi phí ca làm việc.
Trạng thái thời gian làm việc đã đăng ký:
Đã phê duyệt - được phê duyệt bởi người dùng có quyền (Quản lý, Quản lý Địa điểm hoặc Quản trị viên Tổ chức)
Đang chờ - đang chờ xem xét bởi người quản lý
Bị từ chối - bị từ chối bởi người dùng có quyền.
Thêm thông tin về việc phê duyệt trạng thái thời gian làm việc có thể được tìm thấy tại đây.
Ghi chú về thời gian làm việc - thông tin về bất kỳ sự sai lệch nào so với thời gian làm việc dự kiến, bao gồm: làm thêm giờ, đi muộn, ra sớm, có thể được tìm thấy trong Chi tiết , bằng cách chọn biểu tượng tùy chọn ở phía bên phải của mục nhập.
Quyền phê duyệt, từ chối và chỉnh sửa thời gian làm việc đã đăng ký chỉ có Quản trị viên Tổ chức, Quản lý Địa điểm và Quản lý trong Proplanum.
Chọn nút tùy chọn (ba chấm) bên cạnh mục nhập và nhấp „Chỉnh sửa”, để mở cửa sổ chỉnh sửa.
Trong cửa sổ mới, ở phía bên trái bạn sẽ thấy thông tin tóm tắt về ca làm việc, ở góc trên bên phải là trạng thái của mục nhập , trong khi ở chế độ xem chính bạn sẽ thấy thông tin chi tiết về ca làm việc và thời gian làm việc của nó bao gồm thời gian bắt đầu và kết thúc, thời gian làm việc dự kiến và thực tế cũng như thời gian nghỉ.
Thực hiện chỉnh sửa thời gian làm việc thực tế và nhấp „Lưu”.
Trong ứng dụng di động, bạn cũng có thể xem hệ thống RCP của nhân viên của mình - với tư cách là Quản lý, Quản lý Địa điểm hoặc Quản trị viên Tổ chức.
Sau khi đăng nhập vào ứng dụng di động, trên màn hình chính, bạn sẽ thấy bản tóm tắt về sự hiện diện của đội ngũ, bao gồm thông tin về số người có mặt, vắng mặt và đến muộn.
Chọn biểu tượng "Lịch trình" từ menu, sau đó chuyển đến tab „Đăng ký thời gian” để xem toàn bộ bản ghi thời gian làm việc của nhân viên trong các ngày cụ thể.
Bạn có thể lọc dữ liệu bằng cách nhấp vào nút ở góc trên bên phải.
Sau khi chọn một mục cụ thể, bạn sẽ thấy chi tiết của nó trong cửa sổ mới. Bạn có thể thay đổi trạng thái của các mục đã đăng ký.
Nhớ: Nếu bạn muốn các mục của nhân viên trong RCP được hệ thống tự động phê duyệt, bạn có thể cấu hình các cài đặt phù hợp trong phần Địa điểm. Hướng dẫn cách thực hiện có thể tìm thấy trong bài viết "Cài đặt giờ làm việc tại địa điểm" trong khu vực cài đặt RCP (cài đặt tự động chấp nhận các mục RCP).
Ứng dụng Proplanum cho phép kiểm soát hoàn toàn thời gian làm việc của nhân viên, và các bài viết khác trong phần RCP chứa thông tin chi tiết về tất cả các chức năng của công cụ này.
Bài viết này dành cho người dùng hệ thống với vai trò Quản lý, Quản lý Địa điểm và Quản trị viên Tổ chức, những người chịu trách nhiệm kiểm soát, giám sát và quản lý thời gian làm việc của nhân viên.
Bắt đầu với RCP
Sau khi đăng nhập qua trình duyệt web, bạn sẽ thấy mình ở màn hình chính của ứng dụng.
Từ thanh công cụ trên cùng, chọn tab „Hệ Thống RCP” và tùy chọn „Ghi chép”, để chuyển đến ghi chép chi tiết thời gian làm việc của nhân viên.
Ở phía bên trái, bạn sẽ thấy danh sách nhân viên. Sử dụng thanh tìm kiếm và lọc, bao gồm phạm vi ngày và địa điểm.
Sau khi chọn một nhân viên cụ thể, trong cửa sổ chính của công cụ sẽ hiển thị danh sách ghi chép chi tiết thời gian làm việc.
Ở phần trên của công cụ, bạn sẽ thấy tóm tắt ca làm việc của nhân viên đó, bao gồm tổng số giờ, thời gian vắng mặt, giờ làm thêm và chi phí.
