Hướng dẫn này sẽ giới thiệu cho bạn công cụ Lịch làm việc, một trong những công cụ quan trọng của Proplanum. Mỗi người dùng ứng dụng có thể xem lịch làm việc, tuy nhiên chỉ có Quản lý (chỉ trong địa điểm của họ), Quản lý Địa điểm (trong các địa điểm được chỉ định) và Quản trị viên Tổ chức (cho toàn bộ công ty) mới có quyền sắp xếp, chỉnh sửa và xuất bản lịch làm việc.


Trước khi bạn bắt đầu lập kế hoạch công việc cho đội ngũ của mình, hãy làm quen với công cụ này, công cụ sẽ cải thiện đáng kể toàn bộ quy trình. Đồ họa có sẵn cả trên trình duyệt web và ứng dụng di động. Để lập kế hoạch và sắp xếp lịch trình cho đội ngũ của mình, hãy sử dụng trình duyệt web.

Sau khi đăng nhập vào tài khoản của bạn, bạn sẽ thấy mình ở bảng điều khiển chính.
Trên thanh công cụ trên cùng, chọn tab „Lịch làm việc”.

Lịch biểu

Trong chế độ xem chính, bạn sẽ thấy lịch trình công việc chi tiết cho khoảng thời gian đã chọn (hàng tuần, hai tuần, hàng tháng). Chương trình mặc định hiển thị lịch trình cho khoảng thời gian hiện tại, nhưng bạn luôn có thể thay đổi điều này.

Danh sách nhân viên

Ở phía bên trái, danh sách nhân viên được chỉ định cho từng địa điểm sẽ được hiển thị. Bên cạnh mỗi người, bạn sẽ tìm thấy thông tin về số giờ được lên kế hoạch cho khoảng thời gian đó và các chi phí liên quan.


Nhớ: Nếu nhân viên được chỉ định cho hai địa điểm (chính và phụ), ứng dụng sẽ tự động theo dõi các thay đổi của họ trong lịch trình. Hệ thống sẽ không cho phép tạo ra các lịch trình có lỗi, chẳng hạn như các ca làm việc chồng chéo, đảm bảo quản lý thời gian làm việc của nhân viên một cách chính xác và không gặp sự cố.

Nếu một chấm màu cam xuất hiện bên cạnh một nhân viên, nhấp vào nó sẽ mở ra một cửa sổ bổ sung với thông tin về các yêu cầu đang chờ phê duyệt hoặc thông báo về vi phạm quy định của bộ luật lao động.

Thanh công cụ

Thanh công cụ được chia thành hai phần:

Bộ lọc liên quan đến cách thức và hình thức hiển thị lịch trình

Địa điểm - nút cho phép chọn và hiển thị lịch trình tại địa điểm đã chọn. Bạn có thể hiển thị lịch trình cho một, vài hoặc tất cả các địa điểm.
Khoảng thời gian - chọn khoảng thời gian bạn muốn hiển thị lịch trình làm việc – hàng tuần, hai tuần hoặc hàng tháng.
Tùy chọn hiển thị: - chọn những gì bạn muốn thấy trên lịch trình:
Ca làm việc - hiển thị tất cả các ca làm việc của nhân viên.
Yêu cầu - đánh dấu tất cả các yêu cầu của nhân viên liên quan đến nghỉ phép và vắng mặt. Các yêu cầu được chấp nhận sẽ
được đánh dấu bằng màu đầy đủ, còn những yêu cầu cần chấp nhận sẽ được đánh dấu bằng màu nhạt hơn với sọc.
Khả dụng - bạn sẽ thấy sự sẵn sàng của nhân viên, giúp dễ dàng lập kế hoạch làm việc.
Phạm vi ngày - chọn phạm vi ngày bạn muốn hiển thị lịch trình.

Tùy chọn lịch trình có sẵn ở phần bên phải của thanh công cụ

Làm mới - nhấp để tải thông tin mới nhất nếu bạn hoặc người dùng khác đã thực hiện thay đổi kể từ khi tải trang.
Sao chép - cho phép sao chép lịch trình, lưu và tạo mẫu mới và tải chúng. Tìm hiểu thêm về các tùy chọn có sẵn trong bài viết "Sao chép lịch trình"

Quan trọng: Tùy chọn sao chép chỉ có sẵn khi chọn lịch trình tại một địa điểm.

Thống kê - bạn sẽ tìm thấy biểu đồ và thống kê liên quan đến ngân sách và nhu cầu.
Xuất - xuất lịch trình sang tệp XLS hoặc CSV, cho phép in nếu cần thiết.
Tùy chọn - bạn sẽ tìm thấy các tùy chọn như:

Đánh dấu thay đổi là chưa được gán - tất cả các thay đổi sẽ được đánh dấu là chưa được gán và chuyển vào cửa sổ „Thay đổi chưa được gán”, từ đó có thể gán cho nhân viên.


Sau khi sử dụng tùy chọn:



Xóa thay đổi chưa được gán - xóa tất cả các thay đổi chưa được gán từ cửa sổ „Thay đổi chưa được gán”.



Sau khi sử dụng tùy chọn:



Xóa tất cả thay đổi - xóa tất cả các thay đổi trong lịch trình
Hủy công bố lịch trình - lịch trình đã công bố sẽ bị hủy

Tạo - tạo lịch trình làm việc nhanh hơn bằng cách sử dụng các chức năng có sẵn bao gồm:

Dựa trên giờ làm việc đã định - tự động phân công thay đổi dựa trên sở thích và giờ làm việc của nhân viên.
Lập kế hoạch sử dụng mẫu - sử dụng mẫu để phân công thay đổi nhanh chóng.
Phân công thay đổi chưa được gán - hệ thống tự động phân công thay đổi chưa được gán cho nhân viên có sẵn.

Mô tả chi tiết có thể tìm thấy trong phần „Tùy chọn tạo lịch trình làm việc nhanh”.

Công bố - hiển thị số lượng thay đổi chưa được công bố. Sau khi nhấn nút „Công bố” tất cả các thay đổi sẽ được lưu và thông báo sẽ được gửi đến nhân viên.

Nhớ luôn lưu tất cả các thay đổi trước khi rời khỏi công cụ.

Quan trọng: Ứng dụng không cho phép tạo lịch trình có lỗi, ví dụ như các thay đổi chồng chéo của một nhân viên.

Cập nhật vào: 20/08/2024