Cài đặt giờ làm việc tại địa điểm
Trong Proplanum, bạn có thể cấu hình chính xác các thiết lập liên quan đến giờ làm việc và cách ghi nhận giờ làm việc của nhân viên tại địa điểm đã chọn. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từng bước qua quá trình cấu hình, bao gồm giờ làm thêm, thời gian làm việc ban đêm và ghi nhận thời gian làm việc. Các thiết lập này có sẵn cho Quản trị viên Tổ chức, Cố vấn và Quản lý Địa điểm.
Đăng nhập vào Proplanum và chuyển đến tab „Địa điểm”.
Chọn địa điểm mà bạn muốn chỉnh sửa và nhấp vào nút tùy chọn với ba dấu chấm ở bên phải của hàng. Từ danh sách thả xuống, chọn „Chỉnh sửa”
Chuyển đến tab „Giờ làm việc” từ danh sách bên trái.
Tính giờ làm thêm hàng ngày - xác định số giờ nhân viên phải làm việc trong ngày để bắt đầu tính giờ làm thêm. Ví dụ: đối với giá trị nhập vào là 8h, có nghĩa là sau khi làm việc 8 giờ trong ngày, giờ làm thêm sẽ bắt đầu được tính.
Tính giờ làm thêm gấp đôi hàng ngày - xác định sau bao nhiêu giờ thì giờ làm thêm sẽ được tính gấp đôi, ví dụ: đối với giá trị 10h, có nghĩa là sau 10 giờ làm việc, giờ làm thêm của nhân viên sẽ được tính gấp đôi.
Phụ cấp làm việc ban đêm - bật để nhân viên nhận được phụ cấp làm việc ban đêm là 20% mức lương giờ, dựa trên mức lương tối thiểu.
Tính giờ làm thêm hàng tuần - xác định số giờ làm việc trong tuần phải vượt qua để tính giờ làm thêm, ví dụ: đối với giá trị 40, có nghĩa là sau khi vượt qua 40 giờ làm việc trong tuần, giờ làm thêm sẽ bắt đầu được tính.
Thời gian làm việc ban đêm - xác định giờ bắt đầu và kết thúc của công việc ban đêm.
Trong hệ thống Proplanum, bạn có thể tùy chỉnh chính xác cách ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên. Dưới đây là giải thích về từng cài đặt:
Kích hoạt công cụ ghi nhận thời gian làm việc - nếu bạn bật tùy chọn này, nhân viên của bạn tại địa điểm đó sẽ có thể sử dụng công cụ RCP.
Phương pháp ghi nhận thời gian làm việc - chọn cách thức ưu tiên mà nhân viên sẽ ghi nhận thời gian làm việc của họ. Các tùy chọn bao gồm ghi nhận qua PIN, ứng dụng di động hoặc sử dụng thẻ RFID/NFC.
Ghi nhận thời gian nghỉ - xác định xem có ghi nhận thời gian nghỉ hay không và loại thời gian nghỉ nào sẽ được giám sát (ví dụ: nghỉ có trả lương hoặc không trả lương).
Xác minh vị trí khi ghi nhận - bật tùy chọn này để yêu cầu nhân viên xác nhận vị trí GPS của họ khi ghi nhận sự hiện diện bằng ứng dụng di động.
Ghi nhận thời gian làm việc ngoài ca - cho phép nhân viên ghi nhận thời gian làm việc ngoài các ca làm việc đã được lên lịch. Tùy chọn này được bật có nghĩa là nếu nhân viên không có trong lịch làm việc, họ vẫn có thể bắt đầu ghi nhận thời gian làm việc ngoài ca.
Làm tròn độ chính xác GPS - xác định độ chính xác của vị trí GPS tính bằng mét, khoảng cách mà nhân viên có thể ghi nhận thời gian làm việc.
Làm tròn thời gian bắt đầu - tự động làm tròn thời gian bắt đầu làm việc đến đơn vị thời gian gần nhất (ví dụ: 5, 10, 15 phút). Đặt mức độ dung sai mà thời gian làm việc được ghi nhận sẽ được làm tròn.
Ví dụ, nếu bạn đặt làm tròn thời gian bắt đầu là 10 phút, và nhân viên có ca làm việc bắt đầu lúc 8:00 sáng và bắt đầu lúc 8:04, hệ thống sẽ ghi nhận thời gian từ 8:00. Tuy nhiên, nếu nhân viên bắt đầu ca làm việc lúc 8:07, hệ thống sẽ ghi nhận thời gian từ 8:10.