Các cột của bảng ghi chép thời gian làm việc chứa thông tin như:
Ngày đăng ký thời gian làm việc.
Tên vị trí - sẽ hiển thị vị trí mà nhân viên đã làm việc trong ngày đó. Hãy nhớ rằng bạn có thể gán nhiều hơn một vị trí cho nhân viên. Tìm hiểu thêm về việc gán vị trí tại đây.
Địa điểm của nhân viên.
Đã xác nhận - địa điểm phù hợp với địa điểm của công ty.
Không có - không có địa điểm xác định.
Khác- địa điểm khác với địa điểm của công ty.
Để đảm bảo rằng nhân viên của bạn bắt đầu và kết thúc công việc tại công ty, không phải ở ngoài, bạn có thể cấu hình cài đặt tại địa điểm để xác minh vị trí GPS khi bắt đầu và kết thúc ca làm việc. Thêm thông tin có thể được tìm thấy tại đây.
Thời gian làm việc - thời gian làm việc dự kiến và thực tế.
Chi phí ca làm việc.
Trạng thái thời gian làm việc đã đăng ký:
Đã phê duyệt - được phê duyệt bởi người dùng có quyền (Quản lý, Quản lý Địa điểm hoặc Quản trị viên Tổ chức)
Đang chờ - đang chờ xem xét bởi người quản lý
Bị từ chối - bị từ chối bởi người dùng có quyền.
Thêm thông tin về việc phê duyệt trạng thái thời gian làm việc có thể được tìm thấy tại đây.
Ghi chú về thời gian làm việc - thông tin về bất kỳ sự sai lệch nào so với thời gian làm việc dự kiến, bao gồm: làm thêm giờ, đi muộn, ra sớm, có thể được tìm thấy trong Chi tiết , bằng cách chọn biểu tượng tùy chọn ở phía bên phải của mục nhập.
Chỉnh sửa thời gian làm việc đã đăng ký
Quyền phê duyệt, từ chối và chỉnh sửa thời gian làm việc đã đăng ký chỉ có Quản trị viên Tổ chức, Quản lý Địa điểm và Quản lý trong Proplanum.
Chọn nút tùy chọn (ba chấm) bên cạnh mục nhập và nhấp „Chỉnh sửa”, để mở cửa sổ chỉnh sửa.
Trong cửa sổ mới, ở phía bên trái bạn sẽ thấy thông tin tóm tắt về ca làm việc, ở góc trên bên phải là trạng thái của mục nhập , trong khi ở chế độ xem chính bạn sẽ thấy thông tin chi tiết về ca làm việc và thời gian làm việc của nó bao gồm thời gian bắt đầu và kết thúc, thời gian làm việc dự kiến và thực tế cũng như thời gian nghỉ.
Thực hiện chỉnh sửa thời gian làm việc thực tế và nhấp „Lưu”.
Hệ thống RCP trong ứng dụng di động
Trong ứng dụng di động, bạn cũng có thể xem hệ thống RCP của nhân viên của mình - với tư cách là Quản lý, Quản lý Địa điểm hoặc Quản trị viên Tổ chức.
Sau khi đăng nhập vào ứng dụng di động, trên màn hình chính, bạn sẽ thấy bản tóm tắt về sự hiện diện của đội ngũ, bao gồm thông tin về số người có mặt, vắng mặt và đến muộn.
Chọn biểu tượng "Lịch trình" từ menu, sau đó chuyển đến tab „Đăng ký thời gian” để xem toàn bộ bản ghi thời gian làm việc của nhân viên trong các ngày cụ thể.
Bạn có thể lọc dữ liệu bằng cách nhấp vào nút ở góc trên bên phải.
Sau khi chọn một mục cụ thể, bạn sẽ thấy chi tiết của nó trong cửa sổ mới. Bạn có thể thay đổi trạng thái của các mục đã đăng ký.
Nhớ: Nếu bạn muốn các mục của nhân viên trong RCP được hệ thống tự động phê duyệt, bạn có thể cấu hình các cài đặt phù hợp trong phần Địa điểm. Hướng dẫn cách thực hiện có thể tìm thấy trong bài viết "Cài đặt giờ làm việc tại địa điểm" trong khu vực cài đặt RCP (cài đặt tự động chấp nhận các mục RCP).
Ứng dụng Proplanum cho phép kiểm soát hoàn toàn thời gian làm việc của nhân viên, và các bài viết khác trong phần RCP chứa thông tin chi tiết về tất cả các chức năng của công cụ này.
Cập nhật vào: 20/08/2024
Cảm ơn!