Dung sai cho việc đến muộn - đặt mức độ dung sai cho việc đến muộn của nhân viên, xác định thời gian tối đa cho phép đến muộn.
Ví dụ, nếu bạn đặt làm tròn thời gian đến muộn là 10 phút, và nhân viên có ca làm việc bắt đầu lúc 8:00 sáng và bắt đầu lúc 8:04, hệ thống sẽ ghi nhận thời gian từ 8:00. Tuy nhiên, nếu nhân viên bắt đầu ca làm việc lúc 8:07, tức là đến muộn 7 phút, hệ thống sẽ ghi nhận thời gian từ 8:10.
Làm tròn thời gian kết thúc - tự động làm tròn thời gian kết thúc công việc đến đơn vị thời gian gần nhất (ví dụ: 5, 10, 15 phút). Đặt mức dung sai mà thời gian làm việc đã ghi nhận sẽ được làm tròn.
Ví dụ, nếu bạn đặt làm tròn thời gian kết thúc là 10 phút, và nhân viên có thời gian kết thúc ca làm việc dự kiến là 15:00 và kết thúc lúc 15:04, hệ thống sẽ ghi nhận thời gian đến 15:00. Tuy nhiên, nếu nhân viên kết thúc ca làm việc lúc 15:07, hệ thống sẽ ghi nhận thời gian là 15:10.
Nếu bạn đặt làm tròn thời gian kết thúc là 10 phút, và nhân viên có thời gian kết thúc ca làm việc dự kiến là 15:00 và kết thúc lúc 14:56, hệ thống sẽ ghi nhận thời gian đến 15:00.
Tự động chấp nhận RCP - bật tùy chọn này để hệ thống tự động chấp nhận tất cả các mục trong sổ đăng ký thời gian làm việc mà không cần xác nhận thêm từ người quản lý. Điều này có nghĩa là thời gian làm việc đã ghi nhận của nhân viên trong hệ thống sẽ tự động có trạng thái "Đã chấp nhận".
Nhớ nhấn nút „Lưu” sau khi thực hiện các thay đổi để lưu lại các cài đặt.
Nhờ các cài đặt này, bạn có thể quản lý thời gian làm việc của nhân viên một cách hiệu quả tại một địa điểm cụ thể, đảm bảo độ chính xác và tuân thủ các quy tắc của công ty.
Cấu hình thiết lập giờ làm việc tại địa điểm
Đăng nhập vào Proplanum và chuyển đến tab „Địa điểm”.
Chọn địa điểm mà bạn muốn chỉnh sửa và nhấp vào nút tùy chọn với ba dấu chấm ở bên phải của hàng. Từ danh sách thả xuống, chọn „Chỉnh sửa”
Chuyển đến tab „Giờ làm việc” từ danh sách bên trái.
Giờ làm thêm và thời gian làm việc ban đêm
Tính giờ làm thêm hàng ngày - xác định số giờ nhân viên phải làm việc trong ngày để bắt đầu tính giờ làm thêm. Ví dụ: đối với giá trị nhập vào là 8h, có nghĩa là sau khi làm việc 8 giờ trong ngày, giờ làm thêm sẽ bắt đầu được tính.
Tính giờ làm thêm gấp đôi hàng ngày - xác định sau bao nhiêu giờ thì giờ làm thêm sẽ được tính gấp đôi, ví dụ: đối với giá trị 10h, có nghĩa là sau 10 giờ làm việc, giờ làm thêm của nhân viên sẽ được tính gấp đôi.
Phụ cấp làm việc ban đêm - bật để nhân viên nhận được phụ cấp làm việc ban đêm là 20% mức lương giờ, dựa trên mức lương tối thiểu.
Tính giờ làm thêm hàng tuần - xác định số giờ làm việc trong tuần phải vượt qua để tính giờ làm thêm, ví dụ: đối với giá trị 40, có nghĩa là sau khi vượt qua 40 giờ làm việc trong tuần, giờ làm thêm sẽ bắt đầu được tính.
Thời gian làm việc ban đêm - xác định giờ bắt đầu và kết thúc của công việc ban đêm.
Ghi nhận thời gian làm việc (RCP):
Trong hệ thống Proplanum, bạn có thể tùy chỉnh chính xác cách ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên. Dưới đây là giải thích về từng cài đặt:
Kích hoạt công cụ ghi nhận thời gian làm việc - nếu bạn bật tùy chọn này, nhân viên của bạn tại địa điểm đó sẽ có thể sử dụng công cụ RCP.
Phương pháp ghi nhận thời gian làm việc - chọn cách thức ưu tiên mà nhân viên sẽ ghi nhận thời gian làm việc của họ. Các tùy chọn bao gồm ghi nhận qua PIN, ứng dụng di động hoặc sử dụng thẻ RFID/NFC.
Ghi nhận thời gian nghỉ - xác định xem có ghi nhận thời gian nghỉ hay không và loại thời gian nghỉ nào sẽ được giám sát (ví dụ: nghỉ có trả lương hoặc không trả lương).
Xác minh vị trí khi ghi nhận - bật tùy chọn này để yêu cầu nhân viên xác nhận vị trí GPS của họ khi ghi nhận sự hiện diện bằng ứng dụng di động.
Ghi nhận thời gian làm việc ngoài ca - cho phép nhân viên ghi nhận thời gian làm việc ngoài các ca làm việc đã được lên lịch. Tùy chọn này được bật có nghĩa là nếu nhân viên không có trong lịch làm việc, họ vẫn có thể bắt đầu ghi nhận thời gian làm việc ngoài ca.
Làm tròn độ chính xác GPS - xác định độ chính xác của vị trí GPS tính bằng mét, khoảng cách mà nhân viên có thể ghi nhận thời gian làm việc.
Làm tròn thời gian bắt đầu - tự động làm tròn thời gian bắt đầu làm việc đến đơn vị thời gian gần nhất (ví dụ: 5, 10, 15 phút). Đặt mức độ dung sai mà thời gian làm việc được ghi nhận sẽ được làm tròn.
Ví dụ, nếu bạn đặt làm tròn thời gian bắt đầu là 10 phút, và nhân viên có ca làm việc bắt đầu lúc 8:00 sáng và bắt đầu lúc 8:04, hệ thống sẽ ghi nhận thời gian từ 8:00. Tuy nhiên, nếu nhân viên bắt đầu ca làm việc lúc 8:07, hệ thống sẽ ghi nhận thời gian từ 8:10.
Dung sai cho việc đến muộn - đặt mức độ dung sai cho việc đến muộn của nhân viên, xác định thời gian tối đa cho phép đến muộn.
Ví dụ, nếu bạn đặt làm tròn thời gian đến muộn là 10 phút, và nhân viên có ca làm việc bắt đầu lúc 8:00 sáng và bắt đầu lúc 8:04, hệ thống sẽ ghi nhận thời gian từ 8:00. Tuy nhiên, nếu nhân viên bắt đầu ca làm việc lúc 8:07, tức là đến muộn 7 phút, hệ thống sẽ ghi nhận thời gian từ 8:10.
Làm tròn thời gian kết thúc - tự động làm tròn thời gian kết thúc công việc đến đơn vị thời gian gần nhất (ví dụ: 5, 10, 15 phút). Đặt mức dung sai mà thời gian làm việc đã ghi nhận sẽ được làm tròn.
Ví dụ, nếu bạn đặt làm tròn thời gian kết thúc là 10 phút, và nhân viên có thời gian kết thúc ca làm việc dự kiến là 15:00 và kết thúc lúc 15:04, hệ thống sẽ ghi nhận thời gian đến 15:00. Tuy nhiên, nếu nhân viên kết thúc ca làm việc lúc 15:07, hệ thống sẽ ghi nhận thời gian là 15:10.
Nếu bạn đặt làm tròn thời gian kết thúc là 10 phút, và nhân viên có thời gian kết thúc ca làm việc dự kiến là 15:00 và kết thúc lúc 14:56, hệ thống sẽ ghi nhận thời gian đến 15:00.
Tự động chấp nhận RCP - bật tùy chọn này để hệ thống tự động chấp nhận tất cả các mục trong sổ đăng ký thời gian làm việc mà không cần xác nhận thêm từ người quản lý. Điều này có nghĩa là thời gian làm việc đã ghi nhận của nhân viên trong hệ thống sẽ tự động có trạng thái "Đã chấp nhận".
Nhớ nhấn nút „Lưu” sau khi thực hiện các thay đổi để lưu lại các cài đặt.
Nhờ các cài đặt này, bạn có thể quản lý thời gian làm việc của nhân viên một cách hiệu quả tại một địa điểm cụ thể, đảm bảo độ chính xác và tuân thủ các quy tắc của công ty.
Cập nhật vào: 07/08/2024
Cảm ơn!